新手如何學好與用好Word.pptx

《新手如何學好與用好Word.pptx》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內容在教育資源-天天文庫。

1、*第1章新手如何學好與用好Word》》本章導讀Word是目前公司或企業(yè)使用率最高的文檔編輯軟件，也是辦公人士必備的軟件之一。對于初次接觸Word的用戶來說，要想在有效的時間內學好Word，需要掌握一些正確的學習方法。》》知識要點用好Word的十大誤區(qū)Word技能全面提升的九大技法對于初級用戶來說，在使用Word的過程中，經(jīng)常會因為一些不良習慣造成一些誤區(qū)，降低了編輯文檔的效率，所以，要想用好Word，必須要有良好的使用習慣，這樣才會避免落入Word使用中的誤區(qū)。1.1Word使用中的十大誤區(qū)1.1.1誤區(qū)一：不會合理選擇文檔的編輯視圖Wo

2、rd中自帶閱讀視圖、頁面視圖、Web版式視圖、大綱視圖和草稿視圖5種視圖模式。大綱視圖頁面視圖閱讀視圖Web版式視圖草稿視圖1.1.2誤區(qū)二：文檔內容丟失后才知道要保存很多用戶新建Word后，就急急忙忙地輸入文字內容，不對文檔進行保存，當遇到Word程序關閉或電腦重啟、死機等情況時，就會導致Word文檔內容丟失，這時才后悔沒有及時對文檔進行保存。所以，對于新建的文檔，應先進行保存，再輸入文字內容，并且，在輸入和編輯文檔的過程中，還應該養(yǎng)成及時保存文檔的好習慣。1.1.3誤區(qū)三：Word頁面顯示的，不一定就會被打印在Word軟件中，存在許多

3、非打印符號，另外，默認情況下，Word頁面背景也是不能打印的。1.1.4誤區(qū)四：增加空行來調整段落間距和分頁通過按【Enter】鍵添加空行來設置段落間距，甚至在對文檔內容進行分頁時，也會選擇增加多個空行來進行分頁，但這種方式明顯是不合理的，應該通過Word提供的段落間距和分頁功能進行設置。1.1.5誤區(qū)五：濫用空格鍵設置段落對齊和首行縮進在編排文檔中的過程中，很多人根本就不知道空格鍵的作用，就濫用空格鍵添加空格。其實，在Word中，空格鍵的主要作用是對文檔中的某些內容進行區(qū)分或空出位置，供人填寫內容等。設置段落對齊應用段落對齊按鈕設置首行

4、縮進應用特殊格式功能1.1.6誤區(qū)六：標尺沒有什么用武之地標尺最主要的作用是通過水平標尺上的4個滑塊設置文字的縮進，如左縮進、右縮進、首行縮進和懸掛縮進等。1.1.7誤區(qū)七：使用格式刷設置長文檔格式如果使用格式刷來設置格式，不僅會降低長文檔的編輯速度，而且非常麻煩。所以，在設置長文檔的格式時，可以采用樣式進行設置，提高工作效率。對樣式進行更改后，所有應用該樣式的格式都將自動進行更改，無須再使用格式刷一次次地進行重復操作了。1.1.8誤區(qū)八：認為文檔目錄都是手動添加的很多人以為Word文檔中的目錄是手動添加的。其實不然，Word中的目錄是可

5、以自動生成的，手動添加目錄費時費力不說，還容易出錯。1.1.9誤區(qū)九：遇到編號和項目符號就手動輸入很多用戶在文檔中添加項目符號和編號時，喜歡手動輸入添加，其實，手動可以輸入的項目符號和編號比較有限，當添加連續(xù)編號的段落增減后，編號不能自動更改，需要手動更改，非常麻煩，而且容易出錯。所以，在為文檔中的段落添加項目符號和編號時，可直接采用Word提供的項目符號和編號功能進行添加。1.1.10誤區(qū)十：頁眉頁腳內容借助文本框輸入很多人添加頁眉和頁腳內容時，直接在頁眉和頁腳處繪制文本框，然后再在文本框中輸入需要的頁眉頁腳內容。其實，這種方法是不可取

6、的?？芍苯油ㄟ^Word提供的頁眉、頁腳和頁碼等功能來實現(xiàn)，而且只有在頁眉頁腳編輯狀態(tài)，才能對文檔中的頁眉和頁腳進行編輯。手動添加的效果插入的效果用戶在使用Word制作與編輯辦公文檔時，要想提高文檔的編輯效率，達到事半功倍的目的，建議初學用戶掌握以下技能，可以提升Word處理文檔的辦公效率。1.2Word技能全面提升的九大技法1.2.1Word文檔頁面設置有技巧就Word文檔的制作流程來說，在文檔中輸入內容之前，就應該對文檔頁面進行設置，如對紙張大小、方向和頁邊距等進行設置，如下右圖所示，這樣再排版時，就可一次性編排到位。1.2.2不可小覷

7、的查找和替換功能在文檔中，當需要對相同格式或相同的內容進行查看或修改時，可以使用Word提供查找和替換功能，它不僅可批量查找相應的內容，還可批量將查找到的內容替換成指定修改的內容，大大提高文檔的編輯效率。1.查找和替換文本內容當需要對文檔中多處相同的文本進行修改時，可以先使用查找功能對文檔中的內容進行查找，然后使用替換功能批量對文檔中查找的相同內容進行修改。2.查找和替換文檔格式通過查找和替換功能，我們可以輕松將文檔中字體格式、段落格式或樣式相同的文本替換成指定的格式。3.查找和替換空行當文檔中有多余的空行，且需要刪除時，則可通過查找和替

8、換功能批量刪除文檔中多余的空行。4.查找和替換中英文下的標點符號在輸入文檔的過程中，經(jīng)常需要在輸入法的中英文狀態(tài)下進行切換，當需要對文檔中大量的中英文標題或符號進行修改時，可使用查找和替換功能