outlook 2010 的最佳做法

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1、Outlook2010的最佳做法本文是由創(chuàng)建MicrosoftOutlook2010的產(chǎn)品工作組編寫的，此舉最充分的理由是客戶要求。Outlook2010旨在為廣大受眾所用，滿足各種工作需求和方式。雖然沒有一種既定的方法，但還是有一些我們了解的比其他方法更容易的使用程序的方法。我們希望通過了解最佳做法，您能獲得使用Outlook的最佳體驗。本指南闡述了我們有關(guān)如何充分利用Outlook2010的建議。但是，它并不是綜合指南。其中涵蓋了幾個核心方案以幫助您利用Outlook來滿足您的信息管理需求。本指南面向的用戶：在某個大公司的IT部門工作。

2、每天接收的電子郵件超過30個。每天花費大量時間使用Outlook2010發(fā)送和接收郵件以及安排或參加會議。將Outlook2010與MicrosoftExchangeServer帳戶配合使用。無論您的服務(wù)器安裝情況或組織的規(guī)模如何，此文檔都將非常有用。適用于IT管理員前面有Office2010徽標的句子是對其他MicrosoftOffice2010產(chǎn)品（例如MicrosoftOneNote2010和MicrosoftSharePointServer）的引用。提及自動存檔和Outlook數(shù)據(jù)文件(.pst)的句子都標有“文件柜”圖標。如果您的

3、組織未部署這些產(chǎn)品或功能，可忽略這些說明，不影響整個文檔和工作流程。本文內(nèi)容良好時間管理的基本原則設(shè)置Outlook2010：布局文件夾規(guī)則待辦事項欄通知類別快速步驟管理收件箱要注意四點每日查看：管理您的時間和任務(wù)任務(wù)：執(zhí)行工作查找該郵件：有效搜索如何查找來自特定人員的郵件編寫出色的電子郵件日歷和會議聯(lián)系人常見問題參考關(guān)于作者良好時間管理的基本原則Outlook2010是一個能幫助您管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人和任務(wù)的工具。因此，不論是在您的通信還是您的時間管理中，它都占據(jù)著中心位置。為充分利用Outlook2010，我們提出了一些基本原則：

4、減少您閱讀郵件的位置。通過使用一系列規(guī)則將您需要閱讀的所有郵件篩選至一個位置（收件箱）。傳遞一些郵件。使用規(guī)則將您需要閱讀的郵件發(fā)送到您的收件箱，然后讓其余郵件原封不動的流入“聯(lián)系人組”（或通訊組列表）文件夾（“聯(lián)系人組”文件夾）。您不需要（在大批量的情況下也不能）閱讀每封發(fā)送給您的郵件。只有重要的郵件才應(yīng)進入您的收件箱。保留可能會是很有用的剩余郵件（例如，當您遇到一個問題時）。減少您手動歸檔郵件的位置。通過依靠搜索查找郵件來減輕歸檔造成的腦力負擔。處理郵件時要注意四點。閱讀您的郵件時，決定是否要：刪除。執(zhí)行（響應(yīng)或歸檔以供參考）。委派（轉(zhuǎn)

5、發(fā)）。推遲（使用類別和標志）以在您的任務(wù)列表中對其進行第二次查看。將您的待辦事項列表減少到一個。使用一個待辦事項列表和一個日歷來管理您需要執(zhí)行的操作。分批處理。使用類別可幫助您將類似的任務(wù)組合在一起。發(fā)送郵件時進行良好的判斷。遵循編寫出色郵件的注意事項。定期查看您的日歷和任務(wù)。即使您不使用此處介紹的所有最佳做法，只遵循其中一部分也能改進您的Outlook2010使用體驗。設(shè)置Outlook2010：布局遵循最佳做法的第一步是設(shè)置一個系統(tǒng)來優(yōu)化您使用Outlook2010的方式。最佳做法是：1/19將導航窗格于左側(cè)打開。將您的郵件置于對話視圖

6、中，則直接發(fā)送給您的郵件會自動設(shè)置為藍色。將閱讀窗格置于右側(cè)。將待辦事項欄于最右側(cè)打開。如果您的屏幕分辨率小于1024x768像素，可將“待辦事項欄”最小化。打開緩存Exchange模式。有關(guān)如何設(shè)置建議布局的詳細信息,請參閱常見問題部分。文件夾最佳做法是：有一個收件箱來容納您需要加工（處理）的郵件。收件箱用來接收直接發(fā)送給您的郵件或需要您閱讀的重要郵件。如果您收到往來于不同人員之間的許多郵件，請更改為“對話”視圖。否則，請使用“日期”排列方式（默認排列方式）。使用自動格式規(guī)則將所有僅發(fā)送給您的郵件標記為藍色。在收件箱下，有一個參考文件夾用

7、來容納您以后可能要重新參考的所有參考資料。任何郵件都不會自動歸檔（即通過規(guī)則）到該文件夾中。將該文件夾命名為1-參考。（增加1-將使它成為收件箱下的第一項。）該文件夾創(chuàng)建于收件箱下，這樣您就可以折疊收件箱并將其從視圖中刪除。將該文件夾設(shè)置為每年自動存檔。注釋如果該文件夾太大（10,000個項目或更多），Outlook2010在切換到該文件夾時會變慢。有一個文件夾來容納職業(yè)相關(guān)、私人以及個人郵件。有一個文件夾來容納個人和職業(yè)相關(guān)的信息，可讓您即使在有他人看到的情況下也能自由地搜索郵件，不用擔心會出現(xiàn)個人敏感郵件。將該文件夾命名為2-個人。經(jīng)理

8、可能會有一個名為3-管理的文件夾，其中包含對員工的反饋。將該文件夾設(shè)置為每年自動存檔。有一組容納“聯(lián)系人組”郵件的文件夾。不需要閱讀所有發(fā)送到“聯(lián)系人組”（也稱為列表服務(wù)器、或郵