資源描述：
《對社保業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理思索》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內容在應用文檔-天天文庫。
1、對社保業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理思索 社會保險業(yè)務紙質檔案是形成于社會保險業(yè)務經(jīng)辦活動的第一手材料，它反映了參保對象的重要信息和社會保險經(jīng)辦機構業(yè)務辦理工作的基本過程。但是，目前檔案管理仍采用框架式紙張保存和目錄式管理的傳統(tǒng)保存方式，多年來都沒能從傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式中走出來。這種模式不僅管理成本高、庫房空間占量大，而且保管時易損壞，最主要是查閱和利用非常不便。雖然部分單位使用計算機管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，檔案本身仍以紙張等傳統(tǒng)形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行。而且，從本質上看，機讀檔案目錄并不是檔案，僅僅只是一種檢
2、索工具，只是為了實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的快速檢索，利用者并不能查閱檔案全文。因此，這不僅不適應信息化飛速發(fā)展的要求，更制約了社保管理水平的進一步提高。對此，筆者認為社保紙質檔案數(shù)字化管理是社會保險工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然要求。一、社保業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點（一）標準統(tǒng)一，要求規(guī)范6將社會保險業(yè)務紙質檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業(yè)務紙質檔案化管理標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質檔案管理中的標準不統(tǒng)一、內容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質量不高等
3、問題。（二）即時采集，隨時歸檔實行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務辦結后立即將紙質資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質資料的歸檔率和完整率。（三）易于管理，查閱方便電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節(jié)約了人力和財力，管理起來十
4、分方便。聯(lián)機后凡是在經(jīng)過授權的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經(jīng)辦機構基礎管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。（四）監(jiān)控前移，方便考核6由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節(jié)你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業(yè)務資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎工作的質量。同時為內部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面
5、資料情況直接在計算機上就可實現(xiàn)，無需再到業(yè)務員或檔案室調取資料檢查。二、實現(xiàn)社保業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理的可行性（一）取材容易，采集便捷對于社會保險業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質資料轉換成電子數(shù)據(jù)。紙質資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的社會保險業(yè)務資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當?shù)牟樵儜孟到y(tǒng)便可順利運行。（二）投資不大，技術不難社會保險業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身社會保險業(yè)務檔案工作的要求，借助外部技術人員的力量，可以成
6、功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。（三）容易普及，實用性強軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質檔案掃描進計6算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡版的社會保險業(yè)務檔案管理軟件，通過授權可以實現(xiàn)系統(tǒng)內網(wǎng)中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業(yè)務檔案資料，實現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。三、實行社保業(yè)務紙質檔案數(shù)字化管理應
7、注意的幾個問題（一）加強紙質資料審核資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個基礎環(huán)節(jié)，準備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴重無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；折皺不平影響掃描質量的原件應先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。（二）加強數(shù)據(jù)質量控制與管理6對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質量檢查人員把關，檢查掃描數(shù)據(jù)質量是否符合最終存儲歸檔標準。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人
8、工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃
