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1、VLOOKUP函數(shù)方法在圖書采編工作中的應(yīng)用研宄林灼錦武漢大學(xué)信息管理學(xué)院430072廣東培正學(xué)院圖書館510830摘要在圖書采編工作中使用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行圖書采訪查重、圖書虛擬驗(yàn)收和分編數(shù)據(jù)查全，可以實(shí)現(xiàn)在多個(gè)數(shù)據(jù)表中進(jìn)行書目數(shù)據(jù)查重及對(duì)預(yù)定書目訂單進(jìn)行批量查重，從而顯著提高圖書采編工作的效率和準(zhǔn)確性。關(guān)鍵詞VLOOKUP函數(shù)圖書采編釆訪查重圖書驗(yàn)收一、VLOOKUP函數(shù)在采訪查重工作中的應(yīng)用（一）采訪查重圖書采訪查重就是利用各種檢索途徑調(diào)查、了解圖書館新書的預(yù)訂、文獻(xiàn)的收藏情況，以便有的放矢地預(yù)訂、購(gòu)買、增補(bǔ)圖書，有計(jì)劃、按比例地進(jìn)
2、行文獻(xiàn)資源建設(shè)。通過核對(duì)圖書館以前是否訂購(gòu)或己收藏某種圖書以及訂購(gòu)、收藏的詳細(xì)情況，避免重復(fù)訂購(gòu)。[1]（二）采訪查重的重要意義圖書采購(gòu)是圖書館藏書建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，采訪工作是圖書館的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的長(zhǎng)期工作，而圖書采訪查重是圖書采訪工作的首要關(guān)卡。沒有查重工作做前提，不了解某種圖書的預(yù)定、收藏情況,就容易出現(xiàn)盲目購(gòu)書，造成人力和資金的浪費(fèi)，導(dǎo)致文獻(xiàn)資源建設(shè)無序。采用批量查重的方法，可以使圖書采訪人員節(jié)約大量的時(shí)間和精力來了解、研究和選擇當(dāng)前的圖書出版信息,從而提高圖書采購(gòu)的質(zhì)量與效率。[2]（三）圖書館書目批量查重方法1.利用圖書采訪系統(tǒng)
3、批量查重利用圖書采訪系統(tǒng)進(jìn)行批量查重，待檢書目必須先轉(zhuǎn)換成.iso格式，然后導(dǎo)入采訪系統(tǒng)對(duì)每條書目進(jìn)行批量查重。查重的同時(shí)可增加訂購(gòu)數(shù)量，訂單由釆訪系統(tǒng)自動(dòng)生成。使用釆訪系統(tǒng)進(jìn)行查重和訂購(gòu)的圖書，驗(yàn)收時(shí)必須使用采訪系統(tǒng)對(duì)每?jī)?cè)圖書給出登錄號(hào)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收無誤后再通過登錄號(hào)查找，把相關(guān)圖書移送給分編人員。此方法雖然能準(zhǔn)確地把己分編入藏圖書和己訂末到館圖書進(jìn)行全面的批量査重，但是步驟較為繁鎖，且效率不高，此方法己經(jīng)被我館淘汰。1.利用圖書分編系統(tǒng)批量查重把待檢書0中的ISBN整列復(fù)制粘貼到記事本中，保存為文本格式，然后在分編系統(tǒng)中選擇檢索點(diǎn)為ISB
4、N進(jìn)行批量查重。查重完畢后把查重結(jié)果以表格形式導(dǎo)出來，并在待檢書中插入兩列，把查重結(jié)果復(fù)制粘貼到待檢書0中己插入的兩列。待檢書0中ISBN的順序應(yīng)與查重結(jié)果中ISBN的順序一致，排序后把與館藏重復(fù)的全部刪掉，這樣就能高效地將待檢書0與館藏書0進(jìn)行準(zhǔn)確的查重。但是，此種方法無法查重已經(jīng)訂購(gòu)但末到館的圖書，指圖書館己經(jīng)確認(rèn)訂購(gòu)的不同書商的正式書0訂單。2.利用VLOOKUP函數(shù)批量査重為了解決預(yù)定書0訂單批量查重問題，我館利用Excel中的VLOOKUP函數(shù)對(duì)預(yù)定書0訂單進(jìn)行批量匹配查重。經(jīng)過幾年的實(shí)踐和總結(jié)，己經(jīng)取得成功的經(jīng)驗(yàn)。Vlookup函
5、數(shù)是用來在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值,并由此返冋表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。其語法如下：Vlookup(lookup_value，table_array,col」ndex_num,rangejookup)Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value可以為數(shù)值、引用或文字串。Table.array為需要在其中査找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤?duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫(kù)或數(shù)據(jù)清單。Col_index_num為在table_array區(qū)域中待返冋的匹配值的列序號(hào)。Col_index_num為1時(shí)，
6、返冋table_array第一列中的數(shù)值;col_index_num為2吋，返冋table_array第二列中的數(shù)值，以此類推。Rangejookup為一邏輯值，指明函數(shù)Vlookup返冋吋是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返冋近似匹配值，也就是說,如果找不到精確匹配值，貝ij返冋小于lookup_value的最大數(shù)值;如果range_value為FALSE,函數(shù)Vlookup將返冋精確匹配值。如果找不到,則返冋錯(cuò)誤值#N/A。Vlookup函數(shù)要求如果range」ookup為TRUE,貝Utable_array的第一列中的數(shù)值
7、必須按升序排列，否則函數(shù)不能返冋正確的數(shù)值。因?yàn)閳D書書目查重必須保證ISBN的精確匹配，所以rangejookup只能取false值，對(duì)table_array也就不需要進(jìn)行排序。（四）書0格式的要求假設(shè)有表格1:圖書末到館訂單（簡(jiǎn)稱表1）和表格2:待檢書目（簡(jiǎn)稱表2）;要求1:表1和表2的ISBN所在單元格格式一致（數(shù)值（小數(shù)位數(shù)：0），特殊格式中的郵政編碼等）；要求2:ISBN位數(shù)相同，由于現(xiàn)在采用的全是13位的ISBN，所以應(yīng)全為13位。（五）利用VLOOKUP函數(shù)對(duì)待檢書0進(jìn)行批量查重的操作方法選擇VLOOKUP函數(shù)，在待檢書0表格最后
8、一列增加“査重結(jié)果”，光標(biāo)移動(dòng)到第一個(gè)ISBN所在行的單元格，點(diǎn)擊自動(dòng)求和下拉菜單，選擇VLOOKUP函數(shù)，彈出如圖1對(duì)話框：Lookup-value:單擊待檢書0
