xx公司會議管理制度

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1、XX公司會議管理辦法（試行）第一條為加強管理，節(jié)約資源，提高會議效率，保證各類會議的順利召開，會議室的規(guī)范有序使用，特制訂會議管理辦法。第二條適用范圍。本制度所指會議室為：公司本部辦公大樓五樓會議室、九樓電話會議室、二樓電視電話會議室。生活區(qū)二樓會議室。第三條會議室使用遵循“先全公司后部門、先緊急后一般”的原則，如遇會議室使用沖突，辦公室負責協(xié)調(diào)更改工作。第四條辦公室是本部會議室的歸口管理部門。未經(jīng)黨政辦公室批準同意，任何部門和單位不得擅自使用會議室。第五條相關(guān)部門職責（一）黨政辦公室：負責公司本部會議室的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和安排。（二）物業(yè)公司：全面負責會議室日常管理工作。負責會議室音響系統(tǒng)和通信聯(lián)調(diào)

2、工作。（三）各科室：負責為承辦的會議申請會議室，并遵循本制度使用會議室。第六條會議室使用申請規(guī)定（一）會議室使用申請。如需使用會議室，由會議承辦科室至少提前一天填寫《會議室使用申請單》，并通過協(xié)同辦公系統(tǒng)上傳有關(guān)內(nèi)容，并以書面或電子郵件形式向黨政辦公室遞交申請，辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排會議室。如因工作需要，臨時使用會議室，會議承辦部門應至少提前一個小時向辦黨政公室申請，經(jīng)黨政辦公室同意后方可使用。（二）會標。如需使用會標，由會議承辦部門在《會議室使用申請單》中提出會議名稱，經(jīng)辦公室審核后，由xx業(yè)公司（可由會議承辦部門）制作、懸掛以及拆除會標。（三）座牌。如需使用座牌，由會議承辦部門提出參會人員名單

3、，經(jīng)辦公室審核后并制作，由會議承辦部門擺放座牌。重要會議，辦公室負責會前審查座牌擺放情況。（四）影音系統(tǒng)。如會議承辦部門在申請中提出需使用影音系統(tǒng)，辦公室審核同意后，xx物業(yè)公司牽頭，會同黨政辦公室做好相關(guān)準備，將影音設備置于良好狀態(tài)。會議室使用期間，工作人員要隨時監(jiān)控影音系統(tǒng)使用情況，不得擅自離開工作崗位。第七條會議室日常管理規(guī)定（一）物業(yè)公司應指定專人負責會議室日常管理工作。（二）非會議室使用時間，無關(guān)人員不得隨意進入會議室；非專門操作人員不得進入調(diào)音室，不準隨意操作影音設備。（三）保持會議室干凈整潔。（四）會前準備工作。會議服務人員應提前30分鐘做好各項會議準備工作，具體包括：根據(jù)天氣情

4、況，提前使用空調(diào)；根據(jù)會議需要，制作并按規(guī)定擺放座牌，制作、懸掛會標，擺放鮮花和水果，提前開啟投影設備。（五）會議服務工作。會議服務人員應禮貌熱情地引導領導和客人進出會議室；會議室使用期間，會議服務人員不得擅自離開工作崗位；定時給領導和客人提供茶水服務（從主席臺或主要領導開始；洽談時從客方主要領導開始）；會議中間休息，應盡快整理會場，補充和更換各種用品。（六）會后注意事項。及時清理會場，收集座牌，拆除會標，關(guān)閉空調(diào)、照明、投影設備等；做完衛(wèi)生后關(guān)閉門窗。（七）會議服務人員應定期對會議室電器設備、會議桌椅及消防設施進行檢查，防止丟失或損壞，發(fā)現(xiàn)問題須及時報告。第八條其他本制度自頒布之日起開始執(zhí)行

5、，未盡事宜由xx公司辦公室負責解釋。附表1xx公司會議室使用申請單申請部門申請時間經(jīng)辦人聯(lián)系電話預約會議室參會人數(shù)參會領導預計會議時間月日時分至月日時分座牌話筒鮮花水果會議服務需求電腦投影儀新聞報道會標其它：辦公室審核意見分管領導審批備注附表2Xx公司會議費用申請表會議名稱會議類別參會部門會議地點會議起止時間會議總?cè)藬?shù)參會領導會議預算（元）伙食補助費住宿費會場租金工雜費其他費用合計費用主辦部門負責人：年月日辦公室意見負責人：年月日分管領導批示公司總經(jīng)理批示備注編制時間：編制人：