事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探討

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1、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探討【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案儲(chǔ)存量越來越大，因此，如何推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)高效、便捷的單位檔案管理成為事業(yè)單位相關(guān)人員思考的重點(diǎn)問題。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息化在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，需要建立信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案管理的信息化水平。本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)一步探討加強(qiáng)檔案信息化管理的主要措施?！娟P(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，信息技術(shù)以其效率高、速度快等優(yōu)勢得到廣大群眾的認(rèn)可，各個(gè)行業(yè)為了提升工作效

2、率，開始向著信息化的方向發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理也是如此。我國檔案管理領(lǐng)域?qū)τ谛畔⒒陌l(fā)展已經(jīng)有了一定程度的研究，并且也開始應(yīng)用信息化進(jìn)行檔案管理。與國外一些國家相比較，我國檔案管理在信息化建設(shè)方面還存在較多的不足，因此，需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能夠研究出有利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體方法。一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析1.檔案管理受重視的程度不高。我國事業(yè)單位很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的了解，尤其是對(duì)檔案管理制度的建設(shè)不夠重視，很多管理人員認(rèn)為檔案管理就是對(duì)檔案人員的管理，他們只管引進(jìn)更多的檔案管理人員，然后將人才培養(yǎng)作為檔案管理的中心工作內(nèi)

3、容，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理與他們沒有很大的關(guān)系，只管將管理工作交于檔案管理人員。實(shí)際上檔案管理與事業(yè)單位每一位人員有著密切的聯(lián)系，不僅與每一位員工的切身利益掛鉤，同時(shí)還與國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展掛鉤，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，必須重視檔案管理工作的組織和執(zhí)行，才能夠促進(jìn)單位檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。2.檔案管理的信息化程度較低。盡管一些事業(yè)單位開始使用信息化管理加強(qiáng)對(duì)檔案的整理，但是還沒有實(shí)施全面的信息化管理，很多重要的檔案信息都是采用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式儲(chǔ)存，紙質(zhì)檔案容易受到破壞，在天氣影響或者是人為作業(yè)影響的情況下一旦損壞就很難修復(fù)，這樣容易導(dǎo)致一些重要信息丟失。另一方面，紙

4、質(zhì)檔案儲(chǔ)存信息時(shí)，信息查找較為困難。3.缺乏專業(yè)的檔案管理人才。事業(yè)單位檔案管理過程中缺乏專業(yè)的管理人才，尤其是信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，很多檔案管理人員的技能沒有達(dá)到檔案管理信息化水平的要求，并且檔案管理人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低。一些檔案管理人員沒有正確的認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮的作用，對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)嚴(yán)重欠缺加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化對(duì)檔案管理工作的重要性，將信息化建設(shè)作為檔案管理的核心內(nèi)容去抓。對(duì)于信息化管理的重視前提是要認(rèn)識(shí)到檔案管理的保密性特征，因此，需要做好檔案

5、管理辦公室保密工作，加強(qiáng)辦公室的安全性，管理檔案的辦公室應(yīng)該注意門的加固，安排相關(guān)人員做好看管工作和檔案登記工作，才可以更好地保障檔案管理信息的安全性。2.制定檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)性發(fā)展，事業(yè)單位在信息化建設(shè)中必須注重信息的可擴(kuò)展性以及使用的靈活性，通過制定檔案管理信息化規(guī)劃的方式，對(duì)信息化人才的需求加以考慮，從而構(gòu)建一個(gè)符合事業(yè)單位管理發(fā)展要求的網(wǎng)絡(luò)管理模式，才能夠符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展要求。1.強(qiáng)化檔案管理人員信息技能培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位檔案管理中有重要的作用，管理人員綜合素質(zhì)的高低直接

6、影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，在檔案管理信息化過程中，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員技能的培訓(xùn)，包括對(duì)計(jì)算機(jī)的使用以及信息化平臺(tái)的構(gòu)建技能，從而提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)和能力。此外，還需要加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的合作，人員之間的合作性和協(xié)調(diào)性可以保障高效的檔案管理信息化建設(shè)，在此過程中，網(wǎng)絡(luò)人員可以加強(qiáng)對(duì)信息的錄入和更新，管理人員可以加強(qiáng)對(duì)信息平臺(tái)的維護(hù)，在管理過程中提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過有效的互通機(jī)制加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和檔案管理人員的合作，才能夠更好地促進(jìn)信息化管理效率的提升。同時(shí)在日常管理過程中，還需要不斷加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，確保信息管

7、理不斷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能夠更好的為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。結(jié)束語事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)就是借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)施信息化管理，對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理。信息化管理作為社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，通過組織建設(shè)、人員的培訓(xùn)以及科研力量的增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有一定的保障。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，將信息化建設(shè)貫穿于整個(gè)事業(yè)單位檔案管理過程中，可以解決傳統(tǒng)檔案管理過程中的更多問題，促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人員創(chuàng)造更多的利益?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理，2011,(4)：86[2]梁琰琰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J]

8、.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014,26(17)：167[3]