受控與非受控文件控制程序講解.doc

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1、受控與非受控文件控制程序一.目的:對(duì)文件進(jìn)行控制,確保文件的使用場(chǎng)所使用有效文件,并及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤回失效或作廢的文件,防止作廢文件被錯(cuò)用、誤用,從而保證管理體系的有效運(yùn)行。二.范圍:本程序適用于管理體系有效運(yùn)行的所有部門或個(gè)人的所有文件和資料(包括外來文件的控制,規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實(shí)施、標(biāo)識(shí)、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。三.職責(zé):3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理文件的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)管理文件的審核。3.3人力資源部負(fù)責(zé)文件的管理和控制,包括外來文件的管理和控制。3.4各部門負(fù)責(zé)本部門所有使用文件的

2、管理和控制。四.程序:4.1文件的編寫、審批。4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質(zhì)有相關(guān)部門起草。a管理體系文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。b行政文件由人力資源部起草或委托有關(guān)部門起草,人力資源部主任審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。c作業(yè)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)圖樣、工藝、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、確認(rèn)規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負(fù)責(zé)編制,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)人審核后,由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2文件的編號(hào)所有文件都應(yīng)有唯一的編號(hào),以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號(hào)方法:a管理手冊(cè)的編號(hào)方法SYMM****年代號(hào)管理手冊(cè)代號(hào)(MM—ManagementManual:管理手冊(cè)公司代

3、號(hào)(b程序文件的編號(hào)方法SYPF**順序號(hào)程序文件代號(hào)(PF—ProcedureFile:程序文件公司代號(hào)(c作業(yè)文件的編號(hào)方法SYOF***順序號(hào)作業(yè)文件代號(hào)(OF—OperantionFile公司代號(hào)(d記錄文件的編號(hào)方法RF****順序號(hào)程序文件順序號(hào)記錄代號(hào)(RF—RecordFile:記錄文件e行政文件和技術(shù)文件按公司文件方法編號(hào)。4.3文件的發(fā)布4.3.1文件發(fā)放前應(yīng)規(guī)定文件的發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表審批,并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR05014.3.2經(jīng)審批后的管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件(管理性統(tǒng)一由人力

4、資源部發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。4.3.3各部門內(nèi)部文件由部門負(fù)責(zé)人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。4.4文件的標(biāo)識(shí)4.4.1管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)性文件由人力資源部需在文件的封面的中間標(biāo)明受控狀態(tài)、分發(fā)號(hào)、持有者。4.4.2非受控文件由人力資源部在文件封面打上非受控字樣。4.4.3作廢文件由人力資源部在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。4.4.4對(duì)需要保留的作廢文件由人力資源部在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。4.4.5內(nèi)部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標(biāo)簽標(biāo)識(shí)。4.4.6電子媒體文件由電

5、腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標(biāo)簽,標(biāo)明編號(hào)及標(biāo)識(shí)類別(受控、非受控、作廢、作廢保留。并要進(jìn)行必要的書面記錄。4.5文件的使用的實(shí)施4.5.1人力資源部編制好公司《文件控制清單》(QR0502控制文件使用情況。4.5.2受控文件不可轉(zhuǎn)抄、外傳,管理手冊(cè)、程序文件經(jīng)管理者代表審批方可復(fù)印。作業(yè)文件及外來文件由人力資源部審批方可復(fù)印。4.5.3工作場(chǎng)所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件,應(yīng)交人力資源部處理,過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場(chǎng)所使用。4.5.4文件要完好保存,如損壞或缺頁應(yīng)及時(shí)向人力資源部申請(qǐng)更換。文件卷面要保持整潔,不可亂

6、涂亂畫。4.5.6各部門應(yīng)編制本部門所使用的受控文件清單,控制本部門文件使用情況。4.5.7人力資源部每季度至少一次對(duì)文件進(jìn)行檢查,以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實(shí)施,并做好《文件檢查記錄表》(QR05034.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤或操作性不強(qiáng),可申請(qǐng)更改,更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準(zhǔn)擅自拷貝和外泄,并妥善保管。4.6文件的更改4.6.1文件更改程序4.6.1.1更改申請(qǐng)由文件更改人填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504,經(jīng)審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。4.6.1.2更改審批由原文件

7、的審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料(委托、授權(quán)、或其他。4.6.1.3糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審、內(nèi)部質(zhì)量審核涉及的文件更改由人力資源部填寫《文件更改申請(qǐng)單》(QR0504,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,人力資源部統(tǒng)一發(fā)放。4.6.2文件更改方式4.6.2.1筆誤可用劃改。4.6.2.2文件只改動(dòng)某頁內(nèi)容時(shí),可用換頁方式。4.6.2.3文件內(nèi)容多處或多次改動(dòng),可用改版方式。4.6.3人力資源部編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509并保存,以控制文件修改狀態(tài)4.6.4《文件更改申請(qǐng)

8、單》(QR0504應(yīng)注冊(cè)更改性質(zhì):筆誤、更改、刪除、新增4.7作廢文件處置4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放,并從原使用場(chǎng)所收回失效文件。4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由人力資源部填寫《文件銷毀(保留控制清單》(QR0505,經(jīng)管