郵件收發(fā)制度.doc

郵件收發(fā)制度.doc

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1、郵件收發(fā)制度郵件作為業(yè)主、使用人與外界聯(lián)系的重要渠道,為保障用戶能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的收到當(dāng)天郵件,特制定如下程序:1.及時(shí)跟進(jìn)使用人所訂報(bào)刊的收據(jù)復(fù)印件,并制定相關(guān)報(bào)刊登記單;2.根據(jù)報(bào)刊分發(fā)單分發(fā)報(bào)刊,如遇數(shù)量或缺損需及時(shí)與郵局聯(lián)系補(bǔ)給客人,并向客人作好解釋工作;3.如因我處工作失誤造成郵件受損,應(yīng)當(dāng)面向客人道歉,并及時(shí)向部門主管匯報(bào);4.每日收到郵局的郵件后仔細(xì)分發(fā),掛號(hào)信、匯款單、快遞、包裹單等重要郵件應(yīng)分類登記;5.客人的信件、報(bào)刊分揀完畢且確認(rèn)無誤后,將信件、報(bào)刊投放客人的信報(bào)箱內(nèi),以便客人拿??;6.對(duì)于快遞、電報(bào)、郵包、掛號(hào)信等重要信件,隨到

2、隨通知客人,如當(dāng)時(shí)聯(lián)系不上客人需填寫函件領(lǐng)取通知單放入客人信箱,以便客人回來后能夠及時(shí)查收,并應(yīng)認(rèn)真做好記錄(注:收到快遞時(shí),如客人不在需電話聯(lián)系客人,并在客人同意后代簽快件);7.客人領(lǐng)取郵件后應(yīng)在登記簿上簽字,同時(shí)經(jīng)手人也應(yīng)在登記簿上簽字,以便出現(xiàn)問題能夠及時(shí)查找;8.遇到無人領(lǐng)取郵件或地址不詳、客人遷移等情況,需做詳細(xì)記錄并退還郵局;9.特殊信件應(yīng)建立獨(dú)立、保險(xiǎn)管理區(qū)域;10.報(bào)刊分發(fā)專人負(fù)責(zé),每月定期整理報(bào)刊分發(fā)單;11.對(duì)于客人訂閱報(bào)刊的收據(jù)復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

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