公司物品采購管理規(guī)定.pdf

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1、。采購管理制度為加強公司各項采購活動的管理和控制，明確部門職責(zé)，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，制定本制度。第一條本制度所指的采購包括公司各項固定資產(chǎn)及其附屬設(shè)備的采購、工程及生產(chǎn)所需的原輔材料采購、低值易耗品和辦公用品采購、各種廣告和展示設(shè)計采購。第二條公司所有的采購活動統(tǒng)一由公司指定的相關(guān)專業(yè)部門負責(zé)執(zhí)行。具體規(guī)定如下：1.總部外派采購員負責(zé)公司各類工程及生產(chǎn)所需物資物品和辦公用品的采購工作，并及時協(xié)調(diào)跟進由總部采購的物資物品。2.公司辦公室負責(zé)公司所有物資及物品采購的庫房管理，以及廣告和展示設(shè)計、電

2、腦及軟件等電子信息設(shè)備的采購。3.總部外派財務(wù)人員負責(zé)費用審核、報銷和賬務(wù)處理工作。4.其他上述未包括的采購全部由公司指定部門負責(zé)執(zhí)行。第三條采購申請1.當部門所需物資物品時，先與倉庫管理員核實庫內(nèi)有無所需物資物品。若無，則一律填寫公司印制的《物資采購申請表》，寫清所購物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量和單位，有特殊要求的在備注欄內(nèi)注明。2.需緊急采購的，在備注欄內(nèi)注明“緊急采購”，以便及時處理。3.采購申請表須經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字、財務(wù)負責(zé)人審核簽字和總經(jīng)理審批簽字后，方可交采購人員進行采購。4.《物資采購申請表》一式兩聯(lián)，一聯(lián)由申購

3、部門留存，二聯(lián)交采購人員實施采購。5.若撤銷采購，應(yīng)立即通知采購人員，以免造成不必要的損失。第四條采購實施1.采購人員接到批準的采購申請單后，優(yōu)先到公司指定的供應(yīng)商處購買，如指定的供應(yīng)商無貨供應(yīng)時，必須進行多方比價，1千元以上的物。1。品，應(yīng)貨比三家，做好市場詢價記錄，擇優(yōu)擇廉購買，同時保管好《市場詢價記錄表》，以供以后參考和審核，保管期限為一年。2.《市場詢價記錄表》中應(yīng)列明所詢價比價的單位、價格和聯(lián)系電話，正常情況下應(yīng)不低于三家，并注明擬選定的單位。3.《《市場詢價記錄表》經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理審批后，向供應(yīng)商下單并以電話或傳

4、真確定交貨日期或到市場采購。4.《市場詢價記錄表》一式兩聯(lián)，一聯(lián)由采購員留存（核對用），一聯(lián)交財務(wù)，財務(wù)憑審批完成的采購單（或采購合同）為采購員辦理借款、打款手續(xù)（指需要現(xiàn)金購買或支付一定預(yù)付款的；后付款的，一律憑入庫單、發(fā)票辦理）。5.重要物資、大宗物資的采購，應(yīng)一律簽訂購銷合同，走合同評審程序，并定期對供應(yīng)商進行評審，且作出相關(guān)評審記錄。第五條驗收入庫1.所有采購到的物資物品必須辦理入庫手續(xù)，一律填寫《物資入庫單》，由倉庫管理員驗收合格簽字，或倉庫管理員和使用部門人員共同驗收合格簽字。2.驗收時應(yīng)查驗物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)

5、量等是否和申請的一致，以及物品的質(zhì)量。數(shù)量不符的，一律按不超計劃量的實有數(shù)量驗收入庫；存在品名、規(guī)格型號不符的，以及質(zhì)量問題的，一律拒收。3.《物資入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫（入賬、對賬用），一聯(lián)由采購員留存（對賬用），一聯(lián)由采購員附于報銷單據(jù)中，以便財務(wù)核賬所用。4.當所采購物資物品與計劃存在出入時，應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報，并協(xié)調(diào)物資物品申購部門，共同協(xié)商解決。第六條物資物品發(fā)放1.物資物品采購入庫后，倉庫管理員應(yīng)及時通知申購部門領(lǐng)取，并辦理領(lǐng)料手續(xù)，填寫《領(lǐng)料單》，雙方均簽字認可。。2。2.《領(lǐng)料單》一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫

6、（核賬對賬用），一聯(lián)由領(lǐng)料部門保管（核賬對賬用），一聯(lián)由倉庫管理員月底轉(zhuǎn)交財務(wù)（核算成本，沖減庫存用）。3.各部門應(yīng)依據(jù)領(lǐng)料單據(jù)，逐級建立物資物品管理臺賬，尤其是固定資產(chǎn)類，逐級落實管理責(zé)任人。第七條付款方式1.物品采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，財務(wù)負責(zé)人審核，總經(jīng)理核準簽字后方可報銷。2.物料采購付款必須見供應(yīng)商提供送貨單，或有我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。第八條采購評審管理1.單項（含綜合項目采購，整車和配件采購及整車供應(yīng)商指定的采購除外）采購金額超過10萬元的采購項目，應(yīng)由相應(yīng)的采購部

7、門會同有關(guān)采購需求部門、財務(wù)部門和辦公室進行采購聽證會或合同評審會，采購部門應(yīng)會前準備好充足的資料，如項目方案介紹，供應(yīng)商詢價記錄或招投標情況，各供應(yīng)商優(yōu)惠辦法，性價比意見等相關(guān)資料。2.辦公室和財務(wù)部門應(yīng)定期或不定期聯(lián)合進行市場信息調(diào)查，做好市場信息調(diào)查記錄，對前期購買活動進行評審，做好評審工作總結(jié)，報總經(jīng)理參考。3.采購價格選定后，采購商品單位價格在5000元以上或采購合同金額在5000元以上的，或有經(jīng)常供貨行為的（一年內(nèi)有3次以上）應(yīng)與供貨商簽定采購合同，廣告、展示設(shè)計采購應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同。4.采購合同必須進行合同評審

8、會簽，各職能部門對合同的內(nèi)容和條款逐一進行審查，各職能部門負責(zé)人對合同進行聯(lián)合會簽，并對會簽結(jié)果負責(zé)。只有經(jīng)過會簽同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。5、參加合同會簽的職能部門：總經(jīng)理、采購部門、辦公室、財務(wù)部門、相關(guān)部門（如工程部）。合同會簽的經(jīng)辦人為相關(guān)采購部門責(zé)任