如何高效地開會(huì)？.docx

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1、如何高效地開會(huì)？開篇先讓我們來(lái)認(rèn)識(shí)（重溫）兩組簡(jiǎn)單卻又很有意義的公式：開會(huì)+不議不決=零布置工作+不落實(shí)=零什么是開會(huì)？開會(huì)是圍繞著某一個(gè)或多個(gè)的議題（問(wèn)題、目標(biāo)），召集若干人聚集于一定處所，通過(guò)協(xié)商、討論等方式，最終達(dá)成共識(shí)，或是理清思路、商定對(duì)策，以便付諸落實(shí)的過(guò)程。它既是民主集中制在現(xiàn)實(shí)中的具體體現(xiàn)，也是快速獲得共識(shí)、推進(jìn)工作落實(shí)的有效形式，因此，國(guó)內(nèi)外的組織、團(tuán)體，尤其是政黨、企業(yè)都十分重視通過(guò)召開會(huì)議的形式解決問(wèn)題或安排工作。但是，由于開會(huì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、會(huì)而無(wú)果等問(wèn)題的普遍存在，使得開會(huì)越來(lái)越成為與會(huì)者心中的“痛點(diǎn)”，繼而衍生出逃會(huì)

2、、消極參會(huì)等現(xiàn)象。那么，如何才能讓會(huì)議開得更為高效呢？首先，要有主題（議題）。大凡開會(huì)，無(wú)非涉及協(xié)商解決問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)得失、確定目標(biāo)計(jì)劃、安排工作等等，必須明確會(huì)議的議題，才能做到“師出有名”，如有可能的話，會(huì)議主辦方或召集人應(yīng)提前將會(huì)議議題以提綱形式分發(fā)給與會(huì)者，好讓與會(huì)者提前對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行思考。沒有議題的會(huì)議，就好比讓大家來(lái)喝茶聊天，失去了開會(huì)本身的意義。其次，要有準(zhǔn)備。會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，會(huì)議主題確定后，作為會(huì)議主辦方，要確定會(huì)議的級(jí)別、召開的時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)所及參會(huì)人員并把相關(guān)信息提前通知到位，有必要的，要提前分發(fā)會(huì)議材料，而參

3、會(huì)人員的名單則需根據(jù)會(huì)議層次確定，如涉及經(jīng)營(yíng)決策的會(huì)議則須由高層人員參與，專題會(huì)議則須有專業(yè)歸口人員參與；作為參會(huì)方，要根據(jù)會(huì)議議題及自身職責(zé)，提供有助于會(huì)議進(jìn)行的材料或是提出建設(shè)性意見、建議，且材料必須詳盡。《禮記》有云，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，有所準(zhǔn)備的會(huì)議往往能開得順暢、高效，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議往往會(huì)開得拖沓甚至于無(wú)果。所以，永遠(yuǎn)不開無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)時(shí)間揮霍、一場(chǎng)集體謀殺。再者，要有紀(jì)律。其中最重要的，是要守時(shí)，即準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，這是重視會(huì)議的直觀表現(xiàn)，對(duì)遲到或缺席且無(wú)合理理由者，要有所懲罰；保持會(huì)場(chǎng)安靜，他人發(fā)言時(shí)不

4、隨意打斷或插話，是對(duì)發(fā)言者最基本的尊重。第四，要有節(jié)奏。會(huì)上發(fā)言要求做到言簡(jiǎn)意賅、直奔主題，控制發(fā)言時(shí)間。重點(diǎn)是發(fā)言前要提前理清思路，分清輕重，不要胡子眉毛一把抓，分內(nèi)的工作、雞毛蒜皮的事情、不適合在會(huì)上透露的信息、能通過(guò)私下協(xié)商解決的問(wèn)題，無(wú)須在會(huì)上發(fā)表，會(huì)議主持人有權(quán)利打斷那些避重就輕、偏離主題、夸夸其談的發(fā)言，一般而言，重要會(huì)議每人發(fā)言時(shí)間應(yīng)控制在10分鐘以內(nèi)，一般會(huì)議以2-5分鐘為宜，整場(chǎng)會(huì)議應(yīng)控制在1.5-2小時(shí)為宜。第四，要有結(jié)果。開會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，會(huì)議如果流于形式，并未在會(huì)上就所論議題達(dá)成任何結(jié)果、做出任何決定，必將是

5、一次失敗的會(huì)議，所以，每個(gè)與會(huì)者都要在會(huì)前做足準(zhǔn)備，在會(huì)議期間積極的參與到議題討論中來(lái)，以期快速取得共識(shí)。對(duì)于會(huì)上達(dá)成的結(jié)果、形成的決定，要以記錄、紀(jì)要的方式盡快確定下來(lái)，并馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。第五，要有檢查。對(duì)于會(huì)議上取得的共識(shí)、決定的事項(xiàng)，如果不付諸落實(shí)，也將是一紙空文，所以要引入檢查機(jī)制和督辦機(jī)制，檢查機(jī)制在于檢驗(yàn)工作的開展是否順暢，是否需調(diào)整工作思路和工作計(jì)劃，督辦機(jī)制在于對(duì)工作落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督促，督辦結(jié)果可納入員工績(jī)效考核。一句話，“散會(huì)不追蹤，開會(huì)一場(chǎng)空”，唯有建立會(huì)議事后追蹤程序，加強(qiáng)檢查督辦，才能確保各項(xiàng)工作不折不扣得到貫

6、徹落實(shí)，最大限度地提升會(huì)議的能效?？傊_會(huì)就是要遵循“會(huì)必議，議必決，決必行，行必果”的原則，會(huì)前認(rèn)真準(zhǔn)備、會(huì)中積極投入、會(huì)后迅速落實(shí)，方能確保會(huì)議開出效率、開出效果。當(dāng)然，也不能對(duì)開會(huì)過(guò)度依賴，對(duì)于緊急的事項(xiàng)要特事特辦、對(duì)于私下溝通即可解決的事項(xiàng)要積極協(xié)商，如果事事都想通過(guò)開會(huì)解決，不僅會(huì)打擊了相關(guān)人員的主觀能動(dòng)性，也會(huì)導(dǎo)致部門間因缺乏長(zhǎng)效溝通進(jìn)而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)和推諉，還會(huì)延誤了問(wèn)題處理的時(shí)機(jī)甚至造成不可挽回的損失，如此，則開會(huì)不如無(wú)會(huì)。