企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施分析

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1、企業(yè)銷售和收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施分析案例簡(jiǎn)介銷售收款存漏洞業(yè)務(wù)員挪用貨款上百萬元據(jù)媒體報(bào)道，36歲的何某1998年大學(xué)畢業(yè)應(yīng)聘進(jìn)了南京某公司當(dāng)銷售員。何某頭腦靈活，工作成績(jī)不錯(cuò)，但迷上了賭博，于是他就對(duì)貨款打起了主意。每次收到貨款他總要遲幾天上報(bào)，從中扣除一些貨款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的貨款，他暗中將其中的7萬余元挪到自己手里。第一次下手，何某也害怕了好幾天。1個(gè)月后，他與南京某公司簽訂購銷合同，這一次他只拿了4萬多元。同年6月，他從兩家客戶的貨款中挪用了12萬元供自己開支，從此之后膽子越來越大了?！　榱俗约号灿霉罘奖悖巫约鹤?cè)了一家名叫“旭浩”的皮包公司。他

2、以旭浩公司的名義與客戶簽合同，將自己的東家提供給客戶的各種項(xiàng)目，都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手，他還私刻了自己任職公司的發(fā)票專用章以及客戶專用章。據(jù)檢察院起訴書指控，從2005年到2008年3年間，何某利用職務(wù)之便與十幾家公司簽訂購銷合同，挪用貨款共計(jì)234萬元?！　【驮诤文掣械酱猴L(fēng)得意的時(shí)候，公司財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)，何某簽訂的銷售合同上的合同專用章，與客戶提供給公司對(duì)賬的合同專用章不一致，而且合同上的貨款與何某上交的金額差別太大，財(cái)務(wù)經(jīng)向客戶核實(shí)后發(fā)現(xiàn)，公司和客戶簽訂的合同專用章都是假的，金額也不一致，向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告后公司決定報(bào)警。2008年5月5日，公安機(jī)關(guān)將何某抓獲歸案。　　案例啟示從上述案例

3、來看，該公司在銷售實(shí)物管理、收款、合同管理與對(duì)賬等環(huán)節(jié)都存在較嚴(yán)重的內(nèi)控缺陷，使得業(yè)務(wù)員長期挪用貨款不被發(fā)現(xiàn)?！　奈覈髽I(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)常見問題來看，企業(yè)需從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)銷售和收款的內(nèi)部控制?！　?.不相容職責(zé)分離。對(duì)銷售與收款環(huán)節(jié)來說，對(duì)企業(yè)內(nèi)部涉及銷售收入的機(jī)構(gòu)、崗位進(jìn)行合理的設(shè)置和權(quán)限劃分，是規(guī)避銷售環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)的主要手段和方法。但現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)銷售與收款的整個(gè)循環(huán)過程往往由銷售部獨(dú)立負(fù)責(zé)，無論客戶交易金額的大小，都由銷售人員同時(shí)負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售和對(duì)客戶的收款，這種做法的好處是能夠提高工作效率，同時(shí)也可能導(dǎo)致收款過程中，銷售人員挪用貨款或貨物卻無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)?！　?.銷售計(jì)劃和預(yù)算管理

4、。銷售計(jì)劃和預(yù)算管理一方面是企業(yè)全面預(yù)算的編制起點(diǎn)，為生產(chǎn)、采購、費(fèi)用等方面預(yù)算提供的編制基礎(chǔ)，另一方面它可以起到對(duì)企業(yè)銷售活動(dòng)進(jìn)行約束和控制的功能，有利于公司目標(biāo)及銷售任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。通過預(yù)算使銷售機(jī)會(huì)、銷售目標(biāo)、銷售定額清晰化和集中化，并為企業(yè)提供了一個(gè)評(píng)估結(jié)果的工具，通過預(yù)算與實(shí)際銷售的比較，可以全面控制營業(yè)收入環(huán)節(jié)的各種業(yè)務(wù)，評(píng)估銷售部門和其他部門的業(yè)績(jī)完成情況。　　3.價(jià)格管理。企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的市場(chǎng)定價(jià)和折扣政策，并經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)審批，這既是維護(hù)企業(yè)形象和市場(chǎng)秩序的要求，也是保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整的要求。企業(yè)需要明確不同層級(jí)員工的價(jià)格權(quán)限，任何人不得超越其權(quán)限給予客戶優(yōu)惠的價(jià)格?！　?.

5、客戶檔案和信用管理。對(duì)銷售收款循環(huán)來說，信用管理是保障公司資產(chǎn)安全，減少壞賬損失的最有效的方法。為了加強(qiáng)信用管理，企業(yè)應(yīng)該建立一套全程信用管理體系，包括：信用管理組織結(jié)構(gòu)的建立；信用管理操作流程的規(guī)范和客戶信用等級(jí)和信用額度的確定?！　慕M織結(jié)構(gòu)上看，信用管理職能最好與銷售職能分開，由一個(gè)單獨(dú)的信用管理部門來履行對(duì)客戶的信用的評(píng)定、實(shí)施和監(jiān)督?！　?.銷售合同管理。為了加強(qiáng)對(duì)合同的管理，企業(yè)需要在合同簽訂前加強(qiáng)對(duì)合同內(nèi)容的評(píng)審，并在事后對(duì)合同進(jìn)行妥善保管和跟蹤；所有銷售按一定的規(guī)則編號(hào)且歸類存檔，以便于統(tǒng)計(jì)和查閱；作廢合同應(yīng)該加蓋作廢章，并應(yīng)該由專人統(tǒng)一保管?！　?.發(fā)貨管理。對(duì)發(fā)貨管理來

6、說，企業(yè)應(yīng)做好以下控制：倉儲(chǔ)部門只有取得銷售部門編制和簽字認(rèn)可的發(fā)貨通知單才能發(fā)貨，避免重復(fù)發(fā)貨。數(shù)量重大的發(fā)貨，需要與銷售部門核對(duì)后再發(fā)貨；由獨(dú)立職員清點(diǎn)發(fā)運(yùn)貨物，與銷售單上列明的品種和數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，發(fā)運(yùn)人和清點(diǎn)復(fù)核人應(yīng)該在有關(guān)憑證上簽字；實(shí)際發(fā)貨的品種、數(shù)量和時(shí)間應(yīng)記錄在有關(guān)賬冊(cè)和發(fā)貨通知單備付聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交會(huì)計(jì)部門登賬，避免延遲入賬；發(fā)貨后應(yīng)取得對(duì)方簽收的收貨回執(zhí)并加以存檔?！　?.賬務(wù)記錄和應(yīng)收款管理。賬務(wù)管理，即要求企業(yè)建立明確的會(huì)計(jì)政策和制度來規(guī)范銷售與收款環(huán)節(jié)所有收入的確認(rèn)以及對(duì)壞賬的處理。企業(yè)對(duì)所有的收入確認(rèn)和應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理要做到記錄及時(shí)并有依據(jù)；定期核對(duì)往來賬，

7、發(fā)函給客戶核對(duì)，且必須由非應(yīng)收賬款的管理人員來核對(duì)；賬務(wù)調(diào)整必須留有痕跡，且經(jīng)過授權(quán)；對(duì)應(yīng)收賬款要進(jìn)行賬齡分析，并建立明確的催收機(jī)制；進(jìn)行壞賬核銷必須經(jīng)過獨(dú)立于銷售及記賬等職能的經(jīng)理人員的批準(zhǔn)，記錄于壞賬審批表上；對(duì)已經(jīng)沖銷的壞賬要進(jìn)行備查登記，并進(jìn)行后續(xù)跟蹤和催款，防止款項(xiàng)收回時(shí)被經(jīng)手人貪污。