組織召開(kāi)會(huì)議課程.ppt

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1、如何組織、召開(kāi)會(huì)議----提高會(huì)議效率的必修課如何組織會(huì)議成功地組織并召開(kāi)一次會(huì)議，要做好三部分工作：會(huì)議準(zhǔn)備工作、會(huì)議期間控制和會(huì)后工作。會(huì)議準(zhǔn)備工作一、明確會(huì)議目標(biāo)二、確定會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員三、擬定并發(fā)放會(huì)議通知四、準(zhǔn)備所需物品五、布置會(huì)場(chǎng)六、會(huì)前確認(rèn)七、會(huì)后工作一、明確會(huì)議目標(biāo)1、會(huì)議目標(biāo)必須用書(shū)面形式列明2、會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際3、會(huì)議目標(biāo)必須具體且可以衡量4、會(huì)議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)二、確定會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員1、時(shí)間：（1）絕大多數(shù)與會(huì)人員方便的時(shí)間（不會(huì)因?yàn)閰⒓訒?huì)議而影

2、響自己的正常工作）（2）大家易集中精力的時(shí)間（3）必須確定會(huì)議起止時(shí)間（4）滿足會(huì)議目標(biāo)的要求2、地點(diǎn)：（1）場(chǎng)地有空檔（提前預(yù)訂）（2）方便與會(huì)者到場(chǎng)（3）場(chǎng)地位置、面積及設(shè)施滿足會(huì)議要求3、參加人員（1）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人（2）培養(yǎng)目的為“列席”的人三、擬定并發(fā)放會(huì)議通知1、擬定會(huì)議通知（1）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員（必要時(shí)附上會(huì)議地點(diǎn)的位置圖及路線）（2）會(huì)議性質(zhì)、目標(biāo)（讓與會(huì)者心中有數(shù)）（3）議事日程（4）與會(huì)者會(huì)前需準(zhǔn)備事項(xiàng)（5）會(huì)議組織部門(mén)及聯(lián)系方式（如有不明，隨時(shí)聯(lián)系）（

3、6）回執(zhí)（收到通知后，反饋）2、發(fā)放會(huì)議通知發(fā)放的形式：口頭、電話、傳真、Email四、準(zhǔn)備所需物品1、突出會(huì)議主題所需裝飾品（會(huì)場(chǎng)標(biāo)語(yǔ)、臺(tái)幕等）2、足夠數(shù)量的桌椅（待定）3、視聽(tīng)器材、音像設(shè)備4、會(huì)議所需材料5、其他必要物品五、布置會(huì)場(chǎng)1、會(huì)場(chǎng)座席及主席臺(tái)布置2、突出會(huì)議主題的裝飾3、設(shè)備的安裝、調(diào)試4、必要物品的擺放5、創(chuàng)造良好視聽(tīng)環(huán)境六、會(huì)前確認(rèn)1、關(guān)鍵與會(huì)人員是否到達(dá)2、視聽(tīng)器材狀態(tài)是否最佳3、物品擺放是否齊全4、整體環(huán)境是否舒適5、到會(huì)者按需簽到七、會(huì)后工作1、整理并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要2、對(duì)

4、會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查3、存檔1、會(huì)議目標(biāo)必須用書(shū)面形式列明（1）目標(biāo)的內(nèi)容要一目了然，容易被理解（2）目標(biāo)不容易被遺忘注：不要以為是經(jīng)常召開(kāi)的例會(huì)而不列出會(huì)議目標(biāo)，目標(biāo)是衡量會(huì)議是否有效的依據(jù)。2、會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際（1）經(jīng)過(guò)努力，目標(biāo)有被實(shí)現(xiàn)的可能（2）目標(biāo)要有一定的挑戰(zhàn)性（3）會(huì)議目標(biāo)也可為事宜通報(bào)等3、會(huì)議目標(biāo)必須具體且可以衡量?jī)?nèi)容待定4、會(huì)議目標(biāo)數(shù)量要適當(dāng)（1）會(huì)議目標(biāo)的數(shù)量不要太多，否則容易導(dǎo)致思維混亂。（2）保證當(dāng)前需要解決的問(wèn)題都能得到解決。（2）大家易集中精力的時(shí)

5、間A、精力充沛的階段：上午9時(shí)-11時(shí)，下午4時(shí)-6時(shí)，是人們精力比較充沛的兩個(gè)時(shí)間段B、盡可能使與會(huì)者感到比較高興的時(shí)間下班后開(kāi)會(huì)時(shí)間不要太長(zhǎng)，最好在1小時(shí)左右，大家身心疲倦，無(wú)法集中精力。C、午餐前開(kāi)會(huì)，這時(shí)大家都想早點(diǎn)結(jié)束會(huì)議，不會(huì)談?wù)摕o(wú)關(guān)話題。（3）必須確定會(huì)議起止時(shí)間不確定起止時(shí)間，有兩個(gè)缺陷A、與會(huì)者無(wú)法對(duì)會(huì)后的工作做安排B、會(huì)議效率降低，本來(lái)一個(gè)小時(shí)可以結(jié)束的會(huì)可能拖到三個(gè)小時(shí)另外，最好不要超過(guò)一個(gè)半小時(shí)（4）滿足會(huì)議目標(biāo)的要求各種會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間必須根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的不同而改變。比如：

6、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)必須在問(wèn)題發(fā)生后兩小時(shí)之內(nèi)召開(kāi)，否則失去意義；某種培訓(xùn)必須在開(kāi)展某種工作之前展開(kāi)，當(dāng)這項(xiàng)工作已經(jīng)完成后，就失去指導(dǎo)意義。（2）方便與會(huì)者到場(chǎng)A、即使是不熟悉的人，也應(yīng)該能夠較容易找到會(huì)場(chǎng)位置。B、可以設(shè)定臨時(shí)指示牌（3）場(chǎng)地位置、面積及設(shè)施滿足會(huì)議要求位置：Ａ、使大多數(shù)與會(huì)者感到方便Ｂ、能夠免于外界噪音、電話、訪客等干擾Ｃ、沒(méi)有安全隱患面積：必須足夠容納與會(huì)者和視聽(tīng)器材設(shè)施：Ａ、桌椅Ｂ、有充足的照明、暖氣及通風(fēng)設(shè)備Ｃ、具備投放幻燈的條件：窗簾等1、對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人（1）是實(shí)現(xiàn)會(huì)

7、議目標(biāo)的直接負(fù)責(zé)人（２）能協(xié)助直接負(fù)責(zé)人完成會(huì)議目標(biāo)（３）對(duì)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)能提出建設(shè)性意見(jiàn)２、培養(yǎng)目的為“列席”的人（１）通過(guò)參加會(huì)議能夠獲得某些知識(shí)（２）為了完成某種任務(wù)而參加會(huì)議（３）議事日程A、按照議案的輕重緩急編排處理的先后順序B、估計(jì)每一個(gè)議案所需要的時(shí)間，并明確標(biāo)示出來(lái)C、語(yǔ)言表達(dá)盡量簡(jiǎn)潔明了（4）與會(huì)者會(huì)前需準(zhǔn)備事項(xiàng)A、注明需要發(fā)言的人員及發(fā)言時(shí)間、內(nèi)容B、注明需要準(zhǔn)備資料的人員及資料內(nèi)容口頭：例會(huì)或臨時(shí)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等沒(méi)有特別注意事項(xiàng)的會(huì)議，且與參加人員經(jīng)常見(jiàn)面時(shí)，可采用此種方法。電話：

8、符合上述條件，只是不能和與會(huì)人員見(jiàn)面，采用此方式。傳真：會(huì)議比較正式，有內(nèi)容需與會(huì)者了解，而又能見(jiàn)到與會(huì)人員，采用此方式。Ｅｍａｉｌ：有許多內(nèi)容需要與會(huì)者了解，但是傳真不方便（頁(yè)數(shù)多，紙張限制等）時(shí)采用此方法。注：采用后兩種方法時(shí)，一定要確認(rèn)一下對(duì)方是否收到通知，內(nèi)容是否清晰、完整。視聽(tīng)器材、音像設(shè)備投影儀及其支架、筆記本電腦、白板和白板筆（至少兩種顏色）、擴(kuò)音器、音箱、激光筆或教鞭會(huì)議所需材料宣傳冊(cè)、和會(huì)議日程有關(guān)的各種資料其他必要物品礦泉水（茶水、茶葉、暖水瓶）；必要數(shù)量的白紙、筆等辦公用品