如何編制合理的IT預(yù)算.docx

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1、目前許多公司IT費用的超預(yù)算或預(yù)算過高已引起CEO/CFO的極大不滿，更為雪上加霜的是，各業(yè)務(wù)部門還認為沒有得到IT部門高質(zhì)量的支持，編制一份獲得確認的IT預(yù)算是解決這一問題的有效途徑。IT資產(chǎn)確認是前提造成IT成本與服務(wù)明顯脫節(jié)的最主要原因是公司的IT資產(chǎn)沒有得到確認。由于公司不知道自己所擁有的IT資產(chǎn)（包括硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)和相應(yīng)人員）的具體種類和數(shù)量、地點（不一定全在公司內(nèi)，會夾雜在業(yè)務(wù)部門或其他合作者），所以決策者對維護這些IT資產(chǎn)需要耗費多少資源不能心中有數(shù)；由于IT資產(chǎn)費用歸屬不明確，可造成業(yè)務(wù)部門

2、在不考慮系統(tǒng)維護運行成本高低的情況下采取技術(shù)措施解決業(yè)務(wù)問題，其直接結(jié)果是公司不斷追加越來越多的IT費用。因此在編制IT預(yù)算前，公司應(yīng)對IT資產(chǎn)作一“快照”，了解資產(chǎn)相關(guān)成本，思考如何利用這些資產(chǎn)，然后再編制預(yù)算。合并考慮IT費用公司在編制IT預(yù)算時，要把業(yè)務(wù)部門負責(zé)的IT資產(chǎn)和IT部門負責(zé)的資產(chǎn)合并考慮。這是全面了解公司IT實際費用的惟一途徑，也有利于非IT部門轉(zhuǎn)換“IT服務(wù)是免費的”觀念，同時有利于集中成本支出，對IT部門分析IT應(yīng)用現(xiàn)狀，適時地升級硬件、軟件和支持服務(wù)也大有益處。兩種方法編制預(yù)算編制IT預(yù)算的

3、方法有兩種：自上而下、自下而上。無論采用哪種方法，在編制預(yù)算前，公司需要確定具體的IT技術(shù)、系統(tǒng)、活動、流程和人員，這些是預(yù)算的重要組成部分，由CIO和IT組織代表公司提交。另外，IT預(yù)算一定要涉及所有相關(guān)部門，并保證各費用項目與IT預(yù)算負責(zé)人的關(guān)聯(lián)準確。IT預(yù)算可劃分為五大類：1、非IT部門負責(zé)的IT費用：包括計算機購置、安裝、專用服務(wù)器的維護以及專業(yè)軟件應(yīng)用。此類費用占公司IT總費用的50％。2、IT運行和管理費：指保證IT部門正常運轉(zhuǎn)的費用，包括IT技術(shù)人員成本、再教育費用、技能培訓(xùn)費用等。3、滿足各業(yè)務(wù)部門

4、單獨IT需求的費用：各業(yè)務(wù)部門會根據(jù)戰(zhàn)略目標提出一些專業(yè)的特殊軟件和硬件設(shè)施，其費用通常由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)。4、基礎(chǔ)費用：指因公司級應(yīng)用軟件、核心設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)等而發(fā)生的費用。5、緊急技術(shù)費用：與確認和采用急需技術(shù)相關(guān)的費用，這包括直接的內(nèi)部費用，以及與第三方合作或參與其他應(yīng)用研究活動而支出的費用。這五種費用構(gòu)成在公司不同的發(fā)展階段具有不同的變遷特點。公司編制IT預(yù)算時應(yīng)注意以下幾點：●總費用負責(zé)人要辨別IT費用關(guān)系，正確決定哪些支出要準確計入IT預(yù)算中，哪些要計入業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)預(yù)算?！袼兄С龅幕顒雍腿蝿?wù)必須由執(zhí)行者對

5、費用負全責(zé)，執(zhí)行權(quán)有時分給CIO和業(yè)務(wù)部門，也可以由第三方負責(zé)執(zhí)行，無論哪種情況執(zhí)行者都必須對費用支出負全責(zé)?！馡T預(yù)算編制不是走走形式而已。如果IT預(yù)算是自上而下編制的，公司必須判斷以目前服務(wù)標準保持目前IT項目是否可行，以及減少項目或降低服務(wù)標準維持平衡是否可行；如果預(yù)算是自下而上編制的，應(yīng)征求各部門意見，考慮采取措施提高服務(wù)標準或維持目前服務(wù)標準。明確費用細目的責(zé)任歸屬IT費用怎樣滿足各方對IT服務(wù)的質(zhì)量和時間要求，應(yīng)由費用細目負責(zé)人和提供服務(wù)人員共同確定。責(zé)任歸屬流程不是為了打擊一方或另一方，而是想找到問題

6、所在，并制定解決措施。IT部門和業(yè)務(wù)部門或合作方應(yīng)在和諧的氣氛中坦誠對話，否則會造成雙方分歧越來越大，進度停滯不前。對IT基本設(shè)施，應(yīng)由IT部門代表其他部門掌管，其他部門也應(yīng)有自己的項目負責(zé)人；對計算機特殊功能和業(yè)務(wù)部門軟件工具，通常由業(yè)務(wù)部門掌握，由IT部門和業(yè)務(wù)單位共同執(zhí)行；服務(wù)性的職能部門或業(yè)務(wù)部門專業(yè)軟件，由職能部門或業(yè)務(wù)部門掌管，IT部門與該部門共同執(zhí)行；職能部門或業(yè)務(wù)部門的新項目費用由CIO掌管，并通常由IT部門代表業(yè)務(wù)部門執(zhí)行此費用。在確定誰是IT費用負責(zé)人，誰是費用執(zhí)行人時，并沒有一個定式，這要根據(jù)

7、公司的情況而變化，不過，需要遵循以下基本原則：●IT費用負責(zé)人應(yīng)來自團隊（IT部門、業(yè)務(wù)部門或合作方），這樣團隊可以對負責(zé)人施加影響；●無論服務(wù)對象是一般人還是專業(yè)人士，盡可能地把費用最大控制權(quán)交給他，一旦他有了控制權(quán)并且了解到要為自己所提的需求付費時，他就會主動要求協(xié)商控制費用；●IT費用可由IT部門和業(yè)務(wù)部門或合作方共同負責(zé)，但是需要簽訂一份正式的服務(wù)標準協(xié)議，約定費用負責(zé)人、服務(wù)執(zhí)行人和交接標準；●總費用分析中還要包括IT費用和服務(wù)標準分析，并保證高度透明；●IT部門和業(yè)務(wù)部門要經(jīng)常溝通，保證所有的選擇權(quán)、成

8、本、利益和風(fēng)險都要透明，確保當SLA（服務(wù)標準協(xié)議）發(fā)生變化時，雙方能夠坦誠協(xié)商；●IT費用預(yù)算透明化的關(guān)鍵是開發(fā)和使用適合的、有針對性的IT業(yè)績評估體系?？刂艻T預(yù)算超支所需IT使用/服務(wù)的級別和速度決定IT費用的高低。IT使用/服務(wù)的級別是根據(jù)需求的共性大小而定，分為基本/標準、單一/客戶化和二者的中間狀態(tài)；服務(wù)速度根據(jù)需要獲得的時間快慢分為正常、緊急、