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1、關于建設數字化檔案管理思索 隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。信息技術及信息產業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。加強檔案信息化建設，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展，加速檔案管理現代化的客觀要求，是發(fā)展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路，是為廣大人民群眾服務的重要舉措，對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用和價值
2、，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果不重視檔案室數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。6檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間
3、建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按
4、照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。6數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發(fā)展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運
5、作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業(yè)務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。檔案數字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務管理、檔案數字化采集系統(tǒng)和數字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節(jié)點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。日常業(yè)務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還
6、有一些依然用傳統(tǒng)的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。6檔案的數字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。數
7、字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標志?，F代網絡技術的快速發(fā)展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時空的局限，在空問上實現異地歸檔
8、、查詢，在時間上真正實現
