溝通技巧-如何有效地開會

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1、溝通技巧——如何有效地開會對會議的認(rèn)識●許多人對那些冗長、沉悶、與自己無關(guān)、毫無結(jié)果的會議感到厭煩十分，想方設(shè)法“逃會”●許多組織認(rèn)為，只要對會議進行有效的控制，會議可以產(chǎn)生其他溝通方式無法達到的效果●其實，會議是一種無法取代的溝通方式，你不能完全放棄它，你只有學(xué)習(xí)如何使會議更有效。事實證明，有效地開會是可以學(xué)會的！GE的研討會《令人討厭的會議》與《令人深惡痛絕的會議》溝通技巧——如何有效地開會會議的種類及其性質(zhì)（1）●談判會議——用于解決爭端和沖突，目的在于經(jīng)過討論達成一致或諒解。●報告會議——信息往往是單向流動，不允許討論，否則會影響信息的有效傳遞。●解決問題會議——要求

2、充分發(fā)揮參會人員的主觀能動性，使問題得以有效的解決。溝通技巧——如何有效地開會會議的種類及其性質(zhì)（2）●制定決策會議——只限于特殊人員參與，組織嚴(yán)密。參與者必須深刻理解決策并對決策承擔(dān)責(zé)任?！袷占?、發(fā)布、交流信息會議——發(fā)布消息，發(fā)表意見，了解對消息、意見的反應(yīng)。此類會議鼓勵討論與提問。其實，企業(yè)的會議經(jīng)常是幾種會議的整合。溝通技巧——如何有效地開會導(dǎo)致會議失敗的因素分析●目的不明確●時間控制不好（包括會議的開始與結(jié)束時間，以及會中參會人員的發(fā)言時間）●準(zhǔn)備不充分或者根本就沒準(zhǔn)備●參會人員選擇不當(dāng)（包括該退席的時候沒有退席）●信息傳遞不明確●會場的氣氛不好●備忘錄記錄不準(zhǔn)確●

3、議程安排不當(dāng)●議而不決，決而不行，行而不果。溝通技巧——如何有效地開會有效開會的5W1P：●WHY●WHAT●WHO●WHEN●WHERE●PREPARING溝通技巧——如何有效地開會●Purpose目的；●Participants與會者；●Planning計劃；●Process流程。有效會議的4P溝通技巧——如何有效地開會●Purpose目的——信息共享；——增強承諾；——信息傳播；——解決問題和做決策。溝通技巧——如何有效地開會●Participants與會者（3M的例子）——解決問題和做決策：5人——問題識別或鼓勵創(chuàng)意：10人——相互研討和培訓(xùn)會：15人——信息發(fā)布會：

4、30人——正式的發(fā)表或匯報會：不限溝通技巧——如何有效地開會●Planning計劃（1）——半期準(zhǔn)則；——3/4準(zhǔn)則；——議程表準(zhǔn)則；——1/6準(zhǔn)則；——1/3準(zhǔn)則；Tropman1985溝通技巧——如何有效地開會●Planning計劃（2）——報告的準(zhǔn)則；——議程一致性準(zhǔn)則；——時間上一致性準(zhǔn)則；——記錄的準(zhǔn)則。溝通技巧——如何有效地開會●Process流程——回顧；——介紹；——基礎(chǔ)準(zhǔn)則；——報告；——演示；——參與；——總結(jié)。Huber1980溝通技巧——如何有效地開會參會人員的責(zé)任與義務(wù)●主持人——會前：確定目的、議程、參會人員、時間、地點、會議種類、資料、用品、器

5、材等?！獣校簞?chuàng)造和諧的氣氛、宣布開會、控制議程、鼓勵發(fā)言、控制發(fā)言、總結(jié)發(fā)言、做出決議、確認(rèn)行動與責(zé)任、安排下次會議、宣布閉會?！獣螅簩Ρ敬螘h進行回顧與總結(jié)、匯報會議的決議、督導(dǎo)會議決議的執(zhí)行。溝通技巧——如何有效地開會參會人員的責(zé)任與義務(wù)●會議秘書——會前：檢查會場情況、確認(rèn)會議時間、通知參會人員、準(zhǔn)備必要的文件、資料、茶點、座位和視聽設(shè)備?！獣校河涗洉h備忘錄、與會人數(shù)和名單、應(yīng)采取的行動、具體實施人員和實施的時間與期限?！獣螅喊褌渫浾沓晌?、核對必要的事實與數(shù)據(jù)、向主持人提交備忘錄并與其達成一致意見、散發(fā)備忘錄。溝通技巧——如何有效地開會參會人員的責(zé)

6、任與義務(wù)●參會人員——會前：明確會議目的、議程及自己在本次會議上要擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?、研究問題準(zhǔn)備自己要在會議上的要表明的觀點與論證材料?！獣校厚雎犓说挠^點、積極發(fā)表自己的見解、關(guān)注正在討論的事項、與主持人默契配合，避免不良沖突、嚴(yán)格按議程開會、使會議充滿生氣，從而達致會議目標(biāo)?！獣螅号ν瓿蓵纤峙傻娜蝿?wù)。