檔案的整理方法與步驟.doc

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1、科技檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理要經(jīng)過(guò)分類(lèi)、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫(kù)上架等九個(gè)步驟。第一步分類(lèi)科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備四大類(lèi)，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設(shè)備兩大類(lèi)，各單位先把科技文件材料按基建、設(shè)備兩大類(lèi)分開(kāi)，然后在每個(gè)大類(lèi)里將科技文件材料按項(xiàng)目歸類(lèi)。基建檔案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類(lèi)，之下按具體項(xiàng)目分類(lèi)。如果項(xiàng)目不是很多的單位，可直接按具體項(xiàng)目分類(lèi)。設(shè)備檔案：一般先按設(shè)備性質(zhì)或用途分類(lèi)，之下

2、按設(shè)備型號(hào)分類(lèi)。如果設(shè)備不是很多的單位，可分到設(shè)備性質(zhì)，不必再分下去。特別提示：一個(gè)科技項(xiàng)目的文件材料具有成套性，其他項(xiàng)目的文件材料不能混入。科技項(xiàng)目的前期文件材料不能歸入文書(shū)檔案中，應(yīng)歸入所針對(duì)的項(xiàng)目科技文件材料中。第二步組合1、基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷。基建檔案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)）、基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷工作、招投標(biāo)）、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴(kuò)建文件等不同階段形成的文件?；ㄎ募牧蠑?shù)量多，規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同

3、一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項(xiàng)目較小，材料不是很多，則可幾個(gè)階段的材料組成一卷，應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）→基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷工作、招投標(biāo)）→設(shè)計(jì)文件→施工文件→監(jiān)理文件→竣工驗(yàn)收文件→評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件→使用、維修、改建、擴(kuò)建。2、設(shè)備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設(shè)備檔案一般有立項(xiàng)審批、購(gòu)置合同、開(kāi)箱驗(yàn)收（合格證、說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書(shū)等）、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時(shí)按文件形成階段、文件內(nèi)容，結(jié)合數(shù)量多

4、少確定組合。小型設(shè)備材料少的，可將文字材料和隨機(jī)文件材料組成一卷。這也應(yīng)視情況靈活掌握。組卷順序：市場(chǎng)調(diào)研→立項(xiàng)審批→購(gòu)置合同→商務(wù)洽談→開(kāi)箱驗(yàn)收（合格證書(shū)、說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)圖紙、質(zhì)保書(shū)等）→安裝調(diào)試→驗(yàn)收→使用維護(hù)→更新改造。第三步案卷和卷內(nèi)文件材料排列1、基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。62、設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)

5、等排列。3、卷內(nèi)管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。4、文字材料和圖紙組在一卷的，應(yīng)文字材料在前，圖樣材料在后。5、有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。6、有編號(hào)的圖紙按圖紙編號(hào)排列。第四步編號(hào)編號(hào)有兩種方式：1、裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁(yè)編頁(yè)號(hào)，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。與其他科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將

6、其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。2、不裝訂的，案卷內(nèi)應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章有檔號(hào)、序號(hào)兩個(gè)欄目。序號(hào)：卷內(nèi)科技文件材料的順序。檔號(hào)：填寫(xiě)全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號(hào)可直接填寫(xiě)分類(lèi)號(hào)和案卷號(hào)，如設(shè)備檔案檔號(hào)為：S．1．2－3（一級(jí)類(lèi)目代號(hào)可采用英文字母如基建用“J”表示、設(shè)備用“S”表示，二級(jí)以下用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，類(lèi)與類(lèi)間用間隔號(hào)“．”，類(lèi)與案卷號(hào)間用“—”。）第五步編制卷內(nèi)目錄、備考表卷

7、內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說(shuō)明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見(jiàn)號(hào)?；ヒ?jiàn)號(hào)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案的載體形式，并用括號(hào)括起。第六步裝訂裝盒可采用裝訂和不裝訂兩種形式：1、采用裝訂方式的，用檔案部門(mén)統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊(cè)，裝訂方式用三孔一線(xiàn)。裝訂成冊(cè)后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。2、采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備

8、考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。6特別提示：一個(gè)單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對(duì)統(tǒng)一。裝訂或裝盒前，要把圖紙疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標(biāo)題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復(fù)，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。第七步編制案卷封面、脊背案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項(xiàng)目有標(biāo)題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等。特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結(jié)構(gòu)：科技項(xiàng)目（工程、設(shè)備）名稱(chēng)+文件材料的內(nèi)容特征+文中名