vlookup函數(shù)方法在圖書采編工作中的應用研究

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1、VLOOKUP函數(shù)方法在圖書采編工作中的應用研宄林灼錦武漢大學信息管理學院430072廣東培正學院圖書館510830摘要在圖書采編工作中使用VLOOKUP函數(shù)進行圖書采訪查重、圖書虛擬驗收和分編數(shù)據(jù)查全，可以實現(xiàn)在多個數(shù)據(jù)表中進行書目數(shù)據(jù)查重及對預定書目訂單進行批量查重，從而顯著提高圖書采編工作的效率和準確性。關鍵詞VLOOKUP函數(shù)圖書采編釆訪查重圖書驗收一、VLOOKUP函數(shù)在采訪查重工作中的應用（一）采訪查重圖書采訪查重就是利用各種檢索途徑調(diào)查、了解圖書館新書的預訂、文獻的收藏情況，以便有的放矢地預訂、購買、增補圖書，有計劃、按比例地進

2、行文獻資源建設。通過核對圖書館以前是否訂購或己收藏某種圖書以及訂購、收藏的詳細情況，避免重復訂購。[1]（二）采訪查重的重要意義圖書采購是圖書館藏書建設的重要環(huán)節(jié)，采訪工作是圖書館的一項基礎性、關鍵性的長期工作，而圖書采訪查重是圖書采訪工作的首要關卡。沒有查重工作做前提，不了解某種圖書的預定、收藏情況,就容易出現(xiàn)盲目購書，造成人力和資金的浪費，導致文獻資源建設無序。采用批量查重的方法，可以使圖書采訪人員節(jié)約大量的時間和精力來了解、研究和選擇當前的圖書出版信息,從而提高圖書采購的質(zhì)量與效率。[2]（三）圖書館書目批量查重方法1.利用圖書采訪系統(tǒng)

3、批量查重利用圖書采訪系統(tǒng)進行批量查重，待檢書目必須先轉(zhuǎn)換成.iso格式，然后導入采訪系統(tǒng)對每條書目進行批量查重。查重的同時可增加訂購數(shù)量，訂單由釆訪系統(tǒng)自動生成。使用釆訪系統(tǒng)進行查重和訂購的圖書，驗收時必須使用采訪系統(tǒng)對每冊圖書給出登錄號進行驗收，驗收無誤后再通過登錄號查找，把相關圖書移送給分編人員。此方法雖然能準確地把己分編入藏圖書和己訂末到館圖書進行全面的批量査重，但是步驟較為繁鎖，且效率不高，此方法己經(jīng)被我館淘汰。1.利用圖書分編系統(tǒng)批量查重把待檢書0中的ISBN整列復制粘貼到記事本中，保存為文本格式，然后在分編系統(tǒng)中選擇檢索點為ISB

4、N進行批量查重。查重完畢后把查重結(jié)果以表格形式導出來，并在待檢書中插入兩列，把查重結(jié)果復制粘貼到待檢書0中己插入的兩列。待檢書0中ISBN的順序應與查重結(jié)果中ISBN的順序一致，排序后把與館藏重復的全部刪掉，這樣就能高效地將待檢書0與館藏書0進行準確的查重。但是，此種方法無法查重已經(jīng)訂購但末到館的圖書，指圖書館己經(jīng)確認訂購的不同書商的正式書0訂單。2.利用VLOOKUP函數(shù)批量査重為了解決預定書0訂單批量查重問題，我館利用Excel中的VLOOKUP函數(shù)對預定書0訂單進行批量匹配查重。經(jīng)過幾年的實踐和總結(jié)，己經(jīng)取得成功的經(jīng)驗。Vlookup函

5、數(shù)是用來在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值,并由此返冋表格或數(shù)組當前行中指定列處的數(shù)值。其語法如下：Vlookup(lookup_value，table_array,col」ndex_num,rangejookup)Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文字串。Table.array為需要在其中査找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤^(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單。Col_index_num為在table_array區(qū)域中待返冋的匹配值的列序號。Col_index_num為1時，

6、返冋table_array第一列中的數(shù)值;col_index_num為2吋，返冋table_array第二列中的數(shù)值，以此類推。Rangejookup為一邏輯值，指明函數(shù)Vlookup返冋吋是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返冋近似匹配值，也就是說,如果找不到精確匹配值，貝ij返冋小于lookup_value的最大數(shù)值;如果range_value為FALSE,函數(shù)Vlookup將返冋精確匹配值。如果找不到,則返冋錯誤值#N/A。Vlookup函數(shù)要求如果range」ookup為TRUE,貝Utable_array的第一列中的數(shù)值

7、必須按升序排列，否則函數(shù)不能返冋正確的數(shù)值。因為圖書書目查重必須保證ISBN的精確匹配，所以rangejookup只能取false值，對table_array也就不需要進行排序。（四）書0格式的要求假設有表格1:圖書末到館訂單（簡稱表1）和表格2:待檢書目（簡稱表2）;要求1:表1和表2的ISBN所在單元格格式一致（數(shù)值（小數(shù)位數(shù)：0），特殊格式中的郵政編碼等）；要求2:ISBN位數(shù)相同，由于現(xiàn)在采用的全是13位的ISBN，所以應全為13位。（五）利用VLOOKUP函數(shù)對待檢書0進行批量查重的操作方法選擇VLOOKUP函數(shù)，在待檢書0表格最后

8、一列增加“査重結(jié)果”，光標移動到第一個ISBN所在行的單元格，點擊自動求和下拉菜單，選擇VLOOKUP函數(shù)，彈出如圖1對話框：Lookup-value:單擊待檢書0