酒店工作手冊-采購部工作手冊

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第四章采購部工作手冊第一節(jié)概述及組織機構(gòu)一、概述采購部是負責(zé)編制酒店各部門物品物料的采購預(yù)算、計劃和采購等工作的重要后勤保障部門，對采購成本及采購資金進行嚴格控制,并保證酒店各部門物品物料的正常運行。結(jié)合本酒店實際，特制定此工作手冊.二、組織機構(gòu)采購經(jīng)理司機采購員第二節(jié)職位說明及崗位職責(zé)一、采購經(jīng)理崗位名稱:采購經(jīng)理直接上司：總經(jīng)理管理對象：采購員、司機具體職責(zé)：1.根據(jù)酒店各營業(yè)部門物資要求及消耗情況，編制酒店全年度的采購預(yù)算和采購計劃，報總經(jīng)理批準以后組織實施,確保各項采購任務(wù)的完成。2.建立完整的采購檔案保存制度（包括供應(yīng)商資料檔案、供應(yīng)商質(zhì)量信譽檔案、物品的價格資料檔案）3。負責(zé)與倉庫聯(lián)系，及時處理產(chǎn)品的質(zhì)量問題，協(xié)調(diào)督促供應(yīng)商及時送貨。4。協(xié)助上司比較供應(yīng)商的報價和整理供應(yīng)商資料。5.搜集各類采購物料的樣板和安排供應(yīng)商的示范工作。6。配合倉庫對物品進行驗收，確保物品符合申購的要求.7.對供應(yīng)商的各種單據(jù)進行審核和整理。8.負責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，開展員工的職業(yè)道德、法制觀念教育，完成上級分配的其它工作。素質(zhì)要求：11

11.基本素質(zhì):遵紀守法，有協(xié)調(diào)能力;有責(zé)任感，不以權(quán)謀私，保守業(yè)務(wù)機密。2。自然條件:年齡25歲以上，品貌端正，待人和藹、3.文化程度：中專以上。4.語言能力:國語流利。5.工作經(jīng)驗：具備3年以上酒店工作經(jīng)驗，兩年以上采購工作經(jīng)驗。6.特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。二、采購員崗位名稱:采購員直接上司：采購經(jīng)理管理對象：無具體職責(zé)：1.了解各營業(yè)部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。2.了解部門和倉庫各類物品的消耗情況，根據(jù)采購計劃，對各種物品進行價格調(diào)查。3。搜集市場上各類物質(zhì)的價格信息,作好資料的存檔工作。4.協(xié)助倉庫作好物質(zhì)的驗收工作，對質(zhì)量不合格價格不符的產(chǎn)品給予退貨.5。與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通,保持良好的合作關(guān)系.6。嚴格執(zhí)行酒店財務(wù)制度，遵紀守法，不索賄,不受賄，在平等互利的下開展業(yè)務(wù)工作.7.完成上級分配的其它工作任務(wù)。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì):遵紀守法，不以權(quán)謀私，不假公濟私。2。自然條件:年齡在25歲以上，品貌端正，身體健康。3。文化程度：高中以上學(xué)歷。4.語言能力:國語流利。5.工作經(jīng)驗：具備2年以上酒店采購工作經(jīng)驗。6。特殊要求：對工作認真負責(zé)，勇于克服困難.三、司機11

2崗位名稱：司機直接上司:采購經(jīng)理管理對象：無具體職責(zé):1。鉆研業(yè)務(wù)，熟悉車輛性能，對負責(zé)車輛進行日常維護，保持車輛整潔，保證車輛良好的狀態(tài)。2.堅守崗位,遵守行車制度，遵守值班制度，聽從行政辦指定車輛調(diào)度人員安排。3。提前5分鐘到達調(diào)車指定地點。4.主動為乘客服務(wù),嚴格遵守保密規(guī)定,對乘客談話做到不介入,不傳播。5。本著努力為酒店節(jié)省費用的原則，凡屬于自行保養(yǎng)的(如換機油等)要及時自行做好。6.每天上崗檢查所分管車輛的車況，認真擦洗，隨時做好出車準備。7。車輛有故障要及時向直接上司報告，填寫《車輛維修申請單》，領(lǐng)導(dǎo)審批后到指定廠家維修，嚴禁開帶病車上路。8.嚴格執(zhí)行交通安全法規(guī)和有關(guān)條例，確保安全行車。9。嚴格執(zhí)行酒店關(guān)于在崗人員儀表著裝規(guī)定,執(zhí)行《酒店司機及車輛管理規(guī)定》，優(yōu)質(zhì)高效完成出車任務(wù)。10。認真填寫用車報表，做好行車記錄。素質(zhì)要求：1.基本素質(zhì)：有信任感，有責(zé)任心。2。自然條件:年齡22歲以上，身體健康，儀表端莊.3。文化程度：高中以上.4.語言能力：普通話流利.5.工作經(jīng)驗：五年以上駕齡，持B型駕駛執(zhí)照,熟悉周邊的交通地理。5。工作經(jīng)驗:具備3年以上酒店工作經(jīng)驗，兩年以上采購工作經(jīng)驗。6。特殊要求：熟悉采購程序和采購內(nèi)容。第三節(jié)工作程序及標準一、采購工作程序及標準11

3（一）入庫物品的采購工作流程及標準:1。入庫物品的采購申請營業(yè)部門根據(jù)本部的日常經(jīng)營需要，由申請人填寫《采購申請單》，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及參考價等。部門負責(zé)人對所需采購物品簽字確認，必要時對采購物品進行刪減和增補?！恫少徤暾垎巍芬皇剿穆?lián)，一聯(lián)作采購物品用、一聯(lián)作驗收憑據(jù)．一聯(lián)作倉庫備查、一聯(lián)作部門備查；倉庫根據(jù)本月的倉庫物質(zhì)庫存情況和營業(yè)部門月用貨量情況、由倉庫保管員填寫采購申請單，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌及參考價等;倉庫負責(zé)人對營業(yè)部門或倉庫所下的采購申請單進行初步審核并簽字，對于倉庫有存貨的物質(zhì)或代替品知會各申請部門，將《采購申請單》的分類整理歸檔；2.入庫物品的采購審批采購員或采購主管每天到倉庫拿取《采購申請單》，將倉庫和營業(yè)部門的《采購申請單》分類整理,并在《采購申請單》上注明供應(yīng)商名稱,沒有供應(yīng)商的注明原因，并檢查所有所需采購是否有參考價，沒有參考價的注明參考價；3。入庫物品的采購實施采購員或采購主管對經(jīng)總經(jīng)理審批后的《采購申請單》進行采購有固定供應(yīng)商的，應(yīng)書面通知供應(yīng)商供貨，并按照供應(yīng)商與酒店物價小組簽訂的合同對供應(yīng)商的供貨期限進行跟蹤，務(wù)必使供應(yīng)商及時送貨；對于沒有固定供應(yīng)商送貨的日常用品等由采購員或采購主管組織采購,并在《采購申請單》下達2－－3天內(nèi)完成采購。4.入庫物品的采購驗證供應(yīng)商或總辦采購部購回物品，由倉庫通知驗貨部驗貨，驗貨部及時組織驗貨人員按照供應(yīng)商提供的樣品或驗收標準、《采購申請單》、有關(guān)供貨合同等對所到貨物進行驗收。驗收合格品入庫；對于驗收不合格物品由采購部與供應(yīng)商協(xié)調(diào)退貨，并對退貨品種以書面記錄,作為對供應(yīng)商考核的依據(jù).(二）直拔物品的采購工作流程及標準：1。直拔物品的采購申請：直拔物品包括蔬菜類、海鮮類、肉類、部分餐料等；部門申請人根據(jù)每天用貨情況和部門倉庫的庫存情況填寫《采11

4購申請單》，并詳細注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等；于當(dāng)天下午8：00交給行政總廚;行政總廚對《采購申請單》進行檢查，必要時作刪減和增補并簽字確認后于當(dāng)日下午9：00之前交給部門經(jīng)理審批。2。直拔物品的采購審批：部門經(jīng)理對行政總廚的審核過的《采購申請單》進行審批.3。直拔物品的采購實施：部門申請人將經(jīng)部門以理簽字后的《采購申請單》于當(dāng)日下午9：30之前交采購部作為第二天供應(yīng)品種。4.直拔物品的采購驗證：各供應(yīng)商到貨時間員工食堂蔬菜、肉類及餐料供應(yīng)商到貨時間為：每天上午8:30中餐肉禽類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9:00中餐海鮮類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9：30中餐蔬菜類供應(yīng)商到貨時間為：每天上午9：30供應(yīng)商到貨，由部門申請人通知驗貨部驗收，對于驗收不合格品種予以退貨，并作好相關(guān)的退貨記錄作為對供應(yīng)商考核依據(jù)。（三)臨時物品采購工作程序1。臨時物品的采購申請：臨時采購物品必須是在營業(yè)部門運行過程中的某些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例工程維修配件等)部門申請人詳細填寫《采購申請單》，注明所需采購物質(zhì)的名稱、規(guī)格、數(shù)量等2。臨時物品的采購審批：部門負責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。3.臨時物品的采購實施：采購員或采購主管根據(jù)部門所下的《采購申請單》直接采購，部門急用的物品采購須在當(dāng)天完成；采購員或采購主任將部門所采購物品購回后，需將采購申請單交給物價小組和總經(jīng)理補簽字手續(xù)。4。臨時物品的采購驗證：11

5采購部購回物品，驗貨部給予優(yōu)先驗收,驗收合格入庫后交與營業(yè)部門領(lǐng)用。二、車輛出車程序與標準1.準備工作①上班第一件事：檢查所負責(zé)車輛的清潔衛(wèi)生、油量及其他基本車況，及時加油、洗車。②在辦公室等候出車。2。司機接到出車任務(wù)單后要仔細閱讀，尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及其去向要了解清楚。①持汽車使用調(diào)度單領(lǐng)取車鑰匙和有關(guān)證件。②提前做好車輛的內(nèi)外清潔衛(wèi)生，檢查儲油量和水電及其儀表運轉(zhuǎn)情況，符合要求再出車。3。載客行駛①衣、發(fā)整潔。②待客人入座,放好行李后，關(guān)上車門,發(fā)動車輛。③如客人中途要求下車需問清等候的時間及地點。④有禮貌地回答客人所提問題,熱情幫助乘客解決臨時遇到的困難。⑤行車到達目的地后，打開車門請客人下車，與客人告別并目送客人離開。⑥駕車返回前檢查客人坐位，如有遺忘物品及時送還客人。4.收尾工作①完成出車任務(wù)后，回酒店將車輛停放在指定位置，檢查車況，如未到下班時間和沒有出車任務(wù)則安排加油、洗車。②關(guān)閉電源，鎖好車門。③將車鑰匙交回保安部值班室，填寫出車記錄表。④回到辦公室，向主管簡單匯報出車情況.填寫用車日報表,包括去向、出車時間、行駛公里等.⑤保管好出車任務(wù)單，月末統(tǒng)一結(jié)算。⑥在辦公室等候出車任務(wù).第四節(jié)管理制度一、酒店司機及車輛管理制度1.管理規(guī)定：①司機由行政辦統(tǒng)一管理,定期考評;②人車相對固定,車輛專人保養(yǎng)，專人管理；11

6③建立車輛管理檔案，實行一車一檔專人管理；2.司機資格司機必須持有B牌駕照，并有三年相關(guān)工作經(jīng)驗。3.司機守則與權(quán)限①熱情接待,小心駕駛，遵守交通規(guī)則，確保交通安全。②作息時間須服從工作需要，接到出車指令后，迅速做好出車準備,不得無故拖延出車時間，或拒絕接受出車指令。③為客服務(wù)時,主動招呼,開關(guān)車門；乘車者攜行李較多時，主動予以幫助。④確認目的地后,選擇最佳的行車路線,準時、快捷到達目的地。⑤乘車人下車辦事時，司機一般不得離車。⑥未經(jīng)批準不得私自開車外出，或擅自將車借給他人駕駛,否則所發(fā)生的一切責(zé)任由司機承擔(dān).⑦提倡微笑服務(wù)，對內(nèi)服務(wù)酒店各部門，對外宣傳、維護酒店的良好形象.熟悉了解酒店經(jīng)營信息，隨時在車上備有酒店宣傳資料及地圖等。⑧有權(quán)謝絕沒有派車任務(wù)或私人私事的用車要求.4.違規(guī)處理①違反交通規(guī)則的一切罰款由司機自行負責(zé)。②任意放置車輛導(dǎo)致違反交通規(guī)則、損毀、失竊，由司機賠償損失。③意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后，再視實際情況由司機與酒店共同負擔(dān).④違反《司機守則與權(quán)限》條款的視情節(jié)輕重予以處罰。5.費用報銷①停車費、路橋費及維修費憑證實報實銷。②車輛維修、清洗、打臘等報批后到指定維護廠家維修保養(yǎng)，否則維護費一律不予報銷，自行修復(fù)的,可報銷購買材料零件費用。③車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)時，視實際情況需要進行修理，無迫切需要應(yīng)請求批示,否則修理費不予報銷。6。部門用車程序11

7①部門用車必須提前書面申請，部門經(jīng)理簽字，經(jīng)辦人持“申請單”到行政辦辦理用車手續(xù)。批準后，按時到指定地點出車。②行政辦統(tǒng)一組織日常車輛的調(diào)度，用車部門必須服從安排，不得擅自對司機提出用車要求，或強行要求行政辦調(diào)配車輛；司機不能無派車任務(wù)出車。.7。部門特別用車程序①各一線部門經(jīng)理在12：00—14：30和17:30-8：00，如有緊急需要，可以持部門經(jīng)理簽名申請單直接通知值班司機.②值班司機立即向行政辦車輛調(diào)度人員報告，如無其他特殊情況，司機按確認出車。③司機有權(quán)拒絕沒有調(diào)度人員簽字或緊急口頭通知的出車任務(wù)。8。司機出車程序①司機憑車輛調(diào)度單到保安部領(lǐng)取車匙及相關(guān)行駛證件，出車完畢后及時交回,不得私自帶著車匙下班。②出發(fā)前，先檢查車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油等及核對登記公里數(shù)，如發(fā)現(xiàn)不符及損壞，應(yīng)向主管報告。③按時到指定地點候人，并為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù).④出車后報告主管，并按規(guī)定填報行車記錄、出車時間、返車時間及公里數(shù)做好所負責(zé)車輛的日常檢修、保養(yǎng)工作，并將車輛停放在指定位置。9.汽車保養(yǎng)與檢查①每次出車后及時清理車內(nèi)衛(wèi)生，防止易燃易爆物品留在車上，做到車內(nèi)無異味，無雜物。②每天上旗開得勝,司機第一件事檢查指定車的車次(衛(wèi)生、機油）,視情況洗車、加油。③汽車一周未使用時,由車輛保管人發(fā)動一次，溫車5分鐘。④定期保養(yǎng)。二、用車管理制度1。申請①用車部門逐項填寫內(nèi)部用車申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。②將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦,根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車.2.審批權(quán)限11

8①使用小車由總經(jīng)理審批.②使用其它車輛由行政辦主任簽批。③值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車，并報行政辦備案。3。車輛使用原則凡出塘廈區(qū)域車輛，提前一天申報，以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃，提高車輛使用率.4。市內(nèi)用車原則①凡屬部門正常用車（如每周、每月例行用車)，應(yīng)提前半天將用車申請單報總辦。②本著節(jié)約的原則，凡路途較近，時間允許又不需載貨的，一般不派車.5.憑用車申請單派車①一般情況下，必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車.②遇特殊情況，由行政辦公室主任電話通知，可先出車，但事后須及時補單。③未經(jīng)批準，禁止無調(diào)度單（特殊情況為申請單）找司機出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象，用車人必須按酒店出租車費標準付費，同時扣發(fā)司機部分效益工資.三、車輛維修保養(yǎng)檢查制度1.司機在完成日常出車任務(wù)回隊后，需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外，在車輛月檢前，需進行認真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。2。檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等，如果不合格則予限期完成并停駛，在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。3。對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油等需由司機本人完成。4。對于確需送修理廠進行修理的汽車需同主管提出申請，經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。5。對于修理回來的車輛，本車司機需對車輛認真檢查，是否合乎標準,修理廠所收費用是否合理，主管部門領(lǐng)導(dǎo)具有審查的權(quán)力.11

96.對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細的記入本車技術(shù)檔案。7。對于按汽車尾號要進行年檢的車輛，需領(lǐng)取車輛年檢表。對車輛進行年檢合格后，要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風(fēng)檔的右前方。四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度司機出車需經(jīng)過上述路段或暫存時，所必須交納的費用回隊后需將票據(jù)如數(shù)交給主管審核并說明緣由，對于駕駛路線與票據(jù)不相符的，由總辦進行審核，不合理的費用將不予報銷并追究當(dāng)事人責(zé)任（每月報銷一次）。五、安全行車獎勵制度對司機當(dāng)月做到安全行車的,給予適當(dāng)安全獎，如出事故則扣發(fā)或不發(fā)。年終被酒店評為先進駕駛員的，將按有關(guān)規(guī)定給予獎勵。六、車輛隨車工具管理規(guī)定及用車管理制度1。所配發(fā)的隨車物品均由司機本人保管,如丟失，照價賠償，需要更換的以舊換新。2.不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，司機出車無論多晚一律將車開回酒店。3.任何人將車開出酒店，都要向主管打招呼并領(lǐng)取調(diào)度單。4.車輛如有碰壞需立即報告領(lǐng)導(dǎo)，如隱瞞不報加重處罰。七、司機著裝司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象，因此必須做到:1.上崗前按酒店規(guī)定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子.2。上崗發(fā)型必須符合酒店儀表儀容要求。3。個人衛(wèi)生符合酒店要求。八、司機管理處罰規(guī)定1.服務(wù)質(zhì)量違紀處罰：①不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。②未提前5分鐘到達出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。③凡因服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量不好，受到賓客或用車人投訴者處以罰款。2。安全行車違紀處罰:①11

10凡發(fā)生交通違章行為（以交通管理部門違章通知為準），扣除當(dāng)月安全獎.②如發(fā)生酒店開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛，將給以罰款。因酒后開車，非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故，一切責(zé)任和經(jīng)濟損失完全自負.11