如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

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1、如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議內(nèi)容提要會(huì)議現(xiàn)狀分析;成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作;影響會(huì)議的個(gè)人因素;會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。會(huì)議現(xiàn)狀分析會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷。會(huì)議呈現(xiàn)如下趨勢(shì)：1.開(kāi)會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；2.跨部門之協(xié)調(diào)會(huì)議增加；3.所有不同相關(guān)階層的專業(yè)人士參與。無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷一個(gè)好的會(huì)議設(shè)計(jì)與開(kāi)會(huì)技巧，事實(shí)上，可以節(jié)省一半的開(kāi)會(huì)時(shí)間，決策過(guò)程也會(huì)變得較有效率。也就是說(shuō)，花在無(wú)效率會(huì)議上的每一分鐘，其實(shí)可以節(jié)省下來(lái)，多做一些真正攸關(guān)企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢討論改進(jìn)不當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)行方式，所節(jié)省下來(lái)的巨額開(kāi)銷，也可以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作（一）如何策

2、劃與主持成功的會(huì)議；如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求；會(huì)議形式的與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格；如何遴選與會(huì)者；會(huì)議規(guī)模；會(huì)議地點(diǎn)；☆周全的會(huì)前準(zhǔn)備工作；☆達(dá)成高效率會(huì)議的八個(gè)步驟。如何策劃與主持成功的會(huì)議周全的會(huì)議準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)往往是一些動(dòng)作的重復(fù)組合。有的提案已經(jīng)被決了，可能沒(méi)過(guò)多久又會(huì)在別的會(huì)議的被提出來(lái)?，F(xiàn)代人開(kāi)會(huì)就是這樣，同樣的議案往往要開(kāi)好幾次會(huì)才能真正否決?！屠―aveBarry）,《攀上頂峰》(ClawYourWayToTheTop)達(dá)成高效率會(huì)議的八個(gè)步驟理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求；選擇合適的領(lǐng)導(dǎo)方式；選擇合適的主席，并篩選與會(huì)者；向與會(huì)者做簡(jiǎn)報(bào)；選擇合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)；有效整

3、合會(huì)議中的意見(jiàn)；遴選恰當(dāng)?shù)臅?huì)議記錄者；決議通過(guò)后的工作分配。如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求開(kāi)會(huì)的目的與訴求，應(yīng)盡可能以一句話清楚地陳述出來(lái)。清楚的程度至少要包括：為何開(kāi)會(huì)、誰(shuí)來(lái)開(kāi)、及工作何時(shí)該完畢。會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格咨商式會(huì)議；決議提報(bào)式會(huì)議；責(zé)任完全交付式會(huì)議開(kāi)會(huì)形式與過(guò)程形式進(jìn)行方式會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式?jīng)Q議提報(bào)主管復(fù)核與會(huì)者主管責(zé)任完全交付式員工自決，主管附議與會(huì)者與會(huì)者如何遴選與會(huì)者決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng)：1.跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人；2.可提供無(wú)法從他處取得的資訊；3.發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)。會(huì)議規(guī)模會(huì)議規(guī)模直接影響

4、到互動(dòng)的狀況。對(duì)于減少階層間的隔閡，強(qiáng)調(diào)上級(jí)與部屬溝通暢通的公司，控制會(huì)議規(guī)模（即與會(huì)人數(shù)）更顯得格外重要。會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)的應(yīng)考慮的因素：★找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的地方；★會(huì)前應(yīng)確定電話已被移出會(huì)議室；★注意使與會(huì)者有足夠舒適以集中精；力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想瞌睡★關(guān)注音響效果。成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作（二）會(huì)議時(shí)間；座位安排；傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知；議程設(shè)計(jì)；會(huì)議記錄；會(huì)議規(guī)范的制定。會(huì)議時(shí)間根據(jù)行為學(xué)家的研究，同樣目的的會(huì)議在不同時(shí)段召開(kāi)，會(huì)有不同的結(jié)果，所以“因時(shí)制宜”來(lái)開(kāi)會(huì)有其必要性。座位安排與會(huì)者座位安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響，預(yù)先考慮座位安排，如果要，設(shè)一個(gè)座位安

5、排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好的機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間面對(duì)面就座▲主席坐在長(zhǎng)桌的項(xiàng)端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處顯示等級(jí)▲主席可坐在任何一個(gè)座位自由討論▲意見(jiàn)未定者可清楚地看到和聽(tīng)到與會(huì)者全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的確良斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開(kāi)支持者在此位置有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對(duì)者分散對(duì)抗▲傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知開(kāi)會(huì)通知應(yīng)包括請(qǐng)他與會(huì)的理由、該準(zhǔn)備哪些資

6、料及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議目標(biāo)。議程設(shè)計(jì)好的議程設(shè)計(jì)有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會(huì)者一步步達(dá)到目標(biāo)。會(huì)議記錄與會(huì)者的重要發(fā)言及決議都應(yīng)正確地記錄來(lái)，并在會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議規(guī)范的制定會(huì)議規(guī)范指的是大家達(dá)到共識(shí)的會(huì)議守則，每次開(kāi)會(huì)就照此守則來(lái)進(jìn)行。影響會(huì)議的個(gè)人因素常見(jiàn)的人格標(biāo)簽與刻板印象；個(gè)性與影響力；性別與影響力；如何在會(huì)議發(fā)揮影響力。常見(jiàn)的人格標(biāo)簽與刻板現(xiàn)象外貌與偏見(jiàn)；年齡的刻板印象；工作種類的刻板象。個(gè)性與影響力內(nèi)向與外向性格；權(quán)威型人格；心機(jī)型人格。性別與影響力如何在會(huì)議中發(fā)揮影響力發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)言長(zhǎng)度;發(fā)言流利有權(quán)威感;發(fā)言有系統(tǒng)。評(píng)

7、估與會(huì)技巧會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)主席的八大職責(zé)?營(yíng)造和諧氣氛；?確保議程進(jìn)行；?總結(jié)討論內(nèi)容；?引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；?幫助與會(huì)者理清不假思索想法；?尊重少數(shù)人的意見(jiàn)，避免會(huì)中意見(jiàn)一面倒的情況；?減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論；?保持中立態(tài)度。主席的開(kāi)場(chǎng)白約有1/3的與會(huì)者抱著“純與會(huì)”的心態(tài)出席并不想要會(huì)中發(fā)揮影響力；約有1/3的與會(huì)者不知開(kāi)會(huì)的目的及主題；約有1/3攸關(guān)決議質(zhì)量的與會(huì)者會(huì)缺席；約有1/3的與會(huì)者覺(jué)得很難在會(huì)中發(fā)揮影響力。（注：以上的1/3并不一定是同一批人）關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度下列三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度對(duì)經(jīng)營(yíng)成功會(huì)議有關(guān)鍵性的影響：1.主席只是