試論教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實施中的作用及任務(wù)

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1、試論教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實施中的作用及任務(wù)論文摘要：從教學(xué)秘書作用及工作任務(wù)出發(fā)，論述了在高職教學(xué)管理中應(yīng)如何更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，并提出了工作任務(wù)的要求及實施方法?！　≌撐年P(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；教學(xué)管理；作用；任務(wù)　　教學(xué)管理是高職院校教學(xué)質(zhì)量工程順利實施的保證，是高職院校管理工作的重心所在，是提高整體辦學(xué)水平的根本保證，決定著學(xué)校的教學(xué)資源配置是否合理，高校的辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)規(guī)模、師資結(jié)構(gòu)等方面是否協(xié)調(diào)發(fā)展。以教學(xué)秘書為核心的基層教學(xué)管理隊伍，是教學(xué)管理所有方針政策落到實處的保證。隨著高校教學(xué)改革的深入，教學(xué)管

2、理的現(xiàn)代化程度日益提高，如何提高教學(xué)秘書隊伍的整體素質(zhì)，使其充分發(fā)揮其職能，更好的為院系建設(shè)發(fā)展做貢獻(xiàn)，促進(jìn)教學(xué)改革，意義十分重大。浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院自1999年從原先的寧波商業(yè)學(xué)校升格為高職院校以來，一直強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書要專業(yè)、專心和專職。筆者從事教學(xué)秘書工作多年，現(xiàn)根據(jù)自身實踐將一些不成熟的經(jīng)驗整理如下，以供參考。　　一、教學(xué)秘書工作崗位特點　　教學(xué)秘書角色多樣，扮演著“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生”的角色，這勢必要求教學(xué)秘書應(yīng)該加強(qiáng)與任課教師、學(xué)生間的交流溝通，主動為他們著想，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)信息，樹立自覺

3、服務(wù)的意識，真正將服務(wù)落實于各項教學(xué)管理工作中，為日常教學(xué)活動正常運(yùn)作做好準(zhǔn)備，確保日常教學(xué)活動的順利開展。在過去的幾年里，隨著教學(xué)管理體系的不斷完善，學(xué)校在教學(xué)部門整合中力求機(jī)構(gòu)精簡，效率突出，這就對教學(xué)秘書的工作能力提出了更高地要求。具體表現(xiàn)為工作內(nèi)容增加，工作難度加大且越來越繁瑣。由此決定了其崗位特點，要求教學(xué)秘書具備較好的服務(wù)意識，對工作有著任勞任怨的態(tài)度，同時應(yīng)提高處理突發(fā)事件的能力，并隨時做好應(yīng)對上級檢查的準(zhǔn)備。　　1.教學(xué)秘書應(yīng)具有較高的服務(wù)意識　　教學(xué)秘書作為院系教學(xué)管理基層工，需經(jīng)常面對院系教學(xué)主管

4、領(lǐng)導(dǎo)、任課教師以及學(xué)生，接受各種任務(wù)和處理各種問題。比如教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)要求發(fā)布一些教學(xué)信息，任課教師提出需要改變上課時間或者上課地點，以及學(xué)生提出專業(yè)調(diào)整或者辦理休、退學(xué)手續(xù)等要求，另外還要通知學(xué)生更換教室或上課時間等，這些工作看起來不難，不復(fù)雜，但實際上都需要教學(xué)秘書細(xì)心認(rèn)真的處理，如果不注意就會直接影響到教師和學(xué)生正常上課。因此，對于這項工作，教學(xué)秘書如果沒有良好的服務(wù)意識，是做不好的。教學(xué)秘書的工作必須建立在真心誠意服務(wù)的基礎(chǔ)上，任勞任怨，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)?！　?.教學(xué)秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的管理或協(xié)調(diào)能力　　作

5、為教學(xué)秘書，在日常的工作中所涉及的面是很廣的，不但有教師的工作、學(xué)生的工作，還有學(xué)校教務(wù)處和院系教學(xué)辦布置的任務(wù)。如何對各種教學(xué)任務(wù)和教學(xué)工作進(jìn)行有效管理或者協(xié)調(diào)好各個服務(wù)對象是每一名教學(xué)秘書都要認(rèn)真思考的問題。在此類問題的處理上，需要教學(xué)秘書平時養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣，具備對各種任務(wù)進(jìn)行快速分類，找出最佳方法的能力。例如，出現(xiàn)班級上課地點沖突或者教師不到崗時，應(yīng)第一時間通知授課教師具體的上課地點，然后馬上與上課班級的班長聯(lián)系，告訴其更換后的教室在哪里。如果事先沒有安排好教室的話就馬上找空余的教室進(jìn)行安排，以免出現(xiàn)學(xué)生喧

6、鬧或者拒絕上課的不良后果。　　3.教學(xué)秘書應(yīng)具備處理突發(fā)事件和繁瑣性問題的能力　　教學(xué)秘書應(yīng)時刻做好迎接突擊檢查和突發(fā)事件的準(zhǔn)備。在高職教學(xué)中，教學(xué)質(zhì)量提高需要管理部門經(jīng)常對教學(xué)過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，承擔(dān)這些監(jiān)督和檢查的對象不外乎教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)秘書。因此，對于教學(xué)秘書而言，一旦有上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查工作就應(yīng)隨時做好應(yīng)對準(zhǔn)備。而要能順利過關(guān)則需要平時對教學(xué)條例和工作規(guī)范的熟知，在日常的工作中隨時進(jìn)行文檔的整理與歸類，嚴(yán)格按照教學(xué)管理細(xì)則對教師教案、電子課件、授課計劃、教學(xué)大綱等資料進(jìn)行細(xì)分和保存，以免上級檢查需要時無從找起

7、。　　二、教學(xué)秘書的作用　　教學(xué)秘書崗位不可或缺，其作用顯而易見。在高職院校教學(xué)開展和實施中，處處離不開教學(xué)秘書的身影。其作用具體表現(xiàn)在四個方面。　　1.教學(xué)秘書是教學(xué)各個環(huán)節(jié)正常運(yùn)行的重要保障　　教學(xué)環(huán)節(jié)主要包括教學(xué)任務(wù)下達(dá)、授課教師確定、上課教室分配、學(xué)生課表制定等。其中教學(xué)任務(wù)是由教務(wù)處下達(dá)的，授課教師由各個專業(yè)確定，上課教室由教學(xué)秘書根據(jù)教務(wù)處統(tǒng)籌安排的教室進(jìn)行分配，學(xué)生上課課表由教學(xué)秘書制定。在這些環(huán)節(jié)中每一個環(huán)節(jié)都不容忽視，都需要教學(xué)秘書認(rèn)真核查，如果其中一個環(huán)節(jié)有問題將直接影響到整個教學(xué)過程的正常開展。

8、因此，這就要求教學(xué)秘書對于每一個環(huán)節(jié)都要好好把關(guān)，以確保每個環(huán)節(jié)正常運(yùn)行。另外，教學(xué)秘書應(yīng)及時將日常管理工作中存在的問題和情況向院系領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出自己的看法，主動補(bǔ)缺拾遺，同時也要把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，如果有教師或者學(xué)生反映情況，則應(yīng)及時把教師和學(xué)生的意見向上反饋，使教學(xué)主管全面了解教學(xué)情況，做出正確的判斷和決定，從而使問題能夠得到及時解決。