談高校照片檔案的歸檔管理

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1、談高校照片檔案的歸檔管理摘要：照片歸檔工作是高校檔案管理中的一項重要內(nèi)容，如何發(fā)揮照片的最大價值，取決于檔案管理者對照片檔案歸檔的規(guī)范程度，紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片都需要規(guī)范管理，需要各方面配合共同做好照片的歸檔工作，服務(wù)高效建設(shè)關(guān)鍵詞：照片歸檔管理0引言檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。《中華人民共和國檔案法》檔案是直接形成的歷史紀錄?！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼

2、承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。在檔案管理中，照片扮演著記載各政府機關(guān)公務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)、學(xué)術(shù)及科學(xué)研究等方面重要的輔助角色。照片檔案以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，故更具有感染力。照片起始于法國，1826年法國的一個夏天，JosephNiepce拍下了世界上第一張照片。照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價

3、值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。在檔案管理中，照片以直接且逼真的影像將咨訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。由于其獨特的記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮了重要的作用，如提供證據(jù)、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊等等。在河南大學(xué)建校90周年舉辦校史展和出版畫冊，琳瑯滿目的照片檔案以不同內(nèi)容分門別類展現(xiàn)了學(xué)校90年來的發(fā)展歷程，使學(xué)生通過今昔發(fā)展變化，體會到改革開放的偉大成就，激發(fā)學(xué)生愛國愛校的感情，收到良好的效果。1照片檔案歸檔范圍記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物，

4、參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動照片，本單位組織或個人參加的重要外事活動的照片，記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片，其他具有保存價值的照片。2照片歸檔原則盡管照片檔案的應(yīng)用十分廣泛，但它對于事件、內(nèi)容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時注解說明。2.1照片檔案的整理照片檔案卷內(nèi)目錄的項目包括：照片號底片號、照片題名

5、、頁號、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經(jīng)確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度——問題進行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內(nèi)編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底

6、片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應(yīng)有一個說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號說明的內(nèi)容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄使位置固定下來。2.2數(shù)碼照片歸檔的管理數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG

7、格式。對于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應(yīng)在500萬以上。掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。用底片掃描儀對感光膠片進行掃描時，其掃描的分辨率應(yīng)達到1200～2400dpi。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。歸檔時應(yīng)標明互見號，格式為：全宗號—光盤號—照片號（標注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號—冊號—張?zhí)枺俗⒂跀?shù)碼照片的文字說明中）。3照片歸檔管理

8、注意事項照片歸檔管理事關(guān)以后的查詢使用。全校上下尤其各級領(lǐng)導(dǎo)干部都應(yīng)該高度重視，防范在先，未雨綢繆。3.1提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。加強一級歸檔，完善二級管理?？筛鶕?jù)工作需要對歸檔照片進行管理上的適當(dāng)調(diào)整，加強和完善二級照片檔案管理，建立以