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1、會(huì)議管理體系文件人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部會(huì)議管理體系執(zhí)行程序目錄一、建立會(huì)議管理體系的目的……………………………………………………………………………3二、會(huì)議管理體系定義…………………………………………………………………………………………3三、會(huì)議種類…………………………………………………………………………………………………………3四、會(huì)議形式…………………………………………………………………………………………………………3五、會(huì)議管理原則…………………………………………………………………………………………………4六、會(huì)前準(zhǔn)備…………
2、………………………………………………………………………………………………4七、會(huì)議要求…………………………………………………………………………………………………………5八、會(huì)議紀(jì)要檔案管理…………………………………………………………………………………………5九、借閱會(huì)議紀(jì)要流程…………………………………………………………………………………………6十、部門(mén)會(huì)議管理…………………………………………………………………………………………………6十一、運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)會(huì)議管理……………………………………………………………………………………724會(huì)議管理體系文件十
3、二、營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)會(huì)議管理……………………………………………………………………………………8十三、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)會(huì)議管理……………………………………………………………………………9十四、專項(xiàng)會(huì)議管理……………………………………………………………………………………………11十五、會(huì)議決議的跟進(jìn)、督辦…………………………………………………………………………11十六、會(huì)議流程圖………………………………………………………………………………………………13十七、會(huì)議管理體系表單模板……………………………………………………………………………1424會(huì)議管理體系文件
4、一、建立會(huì)議管理體系的目的1.規(guī)范會(huì)議程序，提高會(huì)議質(zhì)量和效率；2.統(tǒng)一工作思想、保持步調(diào)一致、提升工作效率、提高團(tuán)隊(duì)凝聚力；3.有效進(jìn)行信息傳遞，加強(qiáng)溝通，協(xié)調(diào)各項(xiàng)目或部門(mén)之間的工作關(guān)系。二、會(huì)議管理體系定義1.由經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織召開(kāi)的各級(jí)各類會(huì)議；2.會(huì)議形成的決議、決定或意見(jiàn)由經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部所屬各職能部門(mén)或各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人組織落實(shí)，由總經(jīng)理秘書(shū)單獨(dú)或協(xié)同相關(guān)職能部門(mén)予以跟進(jìn)或督辦。三、會(huì)議種類1.例行會(huì)議：周工作會(huì)議、月工作會(huì)議、季度總結(jié)會(huì)議、年度總結(jié)大會(huì)2.專項(xiàng)會(huì)議：專題會(huì)議3.特定主題會(huì)議：是一種交流性質(zhì)的會(huì)議，具培訓(xùn)提升
5、功能，如不定期分別組織召開(kāi)關(guān)于營(yíng)銷策略、企業(yè)文化建設(shè)、團(tuán)隊(duì)管理、安全、客戶服務(wù)等各種特定的主題交流會(huì)議4.現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議：針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)特定情形下，為部署工作或解決某一具體問(wèn)題而組織召開(kāi)的現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議四、會(huì)議形式1.見(jiàn)面會(huì)議2.視頻會(huì)議3.電話會(huì)議24會(huì)議管理體系文件五、會(huì)議管理原則1.計(jì)劃原則：會(huì)前計(jì)劃、會(huì)中控制、會(huì)后跟進(jìn)，通過(guò)會(huì)議計(jì)劃使會(huì)議達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；2.高效原則：提高會(huì)議質(zhì)量和會(huì)議效率；3.節(jié)約原則：降低會(huì)議成本，精簡(jiǎn)會(huì)議頻次；4.追蹤原則：會(huì)議決議或決定的執(zhí)行情況必須指定有專人跟進(jìn)追蹤；5.評(píng)估原則：檢核會(huì)議的組織過(guò)程和流程，對(duì)會(huì)議的基本規(guī)則和效
6、果進(jìn)行評(píng)估。六、會(huì)前準(zhǔn)備1.例會(huì)：會(huì)前1小時(shí)提示參會(huì)人員到會(huì)時(shí)間。專項(xiàng)會(huì)議：明確會(huì)議主題，并第一時(shí)間下發(fā)《會(huì)議通知》（見(jiàn)【附件一】）,會(huì)前1小時(shí)提示參會(huì)人員到會(huì)時(shí)間，提示參會(huì)人準(zhǔn)備會(huì)議資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。如會(huì)議形式為電話會(huì)議，則提前2小時(shí)提示參會(huì)人，參會(huì)人如使用移動(dòng)電話，需提前檢查移動(dòng)電話電量是否充足，并準(zhǔn)備好備用電話；2.會(huì)前行政辦須準(zhǔn)備好會(huì)議所需相關(guān)設(shè)備及用品，禮儀部做好會(huì)議服務(wù)準(zhǔn)備工作；3.會(huì)議室如需接待尊貴客人或供尊貴客人使用，則行政辦需提前1個(gè)小時(shí)做好會(huì)議室保潔、設(shè)備調(diào)試、用品準(zhǔn)備及禮儀服務(wù)等相關(guān)工作。尊貴客人包括：a.公司董事會(huì)成員；b
7、.各事業(yè)部總經(jīng)理；24會(huì)議管理體系文件c.政府職能部門(mén)人員；f.公司合作伙伴,如大客戶；g.員工家屬；h.其他與公司有相關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)的客人。七、會(huì)議要求1.參會(huì)人須嚴(yán)格按照會(huì)議時(shí)間出席，提前十分鐘到達(dá)會(huì)議室，并填寫(xiě)《會(huì)議簽到表》（見(jiàn)【附件二】）；2.會(huì)議發(fā)言嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的時(shí)限，參會(huì)人要做到準(zhǔn)備充分、條理清晰，突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)潔有序；3.周會(huì)、月會(huì)等例行會(huì)議要求參會(huì)人員主要圍繞當(dāng)期的工作重點(diǎn)、存在的問(wèn)題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點(diǎn)以及需要其他部門(mén)或團(tuán)隊(duì)予以協(xié)同的事項(xiàng)；4.會(huì)議期間禁止中途離席、引用或提供不確切虛假信息
8、、人身攻擊、發(fā)表與會(huì)議無(wú)關(guān)的言論，應(yīng)保守會(huì)議秘密，禁止泄露會(huì)議內(nèi)容；5.會(huì)議期間應(yīng)將移動(dòng)電話及相關(guān)電子設(shè)備調(diào)至無(wú)聲狀態(tài)，禁止在會(huì)議期間出現(xiàn)移動(dòng)電話或電
