記錄和記錄管理控制程序.doc

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1、行業(yè)資料：________記錄和記錄管理控制程序單位：______________________部門：______________________日期：______年_____月_____日第1頁(yè)共6頁(yè)記錄和記錄管理控制程序1目的本程序用于標(biāo)識(shí)、保存和處置職業(yè)健康安全記錄，為職業(yè)健康安全管理體系的有效運(yùn)行提供真實(shí)的證據(jù)和信息。2范圍適用于本礦與職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)記錄和管理。3職責(zé)3.1企管科是職業(yè)健康安全記錄的主管部門，負(fù)責(zé)記錄的管理和監(jiān)督檢查。3.2各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的填寫、收集、保管、標(biāo)識(shí)和管理。4工作流程4.1記錄表格的設(shè)計(jì)與要求4.1.1

2、記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。4.1.2記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計(jì)整理。必要時(shí)，在某些較復(fù)雜的記錄表格中要有填寫說明。4.13記錄表格由記錄產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人審批，多部門使用的由業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人審批。4.1.4記錄表格編號(hào)按《職業(yè)健康安全管理體系文件編號(hào)規(guī)則》執(zhí)行。4.2記錄的填寫、收集、整理4.2.1記錄必須用鋼筆填寫，做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫及時(shí)。表格中的所有項(xiàng)目必須按規(guī)定填寫。第4頁(yè)共6頁(yè)4.2.2職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。4.2.3記錄一般為文字記錄形式，也可以采用磁盤

3、、電子媒體或其他媒介等。4.3記錄的貯存和保管4.3.1記錄由產(chǎn)生部門保存，填寫人記錄完畢定期交付保存者。4.3.2記錄保存者確保收集記錄的連續(xù)性，不得缺損和丟失。4.4記錄的查閱外來(lái)人員查閱記錄，須經(jīng)管理者審批后方可進(jìn)行。4.5記錄差錯(cuò)的修正和空格的要求4.5.1當(dāng)記錄存在筆誤和計(jì)算差錯(cuò)時(shí)，只允許劃改（在差錯(cuò)處劃一道橫線），并在修正處加蓋修改人員印章或簽名。4.5.2當(dāng)有空格時(shí)，應(yīng)在空白處劃一道斜線/表示此處無(wú)內(nèi)容。4.6表格的修改，4.6.1當(dāng)表格不能滿足要求時(shí)，記錄產(chǎn)生部門應(yīng)重新設(shè)計(jì)表格，并執(zhí)行4.1條款。4.6.2新表格到位后，表格發(fā)放部門應(yīng)將作廢的表格收

4、回處理。4.6.3每月5日前表格發(fā)放部門將新增表格和作廢表格清單上報(bào)企管科。4.7記錄的處理記錄超過保存期，由保管部門列出清單，填寫《記錄處理申請(qǐng)單》，由企管科批準(zhǔn)后，處理如下：4.7.1需留著參考的，在記錄的首頁(yè)上加蓋作廢印章，分開保存。4.7.2其余記錄由保管部門銷毀，企管科監(jiān)督執(zhí)行。第4頁(yè)共6頁(yè)第4頁(yè)共6頁(yè)記錄的內(nèi)容與編制(1)職業(yè)安全健康記錄的內(nèi)容一般包括以下幾個(gè)方面：①記錄名稱：簡(jiǎn)短反映記錄對(duì)象。②記錄編碼：編碼是每種記錄的識(shí)別標(biāo)記，每種記錄只有一個(gè)編碼。③記錄順序號(hào)：順序號(hào)是某種記錄中每張記錄的標(biāo)記，若記錄為成冊(cè)票據(jù)，則引有流水序號(hào)可視為記錄序號(hào)。④記

5、錄內(nèi)容：按記錄對(duì)象的要求，確定記錄編寫內(nèi)容。⑤記錄人員：包括記錄填寫人、會(huì)簽人、審批等。⑥記錄時(shí)間：按活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間填寫，一般應(yīng)寫清年、月、日。⑦記錄單位名稱。⑧保存期限與保管部門。(2)編制要求第5頁(yè)共6頁(yè)①要求做到記錄完整能清楚反映職業(yè)安全健康活動(dòng)全過程的有關(guān)信息，在設(shè)計(jì)表格時(shí)，應(yīng)充分注意到這一點(diǎn)。②在設(shè)計(jì)記錄表格時(shí)、必須遵循簡(jiǎn)單實(shí)用的原則，即內(nèi)容能在一張表格內(nèi)記錄完整的，決不設(shè)計(jì)成兩張表格，在記錄中不應(yīng)出現(xiàn)與職業(yè)安全健康活動(dòng)無(wú)關(guān)的內(nèi)容或重復(fù)的內(nèi)容。一張表格中若只需填寫50％以下空格就算完成時(shí)，這張表格設(shè)計(jì)是不夠合理的；若表格表達(dá)不清又需另作文字補(bǔ)充時(shí)，表格的

6、實(shí)用性也需要改進(jìn)。③在編制程序文件和作業(yè)文件的同時(shí)，應(yīng)分別編制與其相適應(yīng)的記錄表格，方法是：首先要將記錄的內(nèi)容一一列出，然后根據(jù)所列的內(nèi)容編制表格，必要時(shí)可將必要的表格附在相應(yīng)文件的后面。④匯總所有記錄表格，企業(yè)有關(guān)部門進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)，應(yīng)從職業(yè)安全健康管理體系的整體性出發(fā)，對(duì)表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、格式的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性等方面進(jìn)行審核。審核并做相應(yīng)修改后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。⑤將所有表格統(tǒng)一編號(hào)，匯編成冊(cè)發(fā)布執(zhí)行。必要時(shí)，對(duì)某些較復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。第5頁(yè)共6頁(yè)行業(yè)資料本文至此結(jié)束，感謝您的瀏覽!（資料僅供參考）下載修改即可使用第6頁(yè)共6頁(yè)