從事證券法律業(yè)務(wù)工作底稿編制及歸檔規(guī)則

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1、從事證券法律業(yè)務(wù)工作底稿編制及歸檔規(guī)則第一條為了規(guī)范和指導(dǎo)本所律師從事證券法律業(yè)務(wù)工作底稿(以下簡(jiǎn)稱工作底稿)的編制及歸檔工作，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)以及中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)有關(guān)律師從事證券法律業(yè)務(wù)的規(guī)定，制定本規(guī)則。第二條經(jīng)辦律師應(yīng)當(dāng)歸類整理核查和驗(yàn)證中形成的工作記錄和獲取的材料，并對(duì)法律意見書等文件中各具體意見所依據(jù)的事實(shí)、國(guó)家相關(guān)規(guī)定以及律師的分析判斷作出說明，形成記錄清晰的工作底稿并完整保存，及時(shí)歸檔。本規(guī)則所稱工作底稿，是指經(jīng)辦律師在從事《律師事務(wù)所從事證券法律業(yè)務(wù)管理辦法》第六條所列證券法律業(yè)務(wù)

2、全部過程中獲取和編寫的與所從事業(yè)務(wù)相關(guān)的各種重要資料和工作記錄的總稱。第三條工作底稿應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映經(jīng)辦律師完成盡職調(diào)查、規(guī)范客戶運(yùn)作行為所開展的主要工作，并應(yīng)當(dāng)成為經(jīng)辦律師出具法律意見書、律師工作報(bào)告、專項(xiàng)核查意見等文件的基礎(chǔ)。工作底稿是評(píng)價(jià)經(jīng)辦律師從事證券法律業(yè)務(wù)是否誠(chéng)實(shí)、守信、獨(dú)立、勤勉、盡責(zé)的重要依據(jù)。第四條本規(guī)則的規(guī)定，僅是對(duì)經(jīng)辦律師從事證券法律業(yè)務(wù)時(shí)編制工作底稿的一般要求。無論本規(guī)則是否有明確規(guī)定，凡對(duì)經(jīng)辦律師履行法律職責(zé)有重大影響的文件資料及信息，均應(yīng)當(dāng)作為工作底稿予以留存。第五條

3、本規(guī)則主要針對(duì)成功完成的首次公開發(fā)行股票并上市的工業(yè)企業(yè)的法律工作基本特征制定。經(jīng)辦律師在從事本規(guī)則所列其他證券法律業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)當(dāng)在參照本規(guī)則的基礎(chǔ)上，根據(jù)服務(wù)對(duì)象的行業(yè)、業(yè)務(wù)、融資類型不同，在不影響法律業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下調(diào)整、補(bǔ)充、完善工作底稿。第六條工作底稿內(nèi)容應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整，記錄清晰，標(biāo)明目錄索引和頁(yè)碼，由經(jīng)辦律師簽名，并加蓋本所公章。第七條工作底稿應(yīng)當(dāng)格式規(guī)范、標(biāo)識(shí)統(tǒng)一、記錄清晰。工作底稿各章節(jié)之間應(yīng)當(dāng)有明顯的分隔標(biāo)識(shí)，不同章節(jié)中存在重復(fù)的文件資料，可以采用相互引征的方法。第八條工作底稿至少應(yīng)當(dāng)包括以下

4、內(nèi)容：（一）律師接受委托事項(xiàng)的基本情況，包括委托人名稱、事項(xiàng)的名稱；（二）與委托人簽訂的委托協(xié)議；（三）查驗(yàn)計(jì)劃及其操作程序的記錄；（四）與查驗(yàn)相關(guān)的文件，如客戶工商檔案、設(shè)立批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、章程等文件、變更文件或者上述文件的復(fù)印件；　?。ㄎ澹┡c查驗(yàn)相關(guān)的重大合同、協(xié)議及其他重要文件和會(huì)議記錄的摘要或者副本；　?。┡c政府有關(guān)部門、司法機(jī)關(guān)、中介機(jī)構(gòu)、委托人等單位及相關(guān)人員相互溝通情況的記錄，對(duì)委托人提供資料進(jìn)行調(diào)查的訪問記錄、往來函件、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)記錄、查閱文件清單等相關(guān)的資料及詳細(xì)說明；　　(

5、七)經(jīng)辦律師根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)發(fā)行人及其子公司、發(fā)行人的控股股東或?qū)嶋H控制人及其子公司等的董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員以及其他人員進(jìn)行訪談的訪談?dòng)涗洠?八)經(jīng)辦律師根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)發(fā)行人的客戶、供應(yīng)商、開戶銀行，工商、稅務(wù)、土地、環(huán)保、海關(guān)、司法等部門、行業(yè)主管部門或行業(yè)協(xié)會(huì)以及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門的相關(guān)人員等進(jìn)行訪談的訪談?dòng)涗洠?九)發(fā)行申請(qǐng)文件、反饋意見的回復(fù)、發(fā)行文件以及上市的文件；（十）委托人及相關(guān)人員的書面保證或者聲明書的復(fù)印件；?。ㄊ唬┓梢庖姇?、律師工作報(bào)告及專項(xiàng)核查意見草稿；　（十二）內(nèi)部討論、

6、復(fù)核的記錄及文件；?。ㄊ┢渌c出具法律意見書、律師工作報(bào)告及專項(xiàng)核查意見相關(guān)或者對(duì)本所履行職責(zé)有重大影響的文件資料。　　上述資料應(yīng)當(dāng)注明來源，按照本規(guī)則的規(guī)定簽名、蓋章，或者對(duì)未簽名、蓋章的情形予以注明。第九條發(fā)行人子公司對(duì)發(fā)行人業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)或財(cái)務(wù)狀況有重大影響的，經(jīng)辦律師可參照本規(guī)則根據(jù)重要性和合理性原則對(duì)該子公司單獨(dú)編制工作底稿。第十條工作底稿可以按照獲得方式以紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔留存。經(jīng)辦律師在工作過程中獲得的掃描文件、電子文件及制作的電子文件等應(yīng)當(dāng)刻盤保存。第十一條經(jīng)辦律師應(yīng)當(dāng)

7、按照本規(guī)則的要求，對(duì)工作底稿建立統(tǒng)一目錄，該目錄應(yīng)當(dāng)便于查閱與核對(duì)。經(jīng)辦律師在填制工作底稿目錄時(shí)不得刪除目錄所列內(nèi)容；對(duì)于目錄所列確實(shí)不適用的，應(yīng)當(dāng)在工作底稿目錄“備注”欄中注明“不適用”；目錄中未列出的工作底稿內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)予以補(bǔ)充；非紙質(zhì)文檔的底稿，亦應(yīng)在“備注”欄中注明；同類文件有多份的，亦應(yīng)在“備注”欄中注明。目錄格式附后。第十二條　在項(xiàng)目工作進(jìn)行中，經(jīng)辦律師應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理并注意保存工作底稿。項(xiàng)目結(jié)束之日起三十個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦律師應(yīng)當(dāng)完成工作底稿整理工作并交事務(wù)所統(tǒng)一存放和管理。工作底稿應(yīng)當(dāng)至少保存七年

8、。第十三條　經(jīng)辦律師及相關(guān)人員對(duì)工作底稿中的未公開披露的信息負(fù)有保密責(zé)任。第十四條　本規(guī)則自2012年月日起施行。附件：工作底稿目錄（20120424版）委托人名稱：委托事項(xiàng)名稱：編制時(shí)間：索引號(hào)文件類型、文件名稱備注第一部分法律服務(wù)1-1專項(xiàng)法律顧問合同以及補(bǔ)充或修改文件1-1-1招標(biāo)書或邀標(biāo)書及投標(biāo)書或項(xiàng)目建議書1-1-2保密協(xié)議1-2查驗(yàn)計(jì)劃1-2-1盡職調(diào)查清單1-2-1-1補(bǔ)充清單之一1-2-1-2補(bǔ)償清單之二1-2