談?wù)劅o紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

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1、談?wù)劅o紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)  摘要:我們現(xiàn)在的時代是電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代,信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機關(guān)辦公帶來了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式。同時也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題。本文緊密結(jié)合工作實際,就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進行了認(rèn)真研究?! £P(guān)鍵詞:無紙化辦公;檔案管理;特點;新挑戰(zhàn);研究    當(dāng)今計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展,為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間,同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進檔案管理的發(fā)展,如何有效地提高檔案管理效率?針對上述問題,我

2、們就“無紙化辦公”給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)的有關(guān)問題進行了研究?!   ∫?、無紙化辦公的特點    辦公自動化是OfficeAutomation的縮寫(簡稱OA系統(tǒng)),本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率,進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用?! §`活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程,使各類文件直接通過OA辦公自動化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)。  OA辦公自動化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費,減少了人力浪費。由于收

3、到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本,和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄,并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行閱批,整個過程完全實現(xiàn)了無紙化,省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié),大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材,既節(jié)省了人力,又節(jié)省了財力?!   《?、檔案管理迎接的新挑戰(zhàn)   ?。ㄒ唬n案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動化已經(jīng)是無紙化辦公,與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方,又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同,但歸檔的介質(zhì)有所變化,轉(zhuǎn)變成電子文件,與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢?還需要由

4、檔案管理部門起決定作用,檔案管理部門檔案種類繁多,辦公自動化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實現(xiàn)檔案信息化,借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段,可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來,使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時庫,由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對電子文件進行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實現(xiàn)檔案信息化,一般辦公自動化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能,可以在辦公自動化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作?! ⊥瑫r歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對的,電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存,并

5、相輔相成不可分割?! 。ǘ╇娮游募w檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件,是能被計算機系統(tǒng)識別、處理,按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上、并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對電子文件進行整理歸檔后,檔案查詢更加方便快捷,文件提檔更加便利,但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn),怎樣確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個嶄新的課題?! ‰娮游募w檔保存后,應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M行保護。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文

6、件進行加密壓縮保護,防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù),使電子文件的法律效益得到保護?! ﹄娮游募由w電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進行分類整理歸檔后,通過軟件技術(shù)讀取電子文件機讀數(shù)據(jù)自動生成電子檔號章,保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)?! 。ㄈ╇娮游募n案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分,檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度,查閱權(quán)限能夠分配、控制,對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計;檔案利用人員能夠申請查閱,提交的查閱申請能夠?qū)?/p>

7、現(xiàn)流程化,并實現(xiàn)多級審批,檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?,需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進行多級審批;審核后的電子文件在授權(quán)時間允許范圍內(nèi)能夠進行利用效果登記,利用到期后自動收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能,必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀,不能由其它軟件打開閱讀,避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進行授權(quán)控制,授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進行保護。  檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法,使檔案資源得到充分利用?!?/p>

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