記錄管理控制程序

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1、記錄管理控制程序編號：GIT-QP-02版次：A/01.0目的本程序?qū)|(zhì)量管理體系所要求的記錄規(guī)定了標識、收集、編目、借閱、貯存、防護、歸檔和處理等控制的要求，從而為公司運營進行服務(wù)、滿足公司產(chǎn)品質(zhì)量要求和質(zhì)量管理體系的有效運行提供信息和證據(jù)。2.0適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系要求的質(zhì)量記錄，質(zhì)量記錄分為業(yè)務(wù)用表和業(yè)務(wù)用表以外的其它質(zhì)量記錄，后者稱之為質(zhì)量體系運行記錄。3.0職責(zé)3.1公司公室負責(zé)對體系運行質(zhì)量記錄進行總體控制，確保本系統(tǒng)所產(chǎn)生的體系運行質(zhì)量記錄得到收集、標識和保存。3.1.1編制記錄并制定統(tǒng)一標識、規(guī)定保存期限，對公司記

2、錄進行歸口管理和控制，列出公司《記錄清單》3.1.2公司質(zhì)量管理體系策劃、運行所需求的記錄，如管理評審、內(nèi)部審核、質(zhì)量跟蹤信息、有關(guān)數(shù)據(jù)分析及糾正和預(yù)防措施等有關(guān)記錄。3.2各職能部門負責(zé)人批準本部門編制的記錄格式，并報公司辦公室備案，同時設(shè)專人擔(dān)任資料員，負責(zé)收集、整理、保管本部門的記錄。3.3各部門負責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的收集、傳遞、編目、貯存、保管、歸檔。4.0工作程序4.1記錄范圍4.1.1按使用要求，記錄分成兩大類：質(zhì)量管理體系運行中要求的記錄，如管理評審、內(nèi)部審核等過程中所要求的記錄；產(chǎn)品設(shè)計生產(chǎn)過程中為保證產(chǎn)品質(zhì)量要求的記錄，如產(chǎn)品生產(chǎn)的

3、過程控制和質(zhì)量檢查等。4.1.2記錄可以是文字（包括表格等），也可以是電腦軟件和各種媒體。4.2記錄工作流程記錄編制記錄編號記錄領(lǐng)用查詢記錄存檔記錄流轉(zhuǎn)提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批保存銷毀4.3記錄的標識編號記錄的標識編號按《文件管理控制程序》文件執(zhí)行。4.4記錄填寫要求4.4.1記錄以書面文字和表格形式為主，也可采用其他媒體形式，如：照片、磁盤、光碟、計算機軟件等。4.4.2所有的質(zhì)量記錄均應(yīng)及時、真實、完整、準確；字跡清晰、書寫規(guī)范、基本內(nèi)容齊全，能分清種類和名稱，每份記錄均應(yīng)有記錄人員簽名及日期，一般采用鋼筆、簽字筆或圓珠筆填寫。4.4.3所有的質(zhì)量記

4、錄中的內(nèi)容和數(shù)據(jù)均不允許隨意涂改，若因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)用橫線劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并在更改后簽名確認，更改內(nèi)容應(yīng)清晰并能識別原記錄。4.5記錄保存、保護4.5.1各部門必須把本部門所有記錄分類，依日期順序收集整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清楚、文字記錄字跡清晰。并按規(guī)定的期限保存記錄，對應(yīng)歸檔的記錄，主動交辦公室保存歸檔；4.5.2公司辦公室所編《記錄清單》，將公司所有與記錄有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、版本、保存期、使用部門等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本（空白）。各部門將本部門使

5、用的記錄清單作為部門崗位作業(yè)的附錄，并匯總本部門的記錄原始樣本（空白）；4.5.3公司辦公室將半年結(jié)束前檢查一次各部門記錄的使用、管理情況。4.6記錄發(fā)放、借閱和復(fù)制4.6.1各部門填寫《文件收發(fā)登記表》，向公司辦公室領(lǐng)用所需記錄空白表；4.6.2各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準，并填寫《文件借閱登記簿》，由記錄管理人員登記備案。4.7記錄的銷毀處理記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由公司檔案管理人員列出文件銷毀清單，交部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。5.0相關(guān)文件《文件管理控制程序》6附

6、件和記錄6.1質(zhì)量記錄管理總清單6.2環(huán)境記錄管理總清單6.3記錄管理清單6.4記錄索引目錄6.5記錄借閱登記表6.6過期記錄銷毀記錄記錄管理清單序號記錄名稱編號記錄人保管人保管期限備注編制：批準：年月日記錄索引目錄序號記錄名稱編號備注記錄借閱登記表序號記錄名稱編號借閱人批準人借閱日期歸還日期過期記錄銷毀記錄編號：記錄名稱記錄編號生成部門生成時間保存期限批準人處理情況：執(zhí)行人見證人年月日過期記錄銷毀記錄編號：記錄名稱記錄編號生成部門生成時間保存期限批準人處理情況：執(zhí)行人見證人年月日xxxxx有限公司2012-3-28