高雄市立楠梓特殊學(xué)校提升公文處理品質(zhì)暨時(shí)效之注意事項(xiàng).doc

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1、高雄市立楠梓特殊學(xué)校提升公文處理品質(zhì)暨時(shí)效之注意事項(xiàng)95年12月7日行政會(huì)報(bào)書(shū)面報(bào)告一、繕打部份（一）公文發(fā)文時(shí)，承辦人應(yīng)詳加注意的地方：　1．主管是否已批示待發(fā)？　2．騎縫章、頁(yè)碼是否OK？　3．附件是否備妥（或引入）？　4．「電子公文受文機(jī)關(guān)」是否點(diǎn)選？　5．公文修改之處，是否在系統(tǒng)及稿面上修正？（二）【附件部分】－發(fā)文所需附件，由承辦人自行備妥，隨文交發(fā)?！?．附件欄一定要寫(xiě)明，不可寫(xiě)『如主旨』或『如說(shuō)明』，並括弧註明是『紙本另送』或『隨文引入』。（不論紙本、電子檔）?！?．非電子公文要隨文附發(fā)之附件勿與公文裝訂、勿蓋騎縫章?！?．紙本件須有『核章』或正本方可紙本公文發(fā)

2、文，倘若不是請(qǐng)自行掃描做成電子檔隨文引入（以.JPG或.PNG的圖檔為佳）?！?．副本單位如需給予附件，請(qǐng)於副本處註明『含附件』之字樣，並自行備妥交付?！?．不論『函』或『開(kāi)會(huì)通知單』，凡非電子公文受文單位需給予附件者，應(yīng)自行備妥交付待發(fā)。（三）其他應(yīng)注意事項(xiàng)　1．公文應(yīng)電子發(fā)文單位，要自行點(diǎn)選『電子公文受文機(jī)關(guān)』（EX：高雄市政府教育局→請(qǐng)繕打＂教育局＂再點(diǎn)選新增）；紙本發(fā)文時(shí)若發(fā)文對(duì)象非官方單位，請(qǐng)加註單位地址（或交付信封），方便寄發(fā)公文。發(fā)文時(shí)除需將紙本送文書(shū)組發(fā)文處理外，公文系統(tǒng)需點(diǎn)送發(fā)文（楠梓特殊學(xué)校）?！?．騎縫章必須蓋承辦人的「職名章」且清楚明確。頁(yè)碼請(qǐng)編在下方

3、中間，公文第1頁(yè)右下方寫(xiě)上共『共　　頁(yè)』的字樣。（注意：凡需歸檔之公文須編頁(yè)碼及蓋騎縫章，包括小紙條，反面有資料也必須編頁(yè)碼。）　　3．公文修改處，勿以鉛筆修改；如有修改需蓋職章以示負(fù)責(zé)，『雙稿』或『併案』請(qǐng)?jiān)诟迕妗甘芪恼摺股戏皆]明。　4．繕打、校對(duì)、監(jiān)印一律以紙本原函（稿）為主，公文左上角應(yīng)註明為『以稿代簽』或『簽稿並陳』或『先簽後稿』。二、擬辦（文存查）部分（一）「檔號(hào)」及「保存年限」：於稿面規(guī)定位置註明（及右上角）。（二）「檔號(hào)」及「保存年限」：務(wù)必依照檔案保存年限基準(zhǔn)表規(guī)定填列。（三）文稿有1頁(yè)以上者請(qǐng)裝訂妥當(dāng)，並於騎縫處蓋職名章（限橫式職名章）。（四）文稿應(yīng)於每頁(yè)之

4、下緣中間加註頁(yè)碼，並於第1頁(yè)之右下角註記「共　頁(yè)」。（五）文稿判行之決行層級(jí)請(qǐng)?jiān)]明。如圖所示：　　　　　　（六）各處室主管批示之順序如下：1．批示「如擬」、「可」等字樣於最上方。2．蓋「職名章」於中間。3．蓋「代為決行」章於最下方（紅色）?！?．公文批示排列順序應(yīng)職名章在上，代為決行章在下，以及發(fā)（發(fā)文）或如擬（存檔）之批示字樣並註明八碼時(shí)間才可發(fā)文，若有代為決行而同一人蓋了數(shù)個(gè)職章，則每個(gè)職章都要簽註八碼時(shí)間。（七）承辦人員於公文擬辦完成後，請(qǐng)先將電子檔完成結(jié)案歸檔後，再將公文送交文書(shū)組檔案室存查。（5日內(nèi)）。三、監(jiān)印部份（一）未經(jīng)簽核而須用印之文件，應(yīng)填寫(xiě)「用印申請(qǐng)書(shū)」，

5、其代為決行的層級(jí)應(yīng)為處室主管，獎(jiǎng)狀或證書(shū)等相關(guān)文件於用印前，請(qǐng)確認(rèn)格式及數(shù)字用法無(wú)誤後再大量印製，關(guān)防若有放大或縮小亦須經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)同意，94年1月1日起數(shù)字用法已有明確規(guī)範(fàn)。（二）紙本發(fā)出後之公文（函等）及附件因發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤而須修正時(shí)，應(yīng)將公文（函等）及附件全數(shù)拿回，由承辦人員調(diào)出舊檔更正後，使得以更正章更正錯(cuò)誤內(nèi)容，否則應(yīng)自行發(fā)更正函更正內(nèi)容，電子檔發(fā)文後亦同。四、其他（一）各處室承辦同仁對(duì)於各類(lèi)公文，請(qǐng)注意處理時(shí)限?！缸钏偌?日」「速件：3日」「普通件：6日」限期公文應(yīng)依其規(guī)定期限辦理。（二）紙本送文書(shū)組發(fā)文前，請(qǐng)檢視稿面左下角「打字」、「校對(duì)」處，是否已核章（職名章）。

6、（三）依檔案點(diǎn)收要點(diǎn)，編寫(xiě)頁(yè)碼請(qǐng)用鉛筆逐頁(yè)編寫(xiě)並於首頁(yè)填寫(xiě)總頁(yè)數(shù)。