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1、條形碼技術在固定資產(chǎn)管理中的應用【摘要】本文探討利用條形碼技術來實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的有效管理。條形碼技術管理,就是賦予每項資產(chǎn)實物對應的唯一數(shù)字代碼即“身份編碼”,從而實現(xiàn)對資產(chǎn)實物從購置入庫到報廢處置整個生命周期的全程跟蹤管理。行政事業(yè)單位可將條形碼技術運用于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),實現(xiàn)在線調撥代替原有的紙質調撥?!娟P鍵詞】事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理條形碼技術在線調撥固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職能和提供服務的基礎,其種類繁多、規(guī)格不一。在使用過程中為保證其發(fā)揮最大的作用,對其進行有效的管理是十分重要的。然而目前很多行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)的管理一直采用紙介質登記、人工錄入資產(chǎn)
2、管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)方法,在當下固定資產(chǎn)量巨大且增幅不斷加大的情況下,這種傳統(tǒng)的管理方法顯現(xiàn)出明顯的不適應性,有必要對其進行改進。一、事業(yè)單位所屬資產(chǎn)特點分析固定資產(chǎn)設備除包括常規(guī)的辦公類設備之外,最主要的就是用于事業(yè)發(fā)展的各種專業(yè)設備,以及配合各種專業(yè)的輔助性設備。其具有以下特點:①數(shù)量多,使用地點分散。按照原有的資產(chǎn)入庫標準,一個存在10年以上的事業(yè)單位在庫有記錄的資產(chǎn)條數(shù)成千上萬,一般來說有分支的事業(yè)單位就涉及到一個地域的各個地點,使用地點相對較分散。②使用周期長。通常一套專業(yè)設備使用年限為10年左右,但很多設備為專業(yè)的監(jiān)測儀器,因儀器價值高、使用地點相對密閉
3、并且注重保養(yǎng),很多設備超過使用年限仍可繼續(xù)使用。③設備流動性大。在參與資產(chǎn)清查的相關工作中發(fā)現(xiàn),設備流動性之大使資產(chǎn)管理頻現(xiàn)管理盲區(qū),主要表現(xiàn)為:①部分資產(chǎn)“漏X”管理。有部分“十五”、“十一五”期間購置的設備存在未入庫,或有業(yè)務部門未經(jīng)過資產(chǎn)管理部門審核批準,直接將資產(chǎn)調撥給臺站等問題,導致部分臺站資產(chǎn)盤點中出現(xiàn)盤盈,相應部門就會出現(xiàn)盤虧。②資產(chǎn)調動變化性大,導致管理混亂。通常存在這樣的情況——設備損壞后,多返回廠家維修,在維修期間,為不影響工作的正常開展,單位會調劑備用儀器使用,而原損壞設備修好后又成為新的備用儀器。這個過程中資產(chǎn)管理部門并不能及時掌握情況
4、,清查中就會出現(xiàn)序列號對不上,甚至是新舊型號對不上。若設備之間被更換的次數(shù)過多,無疑會導致資產(chǎn)管理混亂。二、條形碼技術應用的可行性——全程跟蹤管理條形碼技術是建立在計算機科學和現(xiàn)代光學基礎上的一門自動識別新技術,具有輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、穩(wěn)定、高效等優(yōu)點?,F(xiàn)已在商品流通、圖書管理、交通運輸?shù)阮I域得到了廣泛的應用?;跅l形碼技術的成熟,我們將主要探討利用條形碼技術來實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集、信息錄入的X絡數(shù)字化。我們通過賦予每個資產(chǎn)實物一個唯一的數(shù)字代碼,實現(xiàn)對每個資產(chǎn)實物從購入開始到退出的整個生命周期的全程跟蹤管理。條形碼技術在山東省地震局固
5、定資產(chǎn)管理中得到了成功應用。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn),我們總結出了終端條形碼技術的應用相對于傳統(tǒng)的完全依靠人工核查的方法的明顯優(yōu)越性。如下表所示:在核查資產(chǎn)的過程中,我們發(fā)現(xiàn)以往手寫的資產(chǎn)標簽脫落的現(xiàn)象非常嚴重。專業(yè)的條碼打印機則可以打印出PET、PVC等薄膜類特殊介質的標簽,PVC標簽紙具有防水、防油污、防撕裂的耐用性特質,使用這種標簽紙就可以保證固定資產(chǎn)標簽長期保存和持久清晰。我們還可以給每個分單位配備本單位所有固定資產(chǎn)的備用條碼,以防原條碼出現(xiàn)脫落。除此之外,備用條碼還可以作為分單位內部自行核查資產(chǎn)時使用。將帶有條碼信息的標簽粘貼到相應的固定資產(chǎn)上后,在清點時也就僅需
6、要使用手持條碼終端設備掃描標簽條形碼,進而就可以通過比照數(shù)據(jù)庫中各個設備的數(shù)字代碼,清晰地了解資產(chǎn)的調撥、盤盈和盤虧情況。條形碼技術具有獨特的優(yōu)越性:①它可以幫助實現(xiàn)資產(chǎn)賬、卡、物等的有機統(tǒng)一。它應用到我們的資產(chǎn)管理中,即每個條碼標簽中的信息實際上是賦予每個相應的資產(chǎn)特有的唯一的“身份編號”。由此一來若出現(xiàn)因備用儀器的使用而造成的固定資產(chǎn)賬和實有資產(chǎn)不符的情況,也就可以在清查后通過條形碼技術的“身份編號”第一時間識別,就能夠做到及時更改資產(chǎn)屬性,避免產(chǎn)生資產(chǎn)序列號甚至是新舊型號的混亂等一系列管理難題。②在實際操作中,條形碼的識別裝置與條形碼標簽相對位置的自由度
7、大,條形碼通常只在一維方向上表達信息,而與該一維方向垂直方向上條形碼所表示的信息完全相同并且連續(xù),這樣即使是標簽有部分損壞,仍可以從正常部分得到正確的信息。三、條形碼技術的進一步應用——實現(xiàn)在線調撥目前,已具備應用條形碼技術的成熟條件。中央行政單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)對每一個資產(chǎn)已經(jīng)設定了一個9位編號,比如資產(chǎn)分類代碼為“711702”的便攜式計算機,在系統(tǒng)中有“000005627”、“000007225”、“000011579”等上百條記錄。而同時該系統(tǒng)也支持將此編號打印成為一個條形碼,即每個錄入系統(tǒng)的固定資產(chǎn)已經(jīng)建立起一個“身份編號”。在此基礎上,可以進一步利用現(xiàn)
8、有的計算機技術,實現(xiàn)資產(chǎn)調撥過程實時在