企業(yè)高效會(huì)議管理制度.ppt

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1、成功會(huì)議的五種策略如何做開場(chǎng)白分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議—決策方式及類型如何圓滿結(jié)束會(huì)議會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)主持人的傾聽技巧主持人的問(wèn)話技巧主持人的跟進(jìn)技巧對(duì)待會(huì)議中的難纏者主持人及與會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任與會(huì)者的守則與責(zé)任與會(huì)者如何發(fā)揮影響力會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的十大建議會(huì)后跟進(jìn)作為參會(huì)者作為主持人如何提高下次會(huì)議的質(zhì)量高效會(huì)議管理張曉彤茫盲忙管理者的10個(gè)角色人際關(guān)系類角色傀儡領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)絡(luò)員信息類角色監(jiān)聽員傳播者發(fā)言人決策類角色創(chuàng)業(yè)者對(duì)付麻煩者資源分配者談判者正式的權(quán)力和

2、地位我們公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開，或硬要安排在事務(wù)特多的周一開。許多主管對(duì)何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得我們疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)跟重要客戶或政府官員約好見面，根本不能出席，這使得討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往有不是跟議題最有直接關(guān)系的人，所以準(zhǔn)備也不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。因此會(huì)議就常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低?，F(xiàn)在這家公司是我任職過(guò)的第四家公司，我的工資一家一家增加，職位一點(diǎn)一

3、點(diǎn)上升，可是開會(huì)的情況卻是家家相同，沒有因換公司而有所改善。所以我敢說(shuō)，大多數(shù)的公司會(huì)議都是有問(wèn)題的，甚至是錯(cuò)誤的。會(huì)議效率不高的原因及解決方案解決方案—建立會(huì)議規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度議程1分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)23結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議準(zhǔn)備需要開會(huì)嗎?不需要,如果:已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)一次沒什么特別的事情要討論還有比開會(huì)更好的方法會(huì)議成本太大你是唯一做決策的人并且知道該怎么做的人(開會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題搞亂)一定要開會(huì),如果:必須把

4、信息同時(shí)傳達(dá)給很多人要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作有些事情需要當(dāng)中表?yè)P(yáng)或批評(píng)你給小組委派任務(wù)開會(huì)前的準(zhǔn)備工作Why:會(huì)議的目的What:討論的話題Who:參加者確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)備When:日期及開始/結(jié)束時(shí)間Where:地點(diǎn)及設(shè)備How:GroundRules規(guī)章制度：手機(jī)，準(zhǔn)時(shí)等其它：交通，住宿等開會(huì)前的準(zhǔn)備工作--1H5W1．決定開會(huì)是否是一個(gè)最理想的辦法2．決定你希望從會(huì)議中得到的成果3．制定數(shù)量化的目標(biāo)4．選擇參加會(huì)議的人5．制定議程及選擇日期時(shí)間和地點(diǎn)6．要求參加者準(zhǔn)備的資料7．自己要準(zhǔn)備什么

5、資料8．決定策略9．預(yù)計(jì)由誰(shuí)去跟進(jìn)10．委任秘書開會(huì)前的準(zhǔn)備工作如何做開場(chǎng)白定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明確宗旨內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供跟討論有關(guān)的資訓(xùn)；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見開場(chǎng)給與會(huì)者一個(gè)聽你說(shuō)話的理由WIIFT介紹中說(shuō)些什麼？KISS:KeepitShort&Simple100分鐘的會(huì)議誰(shuí)往往是發(fā)言最多的人100分鐘應(yīng)該怎樣分配？如何分配發(fā)言時(shí)間—20/80！語(yǔ)言你講得非常好，那你對(duì)XX問(wèn)題怎么看？你講得非常好，旁邊這位怎么看？請(qǐng)

6、用5分鐘時(shí)間說(shuō)一下（一般會(huì)用多少分鐘？）非語(yǔ)言手勢(shì)姿勢(shì)眼神面部表情如何掌握議事進(jìn)度極好爭(zhēng)辯跑題頑固份子過(guò)分健談詢問(wèn)你的觀點(diǎn)沉默不語(yǔ)發(fā)牢騷完全錯(cuò)誤表達(dá)不清私下談話漫無(wú)邊際我愿意聊天我比你懂!如何處理會(huì)議中“問(wèn)題”員工沖突的二維模型決斷不決斷不合作合作*競(jìng)爭(zhēng)(暴力)*回避*妥協(xié)*協(xié)作*遷就(適應(yīng))決斷---滿足自己的要求合作---滿足對(duì)方的要求如何處理與會(huì)者間的沖突處理沖突的大忌建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問(wèn)題的嚴(yán)重性換話題（如要求幫助解決你自己的問(wèn)題）當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒聽完陳述后就沒

7、詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來(lái)后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問(wèn)題如何避免團(tuán)體會(huì)議討論中的誤區(qū)集一思考（團(tuán)體思維）是指在團(tuán)體內(nèi)部，人們?cè)跊Q策及思考問(wèn)題時(shí)由于過(guò)分追求團(tuán)體的一致，從而導(dǎo)致團(tuán)體對(duì)問(wèn)題的解決方案不能做出客觀及實(shí)際的評(píng)價(jià)的一種思維模式。產(chǎn)生的原因：1，達(dá)成一致時(shí)沒有考慮所有的信息；2，團(tuán)體有較高的凝聚力和強(qiáng)硬的領(lǐng)導(dǎo)者，成員的觀點(diǎn)難以有效地表達(dá)，觀點(diǎn)受到污染；3，來(lái)自規(guī)范性影響的從眾壓力使得成員同意最終的決策，而不是從內(nèi)心同意。團(tuán)體極化指通過(guò)團(tuán)體討論使得成員的決策傾向更趨極端的現(xiàn)象。用“

8、足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無(wú)采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位如何達(dá)成決議