中職學校會計檔案信息化管理

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1、中職學校會計檔案信息化管理中職學校會計檔案信息化管理中職學校會計檔案信息化管理中職學校會計檔案信息化管理中職學校會計檔案信息化管理　　【摘要】中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務事項的、具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據(jù)，是對學校業(yè)務進行分析、計劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。隨著中職學校的會計電算化的發(fā)展及會計信息化的逐步推進，只有通過運用現(xiàn)代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱。為加快推進中職學校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，會計檔

2、案信息化管理將成為中職學校發(fā)展的必然要求?！　　娟P鍵詞】中職學校；會計檔案；信息化管理　　1中職學校會計檔案信息化管理的必要性　　中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務事項的、具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據(jù)，是對學校業(yè)務進行分析、計劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。信息化下的會計檔案不僅包括傳統(tǒng)的紙質檔案，而且還包括用計算機磁盤、硬盤、光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和相應的財務軟件系統(tǒng)。做好會計檔案管理工作，對準確掌握學校某時期的經(jīng)濟及財務活動有著重要的意義，是學?；A工作的重要組成部分

3、，同時也是學校進行政策制定、財務規(guī)劃、預測經(jīng)費開支、實行有效管理和科學決策的重要信息來源和參考依據(jù)，對學校能否與時俱進、提升管理質量起著一定的影響。隨著中職學校會計電算化的發(fā)展及會計信息化的逐步推進，信息化會計活動產(chǎn)生了信息化會計檔案?，F(xiàn)在中職學校會計檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁這一新的發(fā)展趨勢。這對當前的會計檔案管理方法是一種嚴峻的考驗，隨著國家經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展，各種評估需要提供的會計資料、指標數(shù)據(jù)之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運用現(xiàn)代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信

4、息化以方便查閱，使中職學校的管理處于領先水平，才能加快推進中職學校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，走在職業(yè)教育的前列?！　?中職學校會計檔案信息化管理存在的問題　　檔案數(shù)量多，查詢不便，管理水平落后　　目前很多中職學校的會計檔案管理仍主要停留于紙質檔案管理，會計檔案有的一個月后才裝訂成冊。堆積如山的原始發(fā)票憑證，隨時有弄混淆、丟失的風險。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時需要先在財務軟件系統(tǒng)中按年份查找到所需的憑證號，再到檔案室調取相關憑證資料并復印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學校只重視會計業(yè)務，輕視會計檔案管理，沒有專職的會計檔

5、案管理人員，未進行過會計檔案知識方面的培訓。學校檔案室里只存放有會計的紙質檔案，信息化形成的電子會計資料檔案未歸檔管理，只由會計人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調閱時沒有嚴格的登記手續(xù)。檔案室的硬件設施也未能跟上，相關防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。在中職學校逐漸實現(xiàn)校園信息化建設的情況下，學校的有關學生學籍管理、教育教學資源等信息已基本上實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，學校有關人員都可依據(jù)各自的權限在辦公網(wǎng)絡上實時取得資料并實現(xiàn)共享。但會計檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財務科，其他科室人員需要會計資料必須通過財務科查詢了解。財務人員有時要重

6、復提供相關資料，至使騰不出時間和精力去做更多有價值的工作，從而制約了學校信息化建設的發(fā)展。電子原始憑證數(shù)據(jù)采集和轉換無法完成，現(xiàn)有的會計軟件無法對銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進行采集轉換，割斷了會計信息與原始業(yè)務數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。　　會計檔案信息數(shù)據(jù)安全存在問題　　在傳統(tǒng)的會計檔案保管中，經(jīng)濟業(yè)務都記錄在紙張上，所有的數(shù)據(jù)資料都是在會計憑證后附有原始發(fā)票及單據(jù)。裝訂成冊后并加蓋簽章。紙質原件數(shù)據(jù)資料如果被修改就會留下痕跡。因此保留下來的會計檔案數(shù)據(jù)非法修改得到制止。但會計信息化條件下，存儲在計算機中的數(shù)據(jù)很容易被修改，甚至能不留下任何

7、痕跡，對會計信息檔案復制竊取也更加容易且不易發(fā)現(xiàn)。若計算機硬盤突然損壞數(shù)據(jù)未備份也將很難得以恢復。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展應用，計算機病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對會計信息化檔案的安全造成威脅，數(shù)據(jù)的損失也將無法估量。　　會計檔案管理人員素質有待提高　　會計檔案為會計工作的重要環(huán)節(jié)，對于具體管理人員的專業(yè)性、技術性都有著十分嚴格的要求。長期以來，各中職學校只重視會計業(yè)務方面的繼續(xù)教育而忽視了與檔案管理、信息化建設相關聯(lián)的學習，使得會計人員專業(yè)水平素質參差不齊，特別是精通現(xiàn)代信息化技術、又懂得與會計檔案信息化發(fā)展需求相結合利用使用的人才更是短缺。

8、　　3改進中職學校會計檔案信息化管理的思考　　《福建省中等職業(yè)教育信息化建設推進計劃》的通知中提到，到201