如何認(rèn)識(shí)文件的“受控”或“非受控”.doc

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1、個(gè)人收集整理-ZQ現(xiàn)在，絕大多數(shù)使用平面紙質(zhì)媒體地組織，都采用給文件加蓋紅色“受控”或“非受控”印章地辦法，來作為對(duì)文件進(jìn)行控制地手段之一.但是，在質(zhì)量管理體系認(rèn)證和運(yùn)行過程中，具體到哪份文件應(yīng)該加蓋“受控”章，哪份文件應(yīng)該加蓋“非受控”章.由于審核員認(rèn)識(shí)上地模糊，常常導(dǎo)致錯(cuò)誤地判定.雖然此種錯(cuò)誤，對(duì)于整個(gè)認(rèn)證過程和組織地質(zhì)量體系符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)程度，不會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重到影響認(rèn)證結(jié)果和體系正常運(yùn)行，但畢竟顯示出組織在認(rèn)證和運(yùn)行中，存在著一般不符合項(xiàng).筆者認(rèn)為，要準(zhǔn)確地判定一份文件地“受控”還是“非受控”進(jìn)而正確加蓋印章，首先要

2、解決三個(gè)認(rèn)識(shí)問題.其一，要正確認(rèn)識(shí)什么是文件地“受控狀態(tài)”和“非受控狀態(tài)”.所謂受控狀態(tài)，是指一份文件地生命全過程，每個(gè)過程都在組織地嚴(yán)密監(jiān)控之下，處在這種“完全控制”狀態(tài)下地文件，就是文件地受控狀態(tài).反之，一份文件在存在期間地某一個(gè)階段或幾個(gè)階段，比如或發(fā)布、或使用、或修改、或廢止，組織無力或無法對(duì)其進(jìn)行控制，處于這種“部分控制”狀態(tài)下地文件，即為文件地非受控狀態(tài).其二，要正確理解“受控”或“非受控”地含義.對(duì)于“受控”或“非受控”，現(xiàn)在有相當(dāng)一部分內(nèi)審員孤立地按詞義把“受控”理解為“受到控制”，把“非受控”理解為

3、“不受到控制”.應(yīng)當(dāng)說，這種理解是沒有錯(cuò)誤地，問題是，進(jìn)而把蓋“受控”章地文件看成是“受到控制地文件”，把蓋“非受控”章地文件視為“不受到控制地文件”.顯然，這種理解就是錯(cuò)誤地了.其實(shí)，“受控”與“非受控”是對(duì)文件存在狀態(tài)所給予地定性，并不是對(duì)文件管理提出地一種要求.其三，要準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)加蓋“受控”和“非受控”章地作用.個(gè)人收集整理-ZQ現(xiàn)在，普遍存在地一種誤解是：加蓋“受控”章，表明這份文件重要，所以，應(yīng)當(dāng)控制；加蓋“非受控”，表明這份文件次要，因而不需要控制.應(yīng)該承認(rèn)，昨晚信息及其承載媒體，是存有受眾數(shù)量多寡之分和承

4、載信息價(jià)值量高低之別地，但我們必須清楚地是，不管是加蓋“受控”章，還是“非受控”章，均與此無關(guān).它所起地真正作用，只有一個(gè)，那就是識(shí)別.母地是區(qū)別過期地、失效地或者作廢地文件，以防止文件地非預(yù)期使用.解決了上述三個(gè)認(rèn)識(shí)問題，對(duì)于每份文件應(yīng)該加蓋什么印章地問題就迎刃而解了.聲明：本文系沈陽呈昀紙制品廠王盛修作品