實施檔案數(shù)字化管理幾點思索

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1、實施檔案數(shù)字化管理幾點思索　　隨著經(jīng)濟社會迅速發(fā)展，檔案管理數(shù)字化、信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。1檔案數(shù)字化管理的特點1.1占用空間小、儲藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運用先進的數(shù)字存儲技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別的數(shù)據(jù)，通過計算機等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶。占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫能存儲大量的信息資源，打破了原來紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及。同時，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了信息共享，用戶通過數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心。1.2實現(xiàn)了管理模式自動化。通過設(shè)計出合理的程序，各種檔案

2、信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無需人工鑒別再分門別類地運輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。1.34查詢資料更加快捷。使用數(shù)字化檔案館，短時間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫中存儲的相關(guān)信息。更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過網(wǎng)絡(luò)將信息自動呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時隨地方便快捷地查閱信息，省時省力，提高了工作效率。1.4不同地域

3、、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。2檔案數(shù)字化管理中存在的問題2.1缺少資金支持。任何新設(shè)備、新技術(shù)的更新都需要強有力的資金支持。建設(shè)數(shù)字化檔案館所需的設(shè)備，一是費用高；二是設(shè)備更新淘汰比較快，隨著科技的不斷發(fā)展，電子設(shè)備更新的周期不斷縮短；三是設(shè)備使用磨損影響使用年限，檔案館要服務(wù)全社會的查閱需求，使用人數(shù)多，必然影響設(shè)備的使用壽命。2.24缺乏專業(yè)化管理人才。目前，大部分檔案館在檔案管理信息化人才隊伍的建設(shè)上力度不夠。在人才結(jié)構(gòu)上，既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知

4、識、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的職工兼管。并且，大多數(shù)檔案館管理人員普遍存在年齡偏大、計算機操作不夠熟練、對數(shù)字化檔案館的相關(guān)知識一知半解等問題。檔案館在社會上的地位不高，很難吸引優(yōu)秀人才進入檔案館發(fā)展，甚至連內(nèi)部的優(yōu)秀人才也因此外流。2.3存在重復(fù)建設(shè)。許多檔案館都存在各自為政問題，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃布局。各個地區(qū)獨立建設(shè)數(shù)字化檔案館，其信息資源大多處于各自獨立和相對分散的狀態(tài)，從而造成數(shù)字資源重復(fù)建設(shè)，使大部分檔案館資源基本雷同，沒有顯示出各個檔案館的館藏特色和優(yōu)勢，造成資源的巨大浪費。3加強

5、檔案數(shù)字化管理的幾點措施3.1增加資金投入，確保硬件設(shè)備齊全。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案館數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)和根本，要實現(xiàn)數(shù)字化，必須確保硬件建設(shè)，而這一整套設(shè)備的購入就需要雄厚的資金作后盾。此外，數(shù)字化檔案館主要以數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用為主，其最終目的是最大限度滿足查閱者訪問網(wǎng)上資源和館藏資源的需求，因此，在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時，應(yīng)充分考慮到其先進性、適用性、經(jīng)濟性，以便及時擴展和易于維護，要根據(jù)本地區(qū)特點，研制開發(fā)簡單、便于操作的管理系統(tǒng)。3.24加強管理人員隊伍建設(shè)。一是定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，有目的有計劃地選派技術(shù)骨干去參加數(shù)字化專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)和研討會，不斷學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)、新技能。二是大力引進高素質(zhì)的專

6、業(yè)技術(shù)人才。館員不僅具有檔案館學(xué)、情報學(xué)以及相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識，還需要計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等相關(guān)的知識，因此，檔案館應(yīng)通過各種方式建立起能留住高層次人才的待遇機制。三是把數(shù)字化檔案館建設(shè)納入城市現(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中。一個設(shè)施先進，數(shù)據(jù)資源豐富的檔案館不僅可以更好地服務(wù)大眾，更能彰顯一個城市的品位，因此，要盡可能地創(chuàng)造條件，推進數(shù)字化檔案館的發(fā)展。3.3實現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，最大限度地實現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫、聯(lián)機檢索等手段，實現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。加強對檔案數(shù)字化

7、管理研究，對實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的現(xiàn)代化檔案館發(fā)展具有重大意義，要進一步加快數(shù)字化檔案館建設(shè)和相關(guān)制度完善，提高數(shù)字化檔案館工作人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，把好檔案館信息和服務(wù)質(zhì)量關(guān)，積極發(fā)揮數(shù)字化檔案館在現(xiàn)代城市建設(shè)過程中的作用，進一步加快智慧城市建設(shè)步伐。（作者單位：濮陽新區(qū)籌備組來稿日期：2013-06-17）4