檔案組卷原則和案卷的裝訂

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1、檔案組卷原則和案卷的裝訂　　[找文章到☆大☆秘☆書☆網(wǎng)(http://www.damishu.cn)一站在手，寫作無憂!] 1、質(zhì)量要求 　　1.1案卷內(nèi)文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、載體和書寫材料必須符合耐久性要求，不得用復(fù)印件代替。凡需立卷的文件村料，從擬稿、會(huì)審、審稿、簽發(fā)、編號(hào)、打字，一律使用有裝訂線的稿紙和專用打印紙。文件材料必須用毛筆、碳素墨水、鋼筆書寫，嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、純蘭墨水、鉛筆、復(fù)寫紙起草、審批、修改、打印文件材料。 　　1.2案卷厚度文字材料一般不超過15mm，圖樣材料一般不超過5

2、0mm。 　　1.3文字材料與圖樣材料分別組卷。文件材料數(shù)量少的也可合并組卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，圖樣在后；若以圖樣材料為主，文字材料是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充說明，就可圖樣在前，文字材料在后。 2、組卷的方法 組卷要便于檔案的利用和保管。 2.本公司檔案的組卷 　　同一問題、同一事件、同一次會(huì)議、同一類別的文件要一起立卷；文件的正本與原稿、請(qǐng)示與批復(fù)、正件與附件、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、文電要放在一起立卷。組卷應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 、分年度將檔案按其形成或針對(duì)的年度分開。 　　、分大類、分二級(jí)

3、類將文件按單位的職能分工分開。 　　、分級(jí)別將上級(jí)文件、本單位文件、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)，但聯(lián)系緊密的上、下級(jí)文件，如上級(jí)的批復(fù)，下級(jí)的請(qǐng)示等，應(yīng)與本級(jí)文件放在一起。 　　、分機(jī)構(gòu)將文件按其形成或承辦部門分開。外單位的要把直接主管與非主管單位分開。 、分問題將文件按其所反映的問題分開。 、分期限將文件按不同的保管期限分開。 2.2基本建設(shè)類 　　2.2.1按子項(xiàng)工程，單項(xiàng)工程，專業(yè)性質(zhì)等特征組卷 　　2.2.2前期工程中的動(dòng)遷協(xié)議書按年度組卷，不同年度的文件一般不得放在一起組卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文件組

4、卷。水、電、地質(zhì)勘探等資料分別組卷。 　　2.2.3設(shè)備儀器購置，安裝與調(diào)試，使用與維修，更新改造階段形成的文件材料，應(yīng)與設(shè)備檔案合并一起組成一卷。 3、卷宗內(nèi)文件材料的排列 　　3.1由同一個(gè)責(zé)任者關(guān)于同一問題的文件材料所組成的案卷，按重要程度或形成日期順序排列。 　　3.2由同一個(gè)責(zé)任者的不同問題文件材料所組成的案卷，按問題結(jié)合重要程度或形成日期順序排列。 　　3.3由不同責(zé)任者的文件材料組成的案卷，按責(zé)任者結(jié)合重要程度或形成日期順序排列。 　　3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

5、正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件的在前，原件在后；重要法規(guī)文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。 　　3.5請(qǐng)示與批復(fù)的排列，上級(jí)批復(fù)件排在前，本單位請(qǐng)示在后。 　　3.6本單位轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)、通報(bào)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件，上級(jí)原文、下級(jí)報(bào)告放在本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)之后。 　　3.7會(huì)議文件的排列，公司黨支部、行政、會(huì)議記錄按時(shí)間順序排列；公司黨員會(huì)、職代會(huì)等每次會(huì)議為整體，會(huì)議通知，工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要，決議排在前，其它排在后。 4、

6、編寫頁號(hào)要求 　　4.1組卷前要去掉文件中的空白紙張，單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)，圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。 4.2折迭的大張文件材料編一個(gè)號(hào)。 　　4.3復(fù)印文件與原文件統(tǒng)一組卷、統(tǒng)一編號(hào)， 　　4.4對(duì)不裝訂的圖樣在每張圖紙的右下角用鉛筆編號(hào)。 　　注：不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件上加蓋件號(hào)章。 5、卷內(nèi)目錄填寫要求 　　5.1順序號(hào)，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；正文和附件、正文和底稿，都應(yīng)編一個(gè)順序號(hào)。 　　5.2文件編號(hào)，填寫發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即

7、照實(shí)抄錄、代字、年度、順序號(hào)。 　　5.3責(zé)任者：寫制發(fā)件的組織者或個(gè)人、填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者之一時(shí)則必須抄錄立檔單位名稱。 　　5.4文件標(biāo)題欄，按原標(biāo)題填寫；沒有標(biāo)題的需根椐文件內(nèi)容，重新擬定標(biāo)題并加[]；正文和附件要分別寫出標(biāo)題；簡報(bào)的每一期應(yīng)分欄填寫標(biāo)題內(nèi)容；會(huì)議記錄要分次填寫，標(biāo)出時(shí)間內(nèi)容。 　　5.5歸檔文件時(shí)間欄，填文件產(chǎn)生日期和落款蓋章日期；沒有落款和蓋章日期，填寫領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；轉(zhuǎn)發(fā)件填文件轉(zhuǎn)

8、發(fā)機(jī)關(guān)落款日期；年月日要寫全稱，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，中間用頓號(hào)分開。 　　5.6頁號(hào)欄，每一份文件填寫起號(hào)，最后一份文件填寫起止號(hào)。卷內(nèi)目錄排在首頁之前，不編號(hào)。 　　5.7備考表，要填寫卷內(nèi)張數(shù)；卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、技術(shù)性差錯(cuò)、移出、銷毀等要說明的事項(xiàng)。 5.8卷內(nèi)目錄，要用鋼筆正楷書寫。 6、案卷的裝訂 　　6.1案卷可采用裝訂和不裝訂的兩種形式。文件要裝訂，圖紙可以不裝訂。