文書檔案整理方法

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1、檔案業(yè)務知識培訓2013.3-21-目錄第一章什么是檔案一、什么是檔案二、檔案的形成者是誰三、檔案的本質(zhì)屬性四、檔案的形式多種多樣五、檔案的作用第二章歸檔文件整理規(guī)則一、需要明確的幾個基本概念1、什么是歸檔文件2、什么是歸檔文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、確立文件的收集（歸檔）工作2、歸檔文件的收集要求與方法三、歸檔文件整理需要把握的四點要素1、歸檔文件整理要做到四個分開四、歸檔文件的裝訂1、文件裝訂前對歸檔文件進行必要的修整2、裝訂要以“件”為單位-21-3、確定裝訂順序4、裝訂方式和要求五、歸檔文件的分類1、確定分類方法2、制定分類方案3、文件實體分類六、歸檔

2、文件的排列七、歸檔文件的編號1、蓋印文件歸檔章2、填寫歸檔章八、歸檔文件的編目1、編制《文書檔案歸檔文件目錄》2、裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》九、裝盒1、文件裝盒要求2、填寫備考表、盒脊、封面3、檔案盒盒脊填寫要求第三章機關(guān)檔案工作需要把握的幾個基本原則-21-什么是檔案一、什么是檔案？檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄二、檔案的形成者是誰？檔案是由官方機構(gòu)、半官方機構(gòu)、非官方機構(gòu)以及一定的個人、家庭和家族形成的。三、檔案的本質(zhì)屬性是什么?檔案

3、具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。四、檔案的形式多種多樣。檔案的形式多種多樣，包括載體、制作手段、表現(xiàn)方式等。1、從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等；-21-2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；3、從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。4、根據(jù)我們在現(xiàn)實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章

4、檔案等。5、另外對于一些專業(yè)性、業(yè)務性較強的業(yè)務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等。(我們常說的業(yè)務主體檔案）五、檔案的作用是什么？一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。-21-歸檔文件整理規(guī)則第一章需要明確的幾個基本概念一、什么是歸檔文件？是指：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、什么是歸檔文件整理？就是：將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。三、什

5、么是“件”？就是：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來文與復文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊為一件。-21-第二章文件的收集工作一、確立文件的收集(歸檔)范圍凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：1、本單位制發(fā)的正式文件(包括代上級機關(guān)起草的文件)。是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。2、外單位的來文。需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)同級機關(guān)的文件材料;下級機關(guān)報送的重要文件材料

6、。3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內(nèi)：1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構(gòu)沿革等。2、有黨和國家領(lǐng)導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信3、還有就是機關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機關(guān)領(lǐng)導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：二、歸檔文件的收集要求與方法-21-1、歸檔文件的收集要求：(1)要齊全完整。本單位的發(fā)文要簽發(fā)手續(xù)齊全,正文與底稿(或發(fā)文稿紙)齊全；會議記錄要有時間,地點,參加對象,記錄人,會議主要內(nèi)容。(2)用紙要規(guī)范。特

7、別是記錄本,不能用小于16K的普通練習本,應選擇16K或A4用紙，過小的要進行粘貼。(3)要求使用耐久的字跡材料,如黑墨水,紅印泥,激光打印。不能用圓珠筆,復寫紙,傳真紙,色帶打印等不耐久的字跡材料。2、收集方法：定期收集與平時收集相結(jié)合,要主動收集,還要把好發(fā)文關(guān),要有規(guī)范的文書處理程序，將內(nèi)部機構(gòu)涉及的科室文件全部收集齊全。第三章歸檔文件整理需要把握的四點要素一、歸檔文件整理要做到四個分開。1、歸檔與不歸檔的文件材料分開收集來的文件并不是每一份都要歸檔的,我們要糾正兩種錯誤認識,一是有文