會(huì)議成本控制方案.docx

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1、控制年會(huì)成本的基本方法　　一、交通　　▲將年會(huì)安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi)。隨著汽油價(jià)格上漲，交通費(fèi)用在不斷增加。為了將交通費(fèi)用降低到最低點(diǎn)，要盡可能將年會(huì)安排在距離大多數(shù)參會(huì)代表住宿地點(diǎn)比較近的地方，或者盡可能找一個(gè)參會(huì)代表可以步行到會(huì)場(chǎng)的年會(huì)中心去開會(huì)。　　▲引導(dǎo)同城的參會(huì)代表乘坐公共交通工具到年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，特別是年會(huì)中心正好有?？空镜?。通常情況下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐出租車價(jià)格要低。　　▲將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場(chǎng)班車、公交車或地鐵發(fā)票?！　　谂c酒店、度假村商談的時(shí)候，要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來去酒店的專車服

2、務(wù)，而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位?！　　螽?dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰?huì)代表到展覽現(xiàn)場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù)?！　　褂煤娇展镜馁F賓休息室為年會(huì)團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù)?！　　眯幸e(cuò)過高峰期(一大早或晚上)。　　▲問一問酒店是否提供機(jī)場(chǎng)免費(fèi)接送服務(wù)?！　　屇陼?huì)中心為參會(huì)代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場(chǎng)所?！　　屬澲讨Ц栋嘬囐M(fèi)用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、年會(huì)中心的班車?？空疽约鞍嘬嚿蠟樗麄冏鰪V告?！　　闱宄枰嗌倥_(tái)客車，預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘??！　　绻愕拇蟛糠謭F(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話，可以將酒店訂在年會(huì)中心附近步行的范圍內(nèi)

3、，無需提供接送服務(wù)。如果這樣做的話，一定在你的注冊(cè)材料中寫清楚，讓參會(huì)代表都知道?！　　绻愕膮?huì)代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中，以便于集中安排殘疾人車輛?！　《?、會(huì)務(wù)組成員　　▲雇傭現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和服務(wù)人員，不用為會(huì)務(wù)組成員付交通費(fèi)?！　　私猱?dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定?！　　才艜?huì)務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內(nèi)開展工作，避免加班?！　　刺鞛闀?huì)務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助，精確地規(guī)劃出他們?cè)诓惋嫼徒煌ㄙM(fèi)用方面的許可范圍?！　　M可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者?！　∪?、演講人與娛樂　　▲請(qǐng)會(huì)員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人。對(duì)于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會(huì)

4、來說，會(huì)員名單中總是會(huì)有一些重量級(jí)的專家可以作演講人。如果可能的話，以減免注冊(cè)費(fèi)的方式邀請(qǐng)會(huì)員到會(huì)演講。也可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)氐难葜v人，以節(jié)省旅行費(fèi)用?！　　鴮?duì)于那些需要旅行到年會(huì)舉辦地的演講人，給他們準(zhǔn)備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五星級(jí)酒店以及頭等艙機(jī)票費(fèi)用?！　　绻紤]邀請(qǐng)知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話，就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系，來滿足你的音樂和娛樂方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且?guī)缀鯖]有什么費(fèi)用。另外，如果他們是一個(gè)非盈利組織的話，你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織，這不能不

5、算是一件好事。　　▲開始行動(dòng)吧!演講人和娛樂費(fèi)用通常每年都上漲。鎖定今年的費(fèi)用。　　▲放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法，談一個(gè)一攬子費(fèi)用方案?！　　鴮⒀葜v人和娛樂團(tuán)隊(duì)安排在同一家酒店或同一個(gè)城市?！　　谀陼?huì)中經(jīng)常與多面手合作?！　　私庋莩鰣F(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂家數(shù)量。　　▲尋找一個(gè)在你的年會(huì)舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì)。如果你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì)，你可以節(jié)省機(jī)票費(fèi)用，沒準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用?！　　屇愕难葜v人在年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)銷售他的或她的圖書、CD或其它產(chǎn)品，以換取他們?cè)谘葜v費(fèi)用方面的讓步。　　四、配置與搭建　

6、　▲了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會(huì)前后舉辦年會(huì)，與他們一起購(gòu)買搭建所需的物品。這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用?！　　绻愕臅?huì)期超過兩天，年會(huì)室的配置與搭建不要有變化?！　　F(xiàn)場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專用的辦公桌。　　▲減少儲(chǔ)備用房，節(jié)省視聽與配置費(fèi)用?！　　褂镁频昀锞哂袃煞N配置功能的空間，比如一個(gè)空間既可以開會(huì)也可以用餐?？梢杂媚缓熁蛑参锇芽臻g隔開?！　　褂靡粋€(gè)戶外場(chǎng)所以減少裝飾費(fèi)用?！　　褂霉矆?chǎng)所開會(huì)，如圖書館、公園、植物園、博物館等。這些地方費(fèi)用很低，因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐?！　　_發(fā)一些可以重

7、復(fù)使用的年會(huì)標(biāo)牌?！　　挥米约嘿?gòu)買標(biāo)牌，可以用酒店的?！　∥?、印刷　　▲把年會(huì)資料刻在CD上，或放在網(wǎng)上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對(duì)有環(huán)保意識(shí)的參會(huì)代表也很有吸引力。對(duì)于同等信息量的資料，紙質(zhì)印刷品要比CD光盤成本高很多。如果參會(huì)代表喜歡紙質(zhì)材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過電腦觀看?！　　陼?huì)策劃者盡量通過電子郵件開展年會(huì)營(yíng)銷工作，這樣可以節(jié)省郵寄費(fèi)用和印刷費(fèi)用。　　▲請(qǐng)一些高質(zhì)量的印刷商為你提供報(bào)價(jià)。每一項(xiàng)印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商都有不同的設(shè)備、停工期和成本標(biāo)準(zhǔn)。　　

8、▲學(xué)習(xí)一些專業(yè)術(shù)語。你越了解你的圖文設(shè)計(jì)和印刷需求，印刷商就越可能準(zhǔn)確地向你提供你所需要的東西。　　▲使用標(biāo)準(zhǔn)表格，表格中規(guī)定了所有的變量(放量、背面使用情況、數(shù)量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等)。這樣做你就不會(huì)忘掉印刷事務(wù)中的一些重要細(xì)節(jié)。