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1、淺議新時期計生檔案管理存在問題和對策 中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A人口計生檔案是具有保存和查考利用價值的真實歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料記錄，是做好人口和計劃生育工作的基礎(chǔ)。隨著人口和計劃生育工作的法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，人口計生檔案管理工作面臨著更高的挑戰(zhàn)。探索新時期下計生檔案管理工作的存在問題、解決途徑、實現(xiàn)辦法，進(jìn)一步提高計劃生育檔案管理水平，對更好的開展人口和計劃生育工作具有積極意義。新時期計生檔案管理工作中存在的問題1.不能認(rèn)識到檔案管理工作重要性6人口計生檔案
2、資料是人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源，通過分析、處理其中的數(shù)據(jù)，可有效統(tǒng)籌工作計劃，明確工作重點，量化工作目標(biāo)，為人口計劃生育決策提供數(shù)字依據(jù)。通過檔案的建立與完善，計生工作部門可尋求更好的管理辦法為育齡婦女和流動人口提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但實際工作中仍有許多計生工作人員甚至部分領(lǐng)導(dǎo)干部尚未意識到計生檔案管理工作的重要性：部分領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為計生檔案毫無實際意義，與計生工作并無直接關(guān)系；部分計生檔案管理人員思想松懈，責(zé)任感缺失，工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時的情況時有發(fā)生。與此同時，計劃生育“一票
3、否決”制度的實行導(dǎo)致少數(shù)單位漏報、瞞報單位內(nèi)部臨時工、停薪留職和下崗人員生育節(jié)育情況，極少數(shù)單位甚至存在造假文件、假資料、假證明等現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p壞了計生檔案資料的真實性。2.管理手段老舊，管理制度不健全目前，社會已進(jìn)入信息化時代，檔案管理也進(jìn)入了電子時代。但計生檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多采用傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，導(dǎo)致計生檔案查信息單一、查閱不變、更新滯后閱困難，難以全面反映計劃生育工作情況?？h以下的基層人口計生檔案室普遍沒有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，沒有添置必要的檔案
4、保管設(shè)備，多數(shù)縣人口計生單位的檔案室存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象，由此造成檔案資料的污損、丟失等不可挽回的損失。3.人員素質(zhì)低，缺少培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會6計生檔案管理人員多由老、弱、病的女同志擔(dān)任，學(xué)歷水平低、理論知識差、專業(yè)素質(zhì)低、實際操作水平低，工作多被動。同時，絕大多數(shù)基層計生部門并沒有專門配備檔案管理人員，計生檔案管理人員多為兼職，人員變動率高，檔案交接不完全、問題清理不徹底以及檔案資料的散失等問題嚴(yán)重，影響了檔案的完整統(tǒng)一。而且，人口計生部門多注重提高技術(shù)服務(wù)專業(yè)人員的素質(zhì)和能力，對檔案
5、管理人員的要求很低，很少組織業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，因此大多數(shù)檔案管理人員思想觀念和管理水平嚴(yán)重落后，管理方法缺乏創(chuàng)新，人才斷層現(xiàn)象嚴(yán)重。4.經(jīng)費緊張，嚴(yán)重缺乏技術(shù)指導(dǎo)新時期下，計生檔案工作需要與時俱進(jìn)，實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，人口計生部門經(jīng)費緊張，主要依靠財政撥款，經(jīng)費來源中沒有檔案建設(shè)專設(shè)資金，而基層計生部門計劃生育檔案的信息化管理必須增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，如何取得資金支持是一道難題。同時，檔案信息化建設(shè)也會帶來許多新問題，最大的問題是如何正確操作高度專業(yè)化的系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)
6、計生檔案由紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變。而計生檔案相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技能培訓(xùn)的缺乏已成為制約人口計生部門檔案信息化工作上水平的主要瓶頸。二、計生檔案管理工作的管理及對策隨著計劃生育工作的深入開展，計劃生育檔案質(zhì)量管理工作的重要性也越來越凸顯。在新時期，如何積極適應(yīng)現(xiàn)代計劃生育檔案管理的需求，解決目前存在的種種問題，探索規(guī)范化、信息化的檔案管理模式，是擺在計劃生育管理者面前的重大問題。1.宣傳、普及法律，提高檔案管理意識6計生檔案具有十分重要的作用，但是計生干部特別是基層領(lǐng)導(dǎo)干部普遍缺乏這樣的認(rèn)識。因此，要
7、開展多形式、廣泛持久的檔案管理法規(guī)宣傳、普及活動，不斷普及《檔案法》等法律法規(guī)，切實提高各級計生干部的思想認(rèn)識和檔案法治認(rèn)識。同時，在檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快轉(zhuǎn)變角色，由檔案保存者變成檔案管理者，努力提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.實行管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，分級管理計生檔案要建立完善檔案管理制度，具體落實責(zé)任，明確專人，強(qiáng)化管理，實現(xiàn)計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。要建立完善計生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成由上而下、縱橫交錯、配合聯(lián)動的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，各縱向線要相互影響，相互作用，
8、相互監(jiān)督，相互制約。各地區(qū)成立人口和計劃生育管理領(lǐng)導(dǎo)小組，全面領(lǐng)導(dǎo)地區(qū)內(nèi)檔案管理工作；人口和計劃生育局科室是關(guān)鍵，要多途徑收集、整理計生檔案；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村的計生管理人員要明確責(zé)任，統(tǒng)計好第一手資料，做好計生檔案的基礎(chǔ)工作。各級要分工協(xié)作，嚴(yán)明責(zé)任，切實管理好計生檔案。3.強(qiáng)化培訓(xùn)，提高計生檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)6為提高計生檔案管理工作水平必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此，要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，選調(diào)技術(shù)人員親臨基層開展業(yè)
