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1、會議管理體系文件人和商業(yè)控股有限公司經營管理事業(yè)部會議管理體系執(zhí)行程序目錄一、建立會議管理體系的目的……………………………………………………………………………3二、會議管理體系定義…………………………………………………………………………………………3三、會議種類…………………………………………………………………………………………………………3四、會議形式…………………………………………………………………………………………………………3五、會議管理原則…………………………………………………………………………………………………4六、會前準備…………
2、………………………………………………………………………………………………4七、會議要求…………………………………………………………………………………………………………5八、會議紀要檔案管理…………………………………………………………………………………………5九、借閱會議紀要流程…………………………………………………………………………………………6十、部門會議管理…………………………………………………………………………………………………6十一、運營團隊會議管理……………………………………………………………………………………724會議管理體系文件十
3、二、營銷團隊會議管理……………………………………………………………………………………8十三、市場開發(fā)團隊會議管理……………………………………………………………………………9十四、專項會議管理……………………………………………………………………………………………11十五、會議決議的跟進、督辦…………………………………………………………………………11十六、會議流程圖………………………………………………………………………………………………13十七、會議管理體系表單模板……………………………………………………………………………1424會議管理體系文件
4、一、建立會議管理體系的目的1.規(guī)范會議程序，提高會議質量和效率；2.統(tǒng)一工作思想、保持步調一致、提升工作效率、提高團隊凝聚力；3.有效進行信息傳遞，加強溝通，協調各項目或部門之間的工作關系。二、會議管理體系定義1.由經營管理事業(yè)部總經辦負責組織召開的各級各類會議；2.會議形成的決議、決定或意見由經營管理事業(yè)部所屬各職能部門或各項目團隊負責人組織落實，由總經理秘書單獨或協同相關職能部門予以跟進或督辦。三、會議種類1.例行會議：周工作會議、月工作會議、季度總結會議、年度總結大會2.專項會議：專題會議3.特定主題會議：是一種交流性質的會議，具培訓提升
5、功能，如不定期分別組織召開關于營銷策略、企業(yè)文化建設、團隊管理、安全、客戶服務等各種特定的主題交流會議4.現場會議：針對現場特定情形下，為部署工作或解決某一具體問題而組織召開的現場辦公會議四、會議形式1.見面會議2.視頻會議3.電話會議24會議管理體系文件五、會議管理原則1.計劃原則：會前計劃、會中控制、會后跟進，通過會議計劃使會議達到預期目標；2.高效原則：提高會議質量和會議效率；3.節(jié)約原則：降低會議成本，精簡會議頻次；4.追蹤原則：會議決議或決定的執(zhí)行情況必須指定有專人跟進追蹤；5.評估原則：檢核會議的組織過程和流程，對會議的基本規(guī)則和效
6、果進行評估。六、會前準備1.例會：會前1小時提示參會人員到會時間。專項會議：明確會議主題，并第一時間下發(fā)《會議通知》（見【附件一】）,會前1小時提示參會人員到會時間，提示參會人準備會議資料及相關數據。如會議形式為電話會議，則提前2小時提示參會人，參會人如使用移動電話，需提前檢查移動電話電量是否充足，并準備好備用電話；2.會前行政辦須準備好會議所需相關設備及用品，禮儀部做好會議服務準備工作；3.會議室如需接待尊貴客人或供尊貴客人使用，則行政辦需提前1個小時做好會議室保潔、設備調試、用品準備及禮儀服務等相關工作。尊貴客人包括：a.公司董事會成員；b
7、.各事業(yè)部總經理；24會議管理體系文件c.政府職能部門人員；f.公司合作伙伴,如大客戶；g.員工家屬；h.其他與公司有相關業(yè)務往來的客人。七、會議要求1.參會人須嚴格按照會議時間出席，提前十分鐘到達會議室，并填寫《會議簽到表》（見【附件二】）；2.會議發(fā)言嚴格執(zhí)行規(guī)定的時限，參會人要做到準備充分、條理清晰，突出重點，簡潔有序；3.周會、月會等例行會議要求參會人員主要圍繞當期的工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結的成功經驗或失敗教訓，下一步工作重點以及需要其他部門或團隊予以協同的事項；4.會議期間禁止中途離席、引用或提供不確切虛假信息
8、、人身攻擊、發(fā)表與會議無關的言論，應保守會議秘密，禁止泄露會議內容；5.會議期間應將移動電話及相關電子設備調至無聲狀態(tài)，禁止在會議期間出現移動電話或電
