文書檔案的整理方法和步驟

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1、第三部分文書檔案的整理方法和步驟文書檔案的整理方法包括立卷的整理和歸檔文件整理兩種方法立卷整理的方法和步驟一、確定分類方案u分類是文書檔案整理工作中必不可少的基本步驟。u根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置分類方案。復(fù)式分類法1、年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法2009年：辦公室……永久、30年、10年業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年指導(dǎo)處……永久、30年、10年2010年：辦公室……永久、30年、10年業(yè)務(wù)處……永久、30年、10年指導(dǎo)處……永久、30年、10年2011年：……復(fù)式分類法年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法永久30年10年2009年：辦公室……1-1011

2、-2021-30業(yè)務(wù)處……31-4041-5051-60指導(dǎo)處……同上2010年：辦公室……業(yè)務(wù)處……同上排列指導(dǎo)處……2011年：……復(fù)式分類法2、年度—問題—保管期限分類法2009年：黨群類……永久、30年、10年業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年行政類……永久、30年、10年2010年：黨群類……永久、30年、10年業(yè)務(wù)類……永久、30年、10年行政類……永久、30年、10年2011年：……復(fù)式分類法3、保管期限—年度—問題分類法永久：2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年……30年：2009年……黨

3、群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年……10年：2009年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2010年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類2011年……復(fù)式分類法4、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法永久：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年……30年：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年……10年：2009年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2010年辦公室、業(yè)務(wù)處、指導(dǎo)處……2011年……保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法u不管采用哪種分類方法，同一全宗應(yīng)保持分類

4、方案的一致性。要做到類別設(shè)置合理，各類之間界限清楚，歸類準(zhǔn)確。二、鑒定u確定文件是否留存，剔除沒有保存價值的文件材料u確定留存文件的保管期限：永久、30年、10年三、立卷及卷內(nèi)文件排列根據(jù)一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征把具有密切聯(lián)系的若干文件組合成一個案卷，立卷的原則就是便于查找、利用和保管。u立卷方法：按公文的主要特征組卷：問題、時間、責(zé)任者、名稱按公文類型組卷會議、案件、信訪、簡報u避免出現(xiàn)以下情況：歸檔的文件不齊全完整歸檔過細(xì)、重復(fù)歸檔雜卷u卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問

5、題、文件的重要程度、時間等方法排列。u無論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。即：u正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)印件在后；u轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復(fù)在前，請示在后；u有文件處理單的，放在最前面；u方針政策性公文在前、業(yè)務(wù)性公文在后；u上級機(jī)關(guān)公文在前、本機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)公文在后；u案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后等。四、文件修整u修裱破損文件u復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件u超大紙張折疊u去除易銹蝕的金屬物(見圖示)五、編頁u編頁（

6、1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼用鉛筆編寫。（2）頁碼用阿拉伯?dāng)?shù)字，每卷從“1”開始流水編制。（3）文件正面頁碼編寫在右下角，文件反面頁碼編寫在左下角。見圖示（4）案卷中如有領(lǐng)導(dǎo)批示的便條，便條上端應(yīng)粘貼在卷頁中，并需另編頁碼。見圖示u（5）文書檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關(guān)材料，應(yīng)裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標(biāo)注內(nèi)容、數(shù)量和頁號。（圖示）填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄放在卷首，填寫時應(yīng)使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水。六、編制案卷封皮和備考表u案卷封皮：u立檔單位名稱u機(jī)構(gòu)（部門）名稱u題名u文件形成時間

7、u保管期限u卷內(nèi)件數(shù)、頁數(shù)u案卷順序號如何正確擬寫案卷題名u題名文件標(biāo)題。是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，一個完整的題名應(yīng)由責(zé)任者、受文者、事由、文種、時間、地點(diǎn)組成，統(tǒng)稱六要素。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。u一般情況下，文件的題名只有一個，填寫題名項(xiàng)時應(yīng)照實(shí)抄錄。u有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號或冒號后面的部分，是對正題名進(jìn)行解釋說明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。題名案例分析（一）u沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題。u沒

8、有題名的，如信。見圖示u雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的如通知、函等。見圖示題名案例分析（二）u批辦單上的內(nèi)容視重要程度加以反映，一般在批辦單上會