加強(qiáng)高?；〞嫏n案管理

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1、加強(qiáng)高校基建會計檔案管理　【摘要】由于高?；窘ㄔO(shè)周期長,不能在會計年度終了后一年內(nèi)將基建會計檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管,會計人員又缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致基建會計檔案一度處于真空狀態(tài),造成基建會計檔案損失,甚至為某些不法分子帶來可乘之機(jī),增加高?；ㄘ攧?wù)風(fēng)險,所以加強(qiáng)和重視高校基建會計檔案管理乃是當(dāng)務(wù)之急。　　【關(guān)鍵詞】高校;基建會計;檔案管理　　　　高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù),包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會計檔案移交

2、清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統(tǒng)的會計檔案管理手段和方法很難滿足所有高?；ㄘ攧?wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會計檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)?！　　　∫弧⒏咝；〞嫏n案收集范圍　　　　一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:

3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單,其它應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等?！　　　《?、高?；ㄘ攧?wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題?！　　　?一)高校專職檔案管理人員,只注重學(xué)校文書檔案管理而不重視會計檔案保管　　會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計人員和審計人員,檔案管理人員以不熟悉會計業(yè)務(wù)為由,認(rèn)為會計檔案保管就是會計人員的工作,會計檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現(xiàn)象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,雖然有移交清單,基建財

4、務(wù)人員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能清點(diǎn)憑證張數(shù),檔案盒沒有封條,出現(xiàn)檔案遺失問題后,會計人員和檔案管理人員責(zé)任相互推諉,加大了會計檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計檔案原因之一?！　?二)高?；窘ㄔO(shè)周期長,難以即時移交基建會計檔案　　按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定會計年度終了后一年內(nèi)將基建會計檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。由于目前高?；▎为?dú)建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財務(wù)制度,事業(yè)和基建會計人員按照崗位設(shè)置分工,相互獨(dú)立,基建項(xiàng)目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供應(yīng)商往來、項(xiàng)目費(fèi)用查詢、工程預(yù)決算審計、項(xiàng)目審

5、計等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會計檔案,事業(yè)檔案會計人員不愿接手基建會計檔案進(jìn)行編號入檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導(dǎo)致基建會計檔案移交不及時?！　?三)基建會計檔案保管人員缺乏相應(yīng)的長期檔案管理經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)重影響會計檔案保管質(zhì)量和壽命　　財務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會計檔案管理常識,加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識不到財務(wù)檔案管理的重要性,不重視財務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng),造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務(wù)管理風(fēng)險。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù),不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),隨意查閱或者復(fù)印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。　

6、　(四)基建會計人員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象　　《會計法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗(yàn)收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計人員不對這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結(jié)算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財務(wù)管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的來龍

7、去脈,增加后繼工作量。　　(五)會計電算化高?；ㄘ攧?wù)人員安全意識淡薄　　許多高校基建賬務(wù)處理采用電算化形式,有些會計人員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿,不當(dāng)日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展?！　　　∪?、加強(qiáng)高?；〞嫏n案管理的措施　　　　(一)在財務(wù)部門配置臨時檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計檔案　　財務(wù)部門檔案庫房門窗要堅固,配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防