歸檔文件資料整理要求規(guī)范.doc

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1、實用文檔歸檔文件整理規(guī)范(DB36/T380—2016)1　范圍本標準規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標準適用于江西省各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。2　規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T13

2、-1994檔號編制規(guī)則DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范3　術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。3.1　?歸檔文件archivaldocument(s)立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。3.2　件item歸檔文件的整理單位。3.3　?整理arrangement將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)

3、換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。實用文檔1.1　檔號archivalcode在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。2　整理原則2.1　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2　歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3　歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。2.4　歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3　一般要求3.1　組件（件的組織）3.1.1　件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一

4、件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）分開獨立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。3.1.2　件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前

5、，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3.2　分類3.2.1　立檔單位應(yīng)按歸檔文件的某些特征對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。3.2.2　歸檔文件一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類法進行三級分類。立檔單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較健全，職責分工比較明確的，采用年度—機構(gòu)—保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機構(gòu)比較簡單或職能交叉不便于按機構(gòu)分類的，采用年度—問題—保管期限分類法；規(guī)模較小

6、，年度形成歸檔文件數(shù)量少的或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限分類法進行兩級分類。實用文檔a)按年度分類將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。b)按機構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(gòu)(或按其內(nèi)容所反映的問題)分類。同一全宗，機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇

7、其一適用，不能同時采用。采用機構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入單位承辦部門或綜合部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。c)按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。依據(jù)本單位制定的檔案保管期限表，對歸檔文件進行分類。1.1　排列1.1.1　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。1.1.2　同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。1.1.3　會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。1.2　編號1.2.1　歸檔文件應(yīng)依分類方案

8、和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。1.2.2　檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-機構(gòu)（問題）代碼-保管期限代碼-件號。檔案門類代碼與年度之