各種專門檔案的整理方法要點(diǎn).doc

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1、各種專門檔案的整理方法一、業(yè)務(wù)檔案的整理㈠業(yè)務(wù)檔案的范圍：主要包括反映本單位在從事業(yè)務(wù)工作等活動(dòng)中形成的專門文件材料。比如審計(jì)局的審計(jì)檔案，民政局的婚姻登記檔案、社會(huì)救助、低保檔案、收養(yǎng)檔案、優(yōu)撫檔案，人民法院的訴訟檔案、仲裁檔案，縣人口和計(jì)劃生育局的病殘兒鑒定檔案、再生育審批檔案，縣農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦、縣醫(yī)保站的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，各醫(yī)院的出生檔案、病歷檔案、疾控中心的計(jì)劃免疫檔案、防疫檔案，縣公安局、派出所的戶籍檔案、案件檔案，縣經(jīng)管局的土地承包檔案，縣林業(yè)局的山林定權(quán)發(fā)證、退耕還林檔案，縣教育局、各

2、學(xué)校的學(xué)生檔案、教學(xué)檔案，縣房產(chǎn)局的房地產(chǎn)買賣交易檔案、城市拆遷檔案、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案、抵押檔案、廉租住房保障檔案，縣國土資源局的農(nóng)村宅基地檔案、土地普查檔案、地籍檔案、地產(chǎn)、法規(guī)檔案，縣住房公積金管理中心的公積金貸款，提取檔案，縣工商局的個(gè)體工商戶登記檔案消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)檔案、法規(guī)檔案，縣物價(jià)局的物價(jià)管理檔案，縣環(huán)保局的環(huán)境監(jiān)測檔案，縣殘聯(lián)的殘疾人檔案，縣勞動(dòng)就業(yè)局的職業(yè)介紹檔案、失業(yè)保險(xiǎn)發(fā)放檔案、技能培訓(xùn)檔案、保險(xiǎn)補(bǔ)貼檔案、下崗職工個(gè)人檔案，縣工傷保險(xiǎn)站的參保單位檔案、工傷認(rèn)定、鑒定檔案，縣勞動(dòng)和

3、社會(huì)保障局的勞動(dòng)仲裁檔案，縣財(cái)政局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的農(nóng)民補(bǔ)貼檔案等。這些業(yè)務(wù)檔案特別重要，很多都是民生檔案，必須收集到檔案室統(tǒng)一管理。㈡業(yè)務(wù)檔案的整理方法：各單位形成的業(yè)務(wù)檔案必須按照《怎樣整理好檔案》課程中第三大點(diǎn)“檔案整理的質(zhì)量要求”規(guī)范化整理、編目、裝訂，并編制全引目錄或案卷目錄。以軟卷皮裝訂的案卷檔案（如公證處的公證檔案、工商局及國土局的法規(guī)檔案）和以檔案袋為單位保管的業(yè)務(wù)檔案（農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案）必須裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒背脊項(xiàng)目，所有檔案不得直接裸露在檔案架上。如有些醫(yī)院的病例檔案到目前為止都

4、沒有裝卷、裝盒，自成立以來的檔案不是捆扎成堆就是直接都裸露在檔案架上，98年形成的病例檔案都已經(jīng)發(fā)黃、變脆，離保管期限30年還有很遠(yuǎn)就快無法使用了，這是對檔案、也是對以后的利用者極不負(fù)責(zé)任的做法，雖然檔案盒要點(diǎn)成本，但這些投入是必須的,同時(shí)各醫(yī)院必須將應(yīng)該永久保存的出生病歷檔案分出來重新整理，跟嬰兒出生證明一起編號，編制檢索工具，方便服務(wù)民生。業(yè)務(wù)檔案的具體整理辦法上級主管部門有規(guī)定的按上級要求整理，如審計(jì)局的審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，法院、檢察院的訴訟檔案，公安局的戶籍、案件檔案、紀(jì)檢會(huì)的案件處理檔案，公證處

5、的公證檔案，工商局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局的法規(guī)檔案等，其上級都有具體整理要求，因此案卷整理就必須嚴(yán)格照規(guī)定執(zhí)行。對于上級沒有具體要求的業(yè)務(wù)檔案，各單位應(yīng)該請檔案局的同志前去指導(dǎo)，由檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員依據(jù)其檔案形成特點(diǎn)和價(jià)值制定整理方案。如農(nóng)合辦的醫(yī)保檔案、計(jì)生局的生育審批檔案就是在檔案局有關(guān)同志的指導(dǎo)下，將檔案規(guī)范整理編目。財(cái)政所的民生檔案整理方法：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的民生檔案主要分三種，一是納稅登記表、二是農(nóng)民信息網(wǎng)資料、三是農(nóng)民補(bǔ)貼檔案。對于這些重要資料，必須以村為單位組卷，并編寫卷內(nèi)目錄，再裝入檔案盒，

6、統(tǒng)一編制盒號，填寫好封面和背脊，編制案卷目錄和全引目錄。業(yè)務(wù)檔案硬卷皮、軟卷皮和硬卷盒如下圖：二、會(huì)計(jì)檔案的整理方法會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表等）和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。主要包括：①會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；②會(huì)計(jì)賬薄：總賬、明細(xì)賬、日記賬（銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會(huì)計(jì)賬（公積金、養(yǎng)老金明細(xì)賬）；③財(cái)務(wù)報(bào)告：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)（包括附表及文字說明）、其他財(cái)務(wù)報(bào)告；④其他：銀行存

7、款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，還有會(huì)計(jì)檔案的移交清冊和銷毀清冊（此項(xiàng)也可放在全宗卷內(nèi)）。會(huì)計(jì)檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的立卷工作由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門按照本單位會(huì)計(jì)檔案分類方法承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負(fù)責(zé)。（一）會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法：會(huì)計(jì)部門將當(dāng)年年度的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報(bào)告等幾種主要形式進(jìn)行分類。通常采用1、采用種類——保管期限——

8、年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。2、年度——類別——保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。（二）會(huì)計(jì)檔案的立卷方法：1、會(huì)計(jì)憑證的立卷方法：會(huì)計(jì)憑證一般按月立卷。會(huì)計(jì)人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時(shí)間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷