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1、人事檔案管理中存在的問題及對策摘要人事檔案管理工作是按照國家政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)利用的重要依據(jù)，對個人成長起著重要作用。認識人事檔案管理的功能和作用，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于人力資源開發(fā)利用，促進經(jīng)濟社會的健康發(fā)展具有積極意義。中國3/vie 關(guān)鍵詞人事檔案管理制度 一、當前人事檔案管理中存在的不足 ?。ㄒ唬θ耸聶n案管理工作重視程度不夠。長期以來，人事檔案管理工作被看成就
2、是裁切、裝訂、查閱、保管的事務(wù)性工作。在這種錯誤意識影響下，出現(xiàn)了人事檔案管理利用無計劃、無目標、無措施，在人員、設(shè)備、經(jīng)費上得不到有效保障。在一些企業(yè)，管檔人員大多身兼數(shù)職，工作變動頻繁，對檔案業(yè)務(wù)沒有進行相關(guān)培訓，檔案人員不熟悉自己的崗位職責，管理思想和手段相對陳舊，嚴重影響了人事檔案管理水平?！ 。ǘ┤耸聶n案管理相關(guān)制度不健全。一些單位沒有制定人事檔案的相關(guān)規(guī)章制度，沒有明確檔案部門和檔案人員的崗位職責，只是有最基本的材料歸檔和查借閱制度，即便是這樣，由于管理不規(guī)范，這些制度在工作中也無法得到落
3、實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化?！ 。ㄈ┤耸聶n案保管環(huán)境不符合館藏要求。人事檔案為人力資源的開發(fā)利用提供重要依據(jù)，它的保護尤為重要。然而在實際工作中，部分單位人事檔案庫房設(shè)施簡陋，檔案庫房達不到最佳的溫濕度標準，引起部分檔案材料霉變、蟲蛀；沒有安裝防盜門、防盜窗、滅火器等安全設(shè)備，檔案或檔案材料丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生，對人事檔案的長期保存保護非常不利?！ 。ㄋ模┤耸聶n案材料收集工作力度不夠。人事檔案材料作為人事檔案的重要組成部分，集全集準尤為重要，這就需要有一套完整的收集歸檔制度。然而一些單位
4、缺少收集歸檔制度，沒有完善收集網(wǎng)絡(luò)，從而導致檔案管理人員收集歸檔工作被動、檔案材料歸檔不及時的現(xiàn)象出現(xiàn)。部分檔案人員意識淡薄，部分材料散失嚴重，原件無法找到?！ 。ㄎ澹┤耸聶n案管理的信息化程度不高。在檔案管理工作中，很多單位只是將個人基本情況、基本信息，檔案目錄等條目輸入計算機，而人事檔案查（借）閱轉(zhuǎn)遞等相關(guān)作業(yè)流程還停留在紙制手工登記中，先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，不利于人事檔案管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費?！ 《?、人事檔案管理的對策與思考
5、?。ㄒ唬┘訌娦麄鹘逃ぷ?，提高管檔意識。人事檔案管理部門應(yīng)加強與單位領(lǐng)導的溝通，提高重視程度，使其了解檔案工作的重要性和必要性。要加強宣傳教育，加強責任意識教育，切實管好用好檔案。人事檔案管理人員要增強服務(wù)意識，積極主動開發(fā)利用人事信息，為人事部門人才評聘考核以及人力資源開發(fā)工作提供必要信息，以有為換有位。建立考核激勵機制，不斷提高管檔人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身業(yè)務(wù)技能，推進人事檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。健全學習培訓、考核評估等制度，提升檔案管理人員素質(zhì)能力，調(diào)動工作積極性
6、，不斷提升檔案管理的總體水平?！ 。ǘ┙⒔∪珯n案的各項規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。認真細致、嚴格標準是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。人事檔案管理極為復雜，涉及材料眾多，如果沒有一定的制度、流程和規(guī)范來制約，就會無章可循、無所適從。要本著規(guī)范管理、利于工作的原則，完善人事檔案管理部門和管理人員的崗位職責，建立健全人事檔案管理規(guī)范、查借閱制度等，規(guī)范檔案管理，使檔案工作有章可循?！ 。ㄈ┘訌姍n案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提供必要的物質(zhì)支持。本著“以防為主，防治結(jié)合”的原則，嚴格落實檔案庫房的“六防”措施。配備專
7、門的人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，做到“三室”分開，滿足人事檔案保存需要。配全配齊辦公設(shè)備，人事檔案使用規(guī)定的檔案盒保存、鐵質(zhì)檔案柜存置。安裝防盜門、防盜窗，防煙報警器、滅火器、溫濕度表、防腐防蟲藥品等，確保檔案庫房標準達標。每天按時記錄庫房溫濕度變化，按照溫度和濕度的要求及時采取相關(guān)的措施進行調(diào)整，每半年對庫房進行一次全面檢查并做好記錄。通過以上舉措，有效預防蟲蛀、霉變和丟失檔案等事故發(fā)生，為檔案長期保存和保護提供有效保障?！ 。ㄋ模┎粩嗤晟剖占瘹w檔制度，確保檔案材料的完整性。在人事檔案材料的收集和歸
8、檔上，及時主動與有關(guān)部門聯(lián)系催交，對歸檔的材料，做到認真鑒別。對不符合要求及手續(xù)不完備的材料及時退回歸檔部門，限期整改，嚴把“入口關(guān)”。對合格的材料，要逐一進行核對、登記臺帳、查號、技術(shù)加工、裝盒入庫，用最新最全的檔案材料充實檔案內(nèi)容，為人事部門干部選拔，人員聘任、職務(wù)晉升，工資調(diào)整等查借閱檔案提供有價值的參考?！ 。ㄎ澹┙⑷耸聶n案信息系統(tǒng)，提高科學管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術(shù)和手段管
