如何創(chuàng)造高效率的會議.ppt

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1、如何創(chuàng)造高效率的會議內(nèi)容提要會議現(xiàn)狀分析;成功會議的準備工作;影響會議的個人因素;會議的領導藝術。第一單元會議現(xiàn)狀分析會議所呈現(xiàn)的趨勢；無效率會議的驚人開銷。一、會議所呈現(xiàn)的趨勢·開會次數(shù)與時間增加；·跨部門之協(xié)調(diào)會議增加；·所有相關階層的專業(yè)人士參與。二、無效率會議的驚人開銷一個好的會議設計與開會技巧，事實上，可以節(jié)省一半的開會時間，決策過程也會變得較有效率。也就是說，花在無效率會議上的每一分鐘，其實可以節(jié)省下來，多做一些真正攸關企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢討改進不當?shù)臅h進行方式，所節(jié)省下來的巨額開銷，也可以提高企業(yè)競爭力。第二單元成功會議的準備工作成功會議的準備工

2、作之一如何理清開會的目的與訴求；會議形式與領導風格；如何遴選與會者；會議規(guī)模；會議地點。如何理清開會的目的與訴求開會的目的與訴求，應盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、誰來開、及工作何時該完畢。會議形式與領導風格咨商式會議；決議提報式會議；責任完全交付式會議開會形式與過程形式進行方式會議領導者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式?jīng)Q議提報主管復核與會者主管責任完全交付式員工自決，主管附議與會者與會者決定與會者資格時所應考慮的要項：·跟討論題目有直接關聯(lián)的人·可提供無法從他處取得的資訊·發(fā)言具有代表性，能為其團體負責如何遴選與會者

3、會議規(guī)模會議規(guī)模直接影響到互動的狀況。對于減少階層間的隔閡，強調(diào)上級與部屬溝通暢通的公司，控制會議規(guī)模（即與會人數(shù)）更顯得格外重要。會議地點會議地點應考慮的因素：★找一個肯定不會受到打擾的地方；★會前應確定電話已被移出會議室；★注意使與會者有足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想瞌睡；★關注音響效果。成功會議的準備工作之二會議時間座位安排傳達開會通知議程設計會議記錄會議規(guī)范的制定會議時間根據(jù)行為學家的研究，同樣目的的會議在不同時段召開，會有不同的結(jié)果，所以“因時制宜”來開會有其必要性。座位安排與會者座位安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，

4、設一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好的機會來達到目的。主席坐在團隊成員之間面對面就座▲主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處顯示等級▲主席可坐在任何一個座位自由討論▲意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者、被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對者分散對抗▲傳達開會通知開會通知應包括請他與會的理由、

5、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。議程設計好的議程設計有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會者一步步達到目標。會議記錄與會者的重要發(fā)言及決議都應正確地記錄下來，并在會后發(fā)給與會者。會議規(guī)范的制定會議規(guī)范指的是大家達到共識的會議守則，每次開會就照此守則來進行。第三單元影響會議的個人因素常見的人格標簽與刻板印象個性與影響力性別與影響力如何在會議發(fā)揮影響力一、常見的人格標簽與刻板印象外貌與偏見；年齡的刻板印象；工作種類的刻板印象。二、個性與影響力內(nèi)向與外向性格；權威型人格；心機型人格。三、性別與影響力四、如何在會議中發(fā)揮影響力發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)

6、言長度;發(fā)言流利有權威感;發(fā)言有系統(tǒng)。五、評估與會技巧第四單元會議的領導藝術一、主席的八大職責?營造和諧氣氛；?確保議程進行；?總結(jié)討論內(nèi)容；?引導發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；?幫助與會者理清不假思索想法；?尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一面倒的情況；?減少與議題無關的爭辯與討論；?保持中立態(tài)度。二、主席的開場白約有1/3的與會者抱著“純與會”的心態(tài)出席而并不想在會中發(fā)揮影響力；約有1/3的與會者不知開會的目的及主題；約有1/3攸關決議質(zhì)量的與會者會缺席；約有1/3的與會者覺得很難在會中發(fā)揮影響力。三、關鍵性的三種領導態(tài)度主席只是輔助決議達成，而非決定決議應如何達成；

7、多讓員工參與決策過程，有助于提高向心力；應鼓勵而不是禁止異議。四、發(fā)言時間的分配了解與會者互動情況最簡單的方法，就是觀察成員所能分配到的發(fā)言時間。理想中良好的6人發(fā)言時間分配表主席…………………25%會議記錄員…………15%成員甲………………15%成員乙………………15%成員丙………………15%成員丁………………15%五、如何掌握議事進度有聲互動法；無聲互動法。六、如何化解意見沖突面對意見沖突時所應持的態(tài)度：意見沖突是自然且正常的；避免對立；闡明開會期望；就事論事，莫就人論事；轉(zhuǎn)移話題或暫時休息；會前即預先排除沖突。七、提高議事質(zhì)量的重要方法指定一人“扮黑臉”