各種專門檔案的整理方法要點.doc

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1、各種專門檔案的整理方法一、業(yè)務檔案的整理㈠業(yè)務檔案的范圍：主要包括反映本單位在從事業(yè)務工作等活動中形成的專門文件材料。比如審計局的審計檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、疾控中心的計劃免疫檔案、防疫檔案，縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各

2、學校的學生檔案、教學檔案，縣房產局的房地產買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產權產籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國土資源局的農村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個體工商戶登記檔案消費者權益保護檔案、法規(guī)檔案，縣物價局的物價管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測檔案，縣殘聯的殘疾人檔案，縣勞動就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險發(fā)放檔案、技能培訓檔案、保險補貼檔案、下崗職工個人檔案，縣工傷保險站的參保單位檔案、工傷認定、鑒定檔案，縣勞動和

3、社會保障局的勞動仲裁檔案，縣財政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的農民補貼檔案等。這些業(yè)務檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。㈡業(yè)務檔案的整理方法：各單位形成的業(yè)務檔案必須按照《怎樣整理好檔案》課程中第三大點“檔案整理的質量要求”規(guī)范化整理、編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案、工商局及國土局的法規(guī)檔案）和以檔案袋為單位保管的業(yè)務檔案（農合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒背脊項目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫(yī)院的病例檔案到目前為止都

4、沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案不是捆扎成堆就是直接都裸露在檔案架上，98年形成的病例檔案都已經發(fā)黃、變脆，離保管期限30年還有很遠就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負責任的做法，雖然檔案盒要點成本，但這些投入是必須的,同時各醫(yī)院必須將應該永久保存的出生病歷檔案分出來重新整理，跟嬰兒出生證明一起編號，編制檢索工具，方便服務民生。業(yè)務檔案的具體整理辦法上級主管部門有規(guī)定的按上級要求整理，如審計局的審計業(yè)務檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀檢會的案件處理檔案，公證處

5、的公證檔案，工商局、質量技術監(jiān)督局的法規(guī)檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴格照規(guī)定執(zhí)行。對于上級沒有具體要求的業(yè)務檔案，各單位應該請檔案局的同志前去指導，由檔案局的業(yè)務指導人員依據其檔案形成特點和價值制定整理方案。如農合辦的醫(yī)保檔案、計生局的生育審批檔案就是在檔案局有關同志的指導下，將檔案規(guī)范整理編目。財政所的民生檔案整理方法：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的民生檔案主要分三種，一是納稅登記表、二是農民信息網資料、三是農民補貼檔案。對于這些重要資料，必須以村為單位組卷，并編寫卷內目錄，再裝入檔案盒，

6、統(tǒng)一編制盒號，填寫好封面和背脊，編制案卷目錄和全引目錄。業(yè)務檔案硬卷皮、軟卷皮和硬卷盒如下圖：二、會計檔案的整理方法會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。主要包括：①會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；②會計賬?。嚎傎~、明細賬、日記賬（銀行日記賬、現金日記賬）、固定資產卡片、輔助賬薄、其他會計賬（公積金、養(yǎng)老金明細賬）；③財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；④其他：銀行存

7、款余額調節(jié)表、銀行對賬單及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此項也可放在全宗卷內）。會計檔案整理工作的內容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據國家有關規(guī)定，會計檔案的立卷工作由財務會計部門按照本單位會計檔案分類方法承擔，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負責。（一）會計類檔案分類有2種方法：會計部門將當年年度的會計憑證、會計賬薄、財務報告及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進行分類。通常采用1、采用種類——保管期限——

8、年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。2、年度——類別——保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。（二）會計檔案的立卷方法：1、會計憑證的立卷方法：會計憑證一般按月立卷。會計人員根據憑證登記帳簿后，應將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷