采購訂單運(yùn)作流程.doc

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1、****有限公司三層管理文件采購訂單運(yùn)作流程文件編號版本號修訂號1.目的規(guī)范采購訂單的編制、審批、執(zhí)行、管理過程.確保生產(chǎn)計(jì)劃順利進(jìn)行.2.適用范圍2.1.采購部2.2.計(jì)劃部2.3.財務(wù)部2.4.研發(fā)部3.工作職責(zé)3.1.采購部按本流程執(zhí)行原材料采購訂單的編制、審批、執(zhí)行、歸檔管理.3.2.計(jì)劃部依據(jù)生產(chǎn)指令和申購單編制原材料需求表.3.3.財務(wù)部對材料成本進(jìn)行監(jiān)控以及對采購合同專用章進(jìn)行管理.4.運(yùn)作流程4.1.采購訂單的編制4.1.1.計(jì)劃部依據(jù)生產(chǎn)指令結(jié)合原材料庫存編制原材料需求表,提供給采購部作為編制采購訂單的依據(jù).研發(fā)用料由研發(fā)

2、部提交經(jīng)總工程師批準(zhǔn)的申購單給計(jì)劃部,由計(jì)劃部統(tǒng)一編制原材料需求表.4.1.2.采購部依據(jù)計(jì)劃部原材料需求表,根據(jù)所需材料的型號規(guī)格、數(shù)量、交期等信息,從經(jīng)過公司技術(shù)采購委員會核準(zhǔn)的供應(yīng)商名單中選擇供應(yīng)商.4.1.3.采購訂單必須明確包括產(chǎn)品名稱、物料編碼、規(guī)格型號、品牌、產(chǎn)品單位、數(shù)量、產(chǎn)品價格、稅率、交貨日期、交貨地址、付款方式、包裝運(yùn)輸、質(zhì)量保證、違約處理等內(nèi)容，并注明合理的聯(lián)系方式.模板見“****有限公司訂購合同”,模具類模板見“****有限公司模具合同”.4.1.4.每張采購訂單必須有唯一的編號,編號說明如下:PO/***.**

3、.XXXX-2008訂單編制年份訂單流水號采購部部門代碼公司代碼采購訂單代碼4.1.5.模具類合同編號同4.1.4,將采購訂單代碼改為MJ,表示模具合同代碼.第<4頁/共4>頁****有限公司三層管理文件采購訂單運(yùn)作流程文件編號版本號修訂號4.2.采購訂單的審批4.2.1.采購訂單根據(jù)要求編制完畢經(jīng)采購部經(jīng)理審核后,提交采購總監(jiān)復(fù)核.采購總監(jiān)復(fù)核采購訂單包括但不限于以下內(nèi)容:4.2.1.1.供應(yīng)商的選擇是否是經(jīng)技術(shù)及采購委員會核準(zhǔn)的合格供應(yīng)商以及是否按照與供應(yīng)商談定的條件下單，包括價格、付款條件、交貨方式等.4.2.1.2.是否按照計(jì)劃部的

4、“原材料需求表”確定的數(shù)量、型號規(guī)格、要求到貨時間下單，有無超越權(quán)限下單.4.2.1.3.是否有不利于公司的商務(wù)條款.4.2.1.4.價格調(diào)整尤其是價格上升是否附有調(diào)價申請表、報價單等.4.2.2.采購訂單經(jīng)采購總監(jiān)復(fù)核后,提交財務(wù)部復(fù)核.財務(wù)部成本會計(jì)基于成本角度審核采購訂單，稽核是否有價格調(diào)整，并根據(jù)價格變動來調(diào)整產(chǎn)品的成本，對有異議的訂單可返回采購部門.4.2.3.訂單合同經(jīng)財務(wù)部復(fù)核后,由采購部填寫“印章審批單”附訂單合同分別提交采購總監(jiān)和總經(jīng)理(或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的部門和代理人)進(jìn)行印章審批單的審批和核準(zhǔn).4.2.4.訂單合同的印章審

5、批單在總經(jīng)理(或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的部門和代理人)批準(zhǔn)后,由財務(wù)部在訂單合同上加蓋“****有限公司合同專用章”并返還采購部.4.3.采購訂單的歸檔管理4.3.1.蓋章后的采購訂單由公司前臺負(fù)責(zé)傳真至供應(yīng)商,并對供應(yīng)商進(jìn)行電話確認(rèn)是否收到采購訂單傳真.4.3.2.采購部對供應(yīng)商的采購訂單回傳進(jìn)行溝通跟進(jìn),回傳的采購訂單必須有供應(yīng)商合同專用章或公司公章.原則上回傳要在一個工作日內(nèi)完成.4.3.3.收到供應(yīng)商的采購訂單回傳后,由采購部將由雙方蓋章確認(rèn)的合同復(fù)印一份提供給財務(wù)部存檔.采購部除將采購訂單原件與回傳件合并存檔外,電子檔每周一次備份到公司服務(wù)

6、器。4.3.4.采購訂單存檔管理原則4.3.4.1.采購訂單要分類保存,保存分類的明細(xì)如下:外協(xié)類:凡是半成品PCBA外協(xié)加工用的原材料采購訂單歸檔保存于外協(xié)類訂單.裝配類:凡是車間生產(chǎn)成品機(jī)器用除結(jié)構(gòu)件外的原材料采購訂單歸檔保存于裝配類訂單.第<4頁/共4>頁****有限公司三層管理文件采購訂單運(yùn)作流程文件編號版本號修訂號結(jié)構(gòu)件類:凡是生產(chǎn)成品機(jī)器所需的機(jī)箱、散熱器、螺絲等五金件原材料采購訂單保存于結(jié)構(gòu)件類訂單.生產(chǎn)輔料類:凡是生產(chǎn)成品機(jī)器所需的化學(xué)物品(三防漆、工業(yè)酒精、洗板水等)、熱縮套管、扎線帶等消耗品原材料采購訂單保存于生產(chǎn)輔料類

7、訂單.零星采購類:凡是購買生產(chǎn)設(shè)備、研發(fā)設(shè)備、生產(chǎn)工具等資產(chǎn)類采購訂單保存于零星采購類訂單，并注明資產(chǎn)劃分類別（包括固定資產(chǎn)、低值易耗品）模具類:凡是模具類的合同保存于模具類.4.3.4.2.采購訂單電子檔按4.3.4.1分類原則保存.4.3.5.對采購訂單傳真至供應(yīng)商由于各種原因?qū)е虏荒軋?zhí)行的,該訂單的書面和電子檔必須注明作廢并正常存檔.對已作廢的采購訂單,訂單編號不能注銷,依然有效.4.3.6.采購部每月26-28日(結(jié)算日為每月25日)必須建立并提供當(dāng)月的訂單匯總明細(xì)表檔案給財務(wù)部核查保存.4.4.采購訂單的審批權(quán)限4.4.1.正常生

8、產(chǎn)的物料單價如有變化,采購部必須填寫“調(diào)價申請表”,單價變動在10%以內(nèi)的由采購總監(jiān)審核后,需分管領(lǐng)導(dǎo)總工程師批準(zhǔn).單價變動超過10%的需總經(jīng)理批準(zhǔn).4.4.2.總經(jīng)理因出差不在