如何加強高?；n案管理

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1、如何加強高?；n案管理　高校基建檔案是高等學(xué)校在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。近十幾年來，我國的高等教育發(fā)展較快，隨著國家對教育事業(yè)的重視，國家對教育的投入逐年遞增，高校的基本建設(shè)進入了高速發(fā)展時期。此外，高校的合并與重組，是20世紀(jì)末、21世紀(jì)初，我國高等教育發(fā)展體制改革的重要舉措，就連一些著名高校也加入了合并的行列。從1999年到2004年期間，合并調(diào)整后的高校數(shù)目達到416所，原有612所高校合并組建為250所，數(shù)量之大，空前少有。高校建設(shè)離不開基建檔案。隨著

2、高?；窘ㄔO(shè)的高速發(fā)展，高?；n案管理工作如何在新的平臺上發(fā)揮應(yīng)有的作用，是擺在高校管理層和檔案工作者面前的新課題，這已成為高校基建部門和高校檔案部門工作的重要組成部分?！　　　?我國高校基建檔案管理的現(xiàn)狀　　1.1檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在重建設(shè)，輕檔案的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍?！　?.2制度不嚴(yán)，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是，許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的

3、基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細(xì)則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責(zé)任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上?；n案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足?！　?.3歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只

4、能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理?！　?.4檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補的損失?！　　　?完善高?；n案管理的對策　　2.1更新觀念，重視高?；n案管理。首先，進一步增強檔案部門的服務(wù)意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約

5、了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環(huán)境。使得大家能主動配合工作取得高?；n案管理的良性循環(huán)?！　?.2制定和實施符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施　　2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個高校的基建檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設(shè)部門的《城建檔案管理規(guī)定》實施細(xì)則來規(guī)定，認(rèn)為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔

6、案管理者應(yīng)從本校的實際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時的工作強度，又使檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。其次，實行部門立卷制度是做好高?；n案管理的關(guān)鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴大檔案宣傳力度，增強立卷部門的責(zé)任感，整理的案卷質(zhì)量也較高。除了部門立卷之外，進行立卷改革也相當(dāng)重要，把檔案實體由傳統(tǒng)的以卷為單位改為以件為單位進行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導(dǎo)、監(jiān)督基建檔案及時規(guī)范歸檔，將工作變被動為主動?！　?.2.2建立特殊時期的高?；n案管理辦法。除了日常的高?；n案

7、管理，還有一些特殊時期（如學(xué)校的合并時期）的基建檔案管理也應(yīng)加以考慮。學(xué)校在合并期間的基建檔案管理應(yīng)從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規(guī)定，要求堅持集中統(tǒng)管原則，確保安全保密。遵循基建檔案實體和人財物相對集中管理的辦法，對于相鄰學(xué)校的合并，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件實現(xiàn)基建檔案實體的相對集中和人財物的高度融合；對于遠(yuǎn)距離合并的學(xué)校，可以從實際出發(fā)，按相對集中的思路進行融合。具體做法可視情況而定，但在運行機制上應(yīng)實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一?！　?.2.3保障制度（措施）的制定和實施。重大制度的落實