用Ecel制作自動(dòng)記錄的考勤表.doc

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1、用Excel制作自動(dòng)記錄的考勤表作為一項(xiàng)規(guī)章制度，幾乎每個(gè)公司、部門都要進(jìn)行考勤登記，其結(jié)果一般都和工資掛鉤。傳統(tǒng)的考勤登記方式不外乎以下兩種：一是在制作、印刷好的考勤表上填寫員工的姓名，然后由考勤員每天記錄各員工的遲到、早退、病假、事假、曠工等情況，再在月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；另一種就是使用“打卡機(jī)”，在人員比較多的單位用得比較多，末了也要考勤員記錄和統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)考勤方式的缺點(diǎn)不言自明：工作量大、出錯(cuò)幾率高、需要專用設(shè)備、統(tǒng)計(jì)分析麻煩。你可以用Excel制作簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表。[float=right][/float]　　1.制作考勤表的基本框架　　首先要進(jìn)行的工作當(dāng)然就是新

2、建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架?！　。?）啟動(dòng)Excel，新建一個(gè)工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個(gè)工作表，分別記錄每個(gè)月的考勤狀況，將每個(gè)月的工作表依次命名為“一月”、“二月”、“三月”等。　?。?）在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個(gè)員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后點(diǎn)擊“合并及居中”按鈕將兩個(gè)單元格合并為1個(gè)單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名?！　。?）在單元格C1中輸入“1-1”，程序?qū)⒆詣?dòng)轉(zhuǎn)成“1月1日”（這里假定考勤從1月1日6/6開始）。用鼠標(biāo)點(diǎn)選

3、單元格C1，并移動(dòng)鼠標(biāo)到單元格的右下角，待出現(xiàn)實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動(dòng)到需要的位置，這樣在1月1日后便形成了一個(gè)日期序列?！　。?）點(diǎn)擊日期序列最后的“自動(dòng)填充選項(xiàng)”智能填充標(biāo)記，選擇“以工作日填充”命令，程序便自動(dòng)將星期六、日去掉，不計(jì)入考勤日期?！　。?）默認(rèn)情況下日期格式是某月某日，其實(shí)我們可以統(tǒng)一去掉前面的月?？蜻x整個(gè)日期行，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡。在“分類”列表中點(diǎn)選“自定義”項(xiàng)，在類型框中輸入“d"日"”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。這樣選區(qū)中的日期格式就全變了。　　2.錄制記錄上下班時(shí)間的宏　

4、　在制作完考勤表的基本框架后，我們接著就需要錄制一個(gè)記錄員工上下班時(shí)間的宏：　　（1）點(diǎn)選工作表中的任意單元格，然后點(diǎn)擊“工具→宏→錄制新宏”菜單命令，進(jìn)入“錄制新宏”對(duì)話框。在“宏名”框中輸入準(zhǔn)備錄制的宏的名稱——“返回當(dāng)前時(shí)間”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段?！　。?）輸入公式“=NOW（）”，然后按回車鍵，接著點(diǎn)擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結(jié)束錄制?！　∵@樣，“返回當(dāng)前時(shí)間”宏便錄制完了，執(zhí)行此宏將在活動(dòng)單元格中返回當(dāng)前的日期和時(shí)間?！　?.制作宏按鈕6/6　　接下來(lái)就是在B列中制作一些按鈕，用來(lái)調(diào)用“返回當(dāng)前時(shí)間”的宏，以記錄員工上下班時(shí)間。下面我們就

5、一起來(lái)看看其具體制作步驟：　?。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單命令，打開“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對(duì)齊→對(duì)齊網(wǎng)格”項(xiàng)。這一步的主要目的是使后面繪制的按鈕尺寸正好和單元格一樣大?！　。?）點(diǎn)擊“視圖→工具欄→窗體”菜單命令，打開“窗體”工具欄，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動(dòng)鼠標(biāo)繪制一個(gè)按鈕，Excel將自動(dòng)打開“指定宏”對(duì)話框，點(diǎn)選其中的“返回當(dāng)前時(shí)間”宏，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。這一步的目的是將“返回當(dāng)前時(shí)間”宏指定給按鈕，這樣，點(diǎn)擊按鈕便會(huì)執(zhí)行此宏。　?。?）點(diǎn)擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對(duì)文字大小、字體進(jìn)

6、行設(shè)置。然后點(diǎn)擊“繪圖”工具欄上的“選擇對(duì)象”按鈕，并按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問(wèn)題更改為“下班”?！　∽⒁猓喝绻话聪隆袄L圖”工具欄中的“選擇對(duì)象”按鈕，則點(diǎn)擊按鈕后，將執(zhí)行“返回當(dāng)前時(shí)間”的宏命令?！　。?）確認(rèn)“繪圖”工具欄上的“選擇對(duì)象”按鈕被選中，點(diǎn)擊“下班”按鈕，然后按住Shift鍵再點(diǎn)擊“上班”按鈕，將兩個(gè)按鈕同時(shí)選中。點(diǎn)擊Ctrl鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個(gè)按鈕拖動(dòng)復(fù)制到B列的其余單元格中?！　?.記錄出勤6/6　　有了前面的制作，出勤的記錄就非常簡(jiǎn)單了：只需點(diǎn)選待插入上下班時(shí)間的單元格，點(diǎn)擊同一

7、行中的“上班”或“下班”按鈕即可。當(dāng)然如果是“事假”、“病假”等則需要直接輸入。不過(guò)點(diǎn)擊“上班”、“下班”按鈕返回了很長(zhǎng)一串?dāng)?shù)字，其實(shí)我們只需要諸如“13:30”這樣的時(shí)間即可。因此，需要作如下設(shè)置：　　選中整個(gè)考勤記錄區(qū)域，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”菜單命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中點(diǎn)擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在分類框中選中“時(shí)間”，在“類型”框中點(diǎn)中“13:30”，最后點(diǎn)擊“確定”即可?！　〗酉聛?lái)我們需要做的一件事情是：把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時(shí)間數(shù)值。否則當(dāng)公式被重新計(jì)算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，點(diǎn)