員工因公外出管理制度.doc

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1、貿(mào)易有限公司TradingCo.,Ltd.一、目的1.1規(guī)范員工因公外出行為，明晰各類外出申請審批流程；1.2規(guī)范因公外出相關(guān)費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)福利管理體系；1.3規(guī)范因公外出考勤管理原則，提升員工因公外出工作效率。二、適用范圍2.1本制度適用于所有因公外出的一二線所有員工。三、權(quán)責(zé)3.1各部門3.1.1參與本制度制訂，并為本制度修訂與完善提供建議；3.1.2負(fù)責(zé)本制度部門內(nèi)宣導(dǎo)與貫徹執(zhí)行；3.1.3負(fù)責(zé)統(tǒng)籌兼顧，合理安排和審核跟進(jìn)好部門所轄員工因公外出行為；3.1.4負(fù)責(zé)本部門員工因公外出申請審核

2、與報批，外出費(fèi)用核對與反饋。3.2財務(wù)部3.2.1參與本制度制訂，并為本制度修訂與完善提供建議；3.2.2負(fù)責(zé)外出費(fèi)用借款審批和因公外出費(fèi)用報銷審批，以及相關(guān)費(fèi)用和款項結(jié)算；3.2.3負(fù)責(zé)定期（季度和年度）進(jìn)行此項費(fèi)用分析和反饋，做好此項費(fèi)用成本管控。3.3行政人事部3.3.1組織編制本制度，并負(fù)責(zé)跟進(jìn)本制度后續(xù)修訂與完善；3.3.2負(fù)責(zé)跟進(jìn)審核各項外出申請及相關(guān)費(fèi)用報銷，并做好相關(guān)檔案記錄和歸檔管理；3.3.3負(fù)責(zé)本制度的培訓(xùn)與宣導(dǎo)，并負(fù)責(zé)跟進(jìn)和監(jiān)督各部門員工嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)本制度。3.4總經(jīng)辦3.4.

3、1負(fù)責(zé)確定員工外出及出差管理導(dǎo)向，明確相關(guān)福利規(guī)劃預(yù)算；3.4.2負(fù)責(zé)本制度的審核和批準(zhǔn)；3.4.3負(fù)責(zé)對本制度管理過程中未盡事宜及重大爭議進(jìn)行判定和裁決。四、因公外出定義與分類4.1因公外出是指離開常住工作城市前往其它城市工作，以及日常辦公室工作人員離開辦公室，進(jìn)行駐店、巡店，參與訂貨會、品牌公司年會，以及參加工作會議和培訓(xùn)等外出行為。4.2按照外出當(dāng)日是否往返，員工因公外出分為以下兩種情況：4.2.1外勤：指市區(qū)內(nèi)巡店、辦事等公干以及市周邊短距離外出公干，且當(dāng)日可往返者；4.2.2出差：指跨城市或長

4、距離長期外出，因工作原因或路途原因當(dāng)日不可往返，需要在外住宿者。五、因公外出申請與審批流程5.1外勤5.1.1職能辦公室（指財務(wù)部、行政人事部、商品中心各部門和工程拓展部）人員外勤：需要提前征得部門負(fù)責(zé)人許可后，方可外出；5.1.1.1如果是整天外出，在“口袋助理”上進(jìn)行上下班打卡，并備注“外勤工作地點(diǎn)和工作Page4of4貿(mào)易有限公司TradingCo.,Ltd.內(nèi)容”即可；5.1.1.2如果是中途外出，除了按實(shí)際上下班地點(diǎn)在“口袋助理”上進(jìn)行上下班打卡，并備注“外勤工作地點(diǎn)和工作內(nèi)容”外，另外需要在

5、離開公司前臺或回到公司時，進(jìn)行外出登記；5.1.2營運(yùn)中心銷售部和培訓(xùn)部二線人員外勤：只需要在日工作計劃和總結(jié)微信群中列明，并按實(shí)際上下班工作場地在“口袋助理”上進(jìn)行上下班打卡，備注“外勤工作地點(diǎn)和工作內(nèi)容”即可；5.1.3營運(yùn)中心終端一線人員外勤：需要提前征得區(qū)域督導(dǎo)/銷售經(jīng)理同意，方可外出；如屬于外出培訓(xùn)，需要按培訓(xùn)相關(guān)流程做好相關(guān)申請審批；5.2出差5.2.1非培訓(xùn)類出差5.2.1.1如果是二線個人出差某地，由員工本人在“口袋助理”管理APP軟件上填制好出差事由、出差起止時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/區(qū)域負(fù)

6、責(zé)人審核，報大區(qū)經(jīng)理或分管總監(jiān)審批后，抄送行政人事部存檔即可；5.2.1.2如果是一線個人或同一區(qū)域多人出差某地，由區(qū)域負(fù)責(zé)人進(jìn)行集體申請確認(rèn)，經(jīng)大區(qū)經(jīng)理或營運(yùn)總監(jiān)審批后，抄送行政人事部存檔即可；5.2.2培訓(xùn)類出差5.2.2.1如果是二線個人出差培訓(xùn)，由員工本人在“口袋助理”管理APP軟件上填制好出差地點(diǎn)、培訓(xùn)主題、出差起止時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/區(qū)域負(fù)責(zé)人審核，報分管總監(jiān)審批后，交培訓(xùn)負(fù)責(zé)人審備案，抄送行政人事部存檔即可；5.2.2.2如果是一線個人或同一區(qū)域多人出差某地，由區(qū)域負(fù)責(zé)人進(jìn)行集體申請確認(rèn)，

7、經(jīng)大區(qū)經(jīng)理審批后，報培訓(xùn)負(fù)責(zé)人備案，抄送行政人事部存檔即可；5.2.3出差考勤5.2.3.1二線人員出差某地，則按其到達(dá)或離開出差地點(diǎn)或出差商場時間為準(zhǔn)，及時在“口袋助理”管理APP軟件上進(jìn)行考勤打卡，每天下班離開工作地和場所及時打卡；5.2.3.2對于一線人員出差考勤，則由其在出差店鋪進(jìn)行指紋考勤打卡為準(zhǔn)。5.2.4對于因事先估計不周，事先只準(zhǔn)備外勤的，后來由于工作原因不得不進(jìn)行出差處理，在“口袋助理”管理APP軟件上補(bǔ)走出差流程，并詳細(xì)注明原因，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可以視同出差執(zhí)行。六、出差備用金相關(guān)

8、規(guī)定6.1因公外出人員在出差前可以向財務(wù)部申領(lǐng)一定數(shù)額的備用金。原則上，員工申領(lǐng)備用金的金額不得超過其本人未結(jié)工資總額，特殊情況的，需在在申請上予以列明；6.2備用金申請，統(tǒng)一由員工本人在“口袋助理”管理APP軟件上走“費(fèi)用審批流程”，填制好出差事由、出差起止時間、打款姓名和賬號以及相關(guān)特別說明，先經(jīng)直接上司審核，再經(jīng)部門最高負(fù)責(zé)人審核，然后報總經(jīng)辦審批后，抄送財務(wù)部執(zhí)行打款；6.3因公司多人一起出差的，其備用金可由部門負(fù)責(zé)人或部門指定專人