人事檔案管理規(guī)定.doc

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1、人事檔案管理規(guī)定一、目的：為建立完整的員工人事檔案，保障員工的人事檔案前后銜接連續(xù)有效，使人事檔案管理制度化、科學(xué)化，更好的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于浙江起步兒童用品有限公司各職能部門及各分公司人事檔案的收集、保管提供利用。三、權(quán)責(zé)1．人力資源中心負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行。2．公司各部門及分公司行政人事部負(fù)責(zé)落實(shí)執(zhí)行本規(guī)定。3．人事檔案管理員：負(fù)責(zé)收集、保管、鑒別、整理、更新提供利用形成的人事檔案材料，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。四、內(nèi)容(一)檔案分類及范圍1．公司人

2、事檔案按內(nèi)容分為：試用期員工檔案類、正式員工檔案類、ERP人事管理類。（1）試用期員工檔案類資料A．基本資料：?jiǎn)T工入職登記表，身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等；B．試用期考核資料：工作評(píng)價(jià)表、工作總結(jié)及其他考核資料；C．轉(zhuǎn)正資料：轉(zhuǎn)正審批表及其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的資料。（2）正式員工檔案類資料A．基本資料：?jiǎn)T工登記表、招工登記表、調(diào)動(dòng)審批表，身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等，屬大中專畢業(yè)生還應(yīng)提供報(bào)到證、學(xué)生檔案等；B．合同協(xié)議資料：勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議等；C．培訓(xùn)、考核資料：?jiǎn)T工培訓(xùn)情況表、培訓(xùn)心得、試用期各類考核材料、績效

3、考核材料等；D．工資類：工資記錄、調(diào)薪/降薪記錄等；E．獎(jiǎng)懲類：各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰材料，升遷、降職的文件、證明材料。G．其它類：有必要存入個(gè)人人事檔案的其它資料。（3）ERP人事管理類A．按照以上試用期員工檔案類、正式員工檔案類的有關(guān)資料內(nèi)容，詳細(xì)錄入ERP系統(tǒng)中；B．對(duì)進(jìn)入、退出、崗位異動(dòng)等人員資料應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中調(diào)整，確保系統(tǒng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；C．ERP系統(tǒng)設(shè)專人設(shè)密管理，防止資料的丟失、竊取等情況發(fā)生。（二）檔案收集、歸檔、鑒別整理1．收集（1）各人事檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案的收集，隨時(shí)了解和掌握形成人事檔案材料源的信息，溝通渠道，及時(shí)全

4、面地收集人事檔案材料；（2）認(rèn)真審核收集的材料，發(fā)現(xiàn)歸檔的材料不符合書寫要求、材料不齊全、內(nèi)容不真實(shí)、手續(xù)不完備等，應(yīng)及時(shí)通知材料部門補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)，形成材料部門應(yīng)按規(guī)定認(rèn)真辦理；（3）建立“收集檔案材料登記簿”和“缺少檔案登記簿”，對(duì)缺少檔案材料要及時(shí)查詢、收集，以確保人事檔案內(nèi)容的全面完整。（4）除日常隨時(shí)收集歸檔材料外，每年二、三月份集中收集歸檔材料一次。2．歸檔歸檔要求：應(yīng)歸檔的文件材料要齊全、完整，保持文件的形成規(guī)律和文件之間的歷史聯(lián)系，使案卷能正確反映個(gè)人的基本情況面貌，便于保管和利用；3．鑒別、整理（1）凡收到的人事檔案材料

5、必須經(jīng)過認(rèn)真審查、鑒別，符合國家《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求的，才能歸檔；（2）整檔人員必須熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能；（3）整理工作中，不得私自涂改、抽取或偽造人事檔案材料；（4）整理過的人事檔案要做到鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求；（5）人事檔案的整理工作要經(jīng)常進(jìn)行，建檔后要堅(jiān)持每年對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行一次裝訂入卷工作。（三）檔案借閱、查閱、保護(hù)1．無關(guān)人員不準(zhǔn)隨意借閱、查閱個(gè)人人事檔案材料，因公借閱、查閱，必須辦理登記手續(xù)，并由人事檔案管理部門

6、負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，詳細(xì)寫明借閱人姓名、所借檔案種類、內(nèi)容數(shù)量、借閱時(shí)間并親筆簽名。歸還時(shí)應(yīng)及時(shí)注銷；2．查閱利用檔案資料，一般應(yīng)在檔案室閱讀，需復(fù)制、借出的資料，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可辦理復(fù)制、借出登記手續(xù)，需要交回的必須在限定的時(shí)間內(nèi)歸還；3．借閱者必須愛護(hù)檔案資料，不準(zhǔn)隨意拆卷，污損或在文件上劃道、圈點(diǎn)，不得任意轉(zhuǎn)借、私自摘錄、翻印等；4．檔案管理員對(duì)查閱、借出過的檔案應(yīng)詳細(xì)檢查是否污損、丟失，及時(shí)歸檔。（四）保管、保密1．牢固樹立安全保密觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》；2．本公司的人事

7、檔案資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、報(bào)表等重要材料，嚴(yán)禁向無關(guān)人員傳播，更不準(zhǔn)偷竊；3．人事檔案資料設(shè)專人管理，嚴(yán)格控制檔案去向，防止丟失泄密；4．存放檔案必須用鐵制檔案櫥，上鎖保存，檔案櫥和檔案的排列要整齊劃一存放，方便利用。5．庫房（或檔案櫥）內(nèi)“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設(shè)施要齊全，保持規(guī)定的適宜溫度。安全防護(hù)設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查，杜絕隱患。6．檔案管理員不得在庫房內(nèi)會(huì)客、閑聊或自帶他人參觀庫房。離開庫房時(shí)要及時(shí)關(guān)燈、鎖好門窗，確保安全。7．違犯上述規(guī)定，造成檔案損失或毀壞的，將追究相關(guān)人員責(zé)任并給予處罰。四、相關(guān)/支持文件----五

8、、附錄-----會(huì)審人李志亭、姜林亭、王芳、劉紅霞、丁楠、鐘桂香、王小東、于宇修改記錄修改狀態(tài)修改標(biāo)注人修改標(biāo)注日期備注R1R2R3　窗體頂端窗體底端