文書檔案歸檔范圍與保管期限管理規(guī)定

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1、附件4：文書檔案歸檔范圍及保管期限管理規(guī)定（征求意見稿）1總則1.1目的為確保在管理、經(jīng)營等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性，便于提供服務(wù)，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于各單位在行政管理、生產(chǎn)和經(jīng)營等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件材料的積累、整理和歸檔管理。2術(shù)語和符號2.1文書檔案（Archives）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。2.2案卷（File）由相互聯(lián)系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。2.3保管期限（retentionper

2、iod）檔案部門根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對每個案卷或文件所確定的保存年限。2.4歸檔（filing）按規(guī)定制度整理組卷后的文件并定期向檔案部門移交集中的過程。3基本規(guī)定3.1職責(zé)3.1.1檔案部門負(fù)責(zé)文書檔案的歸口管理，對各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，負(fù)責(zé)文書檔案的驗(yàn)收，并對其實(shí)行集中統(tǒng)一管理。3.1.2各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔、移交工作，并對其完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。173.2凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按規(guī)定整理歸檔后向檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人和部門不得據(jù)為己有或拒絕歸

3、檔。3.3保管期限規(guī)劃原則按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號），文書檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為10年、30年。4技術(shù)內(nèi)容4.1歸檔范圍凡是在管理、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的，作為真實(shí)歷史記錄歸檔保存的文件材料都在歸檔范圍之內(nèi)。具體見“文書檔案歸檔范圍和保管期限表”。4.2歸檔文件材料的來源4.2.1內(nèi)部形成的文件材料。4.2.2執(zhí)行、辦理的外來文件材料。4.2.3所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報給本單位的文件材料。4.2.4引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶回的文件材料。4.2.

4、5投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本單位提交的文件材料。4.2.6參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本單位提交的文件材料。4.3歸檔要求4.3.1整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。4.3.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件。特殊情況無原件的可歸具有憑證作用的文件材料（文件材料歸檔后不得更改）。4.3.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。4.3.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。4.3.5

5、歸檔文件的制作和書寫材料必須符合耐久性要求。4.3.6反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。4.3.7兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。4.3.8對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。174.3.9應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。4.4歸檔時間管理、生產(chǎn)和經(jīng)營等活動中形成的文件材料，原則上于次年上半年內(nèi)歸檔。4.5歸檔數(shù)量4.5.1文書檔案：底稿1份，正本1份。4.5.2其他材料：照片、底片、錄音帶、錄像帶等按實(shí)際

6、數(shù)量歸檔。4.6歸檔移交程序4.6.1每年上半年，各部門文件管理人員，按照歸檔范圍收集應(yīng)歸檔的文件材料，按規(guī)定進(jìn)行分類、整理和編目。4.6.2檔案人員對各部門整理的文件材料質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。4.6.3辦理歸檔手續(xù)4.6.3.1填寫歸檔清單：按文件排列順序填寫歸檔清單一式兩份。4.6.3.2向檔案部門辦理移交手續(xù)，檔案人員驗(yàn)收后雙方簽字各執(zhí)一份。檔案部門同時出具歸檔證明。5附錄附錄A文書檔案歸檔范圍及保管期限表（經(jīng)營管理類）附錄B文書檔案歸檔范圍及保管期限表（生產(chǎn)管理類）附錄C文書檔案歸檔范圍及保管期限表（行政管理類）附錄D文書檔案歸檔范

7、圍及保管期限表（黨群管理類）6引用標(biāo)準(zhǔn)名錄《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)[2004]4號）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T42-2009《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號）《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-200017附錄A:文書檔案歸檔范圍和保管期限表（經(jīng)營管理類）序號基本范圍保管期限1經(jīng)營決策1.1企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件永久1.2轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、各項(xiàng)配套制度改革實(shí)施方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等永久1.3董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成

8、及變更方面的文件永久1.4院務(wù)公開文件30年1.5院長（經(jīng)理）責(zé)任制、任期目標(biāo)等30年1.6股東大會文件1.6.1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事會、股東會會議記錄、紀(jì)要、工作報告、